Документационное обеспечение управления. Конспект лекций по дисциплине «организация и технология доу Лекции по доу для спо

Лекция 1. Современная технология и организация делопроизводства. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).

Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" состоит из двух разделов: "История организации делопроизводства России» и "Современная организация и технология документационного обеспечения управления".

Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

осветить место документационное обеспечение управления в процессах управления;

ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;

сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение – основа технологии управления

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. .

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словодело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:

фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование " или "производство документов";

своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот ";

оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "архивное хранение".

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.

Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.

Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.

России следовало бы обратить внимание наопыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.

Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;

обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" 2 , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив."

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производство дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу" 3 . Впервые в этом понят слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документацией обеспечение управления", который, по существу, является синониме термина "делопроизводство". Например, в названиях норматива документов "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работ, с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года 4 , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлен основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроля, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Нормативно-методические акты по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управлен ия. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) 9 .

Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. - М., .2005.

Новая редакция Инструкции. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности под готовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроль исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению; 4 подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой ><ми ведомственный) 10 .

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Лекция 2. Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).

Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации

Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.

Функции работников службы ДОУ

Нормирование труда работников

Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.

Регламентация деятельности службы ДОУ.

1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

Нормирование труда работников службы делопроизводства;

Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;

Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией.

с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.

В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.

Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.

Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.

3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.

В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.

Для ДОУ в организациях создают:

управление делами;

канцелярию;

общий отдел;

службу ДОУ или отдел ДОУ.

В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ведомствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.

Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

Канцелярия состоит из структурных подразделений.

В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.

На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, анализируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заявлениями, жалобами личного характера.

Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".

В министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);

На предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:

Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.

5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.

По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:

нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;

нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;

нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;

нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;

нормативы обслуживания – регламентированная численность управляемых (или обслуживаемых) работников (подразделений), которыми в определенных организационно-технических условиях должен управлять (или обслуживать) один работник;

нормативы соотношений численности различных категорий служащих – регламентированная величина, обеспечивающая наилучшее использование нормируемых работников в соответствии с уровнем их квалификации в определенных организационно-технических условиях;

нормированные задания – установленные на основе нормативов времени объемы работ, которые должны выполнять исполнители за определенный календарный отрезок времени с соблюдением установленных требований к качеству результатов труда.

По сфере применения нормативы по труду подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные (применяемые на отдельном предприятии). Межотраслевые нормативы предназначены для нормирования труда работников одинаковых профессий или специальностей, занятых выполнением однородных технологических процессов на различных предприятиях. Эти нормативы разрабатываются для наиболее типичных технологических процессов на одинаковые виды работ с типовыми условиями труда и поэтому являются унифицированными.

Например, для нормирования труда делопроизводственного персонала разработаны и применяются Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).

Укрупненные нормативы времени рассчитаны на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов (операций).

Укрупненные нормативы на выполнение отдельных операций рассчитываются по формуле:

В основе нормативов лежат нормы труда, определяющие величину и структуру затрат рабочего времени и являющиеся эталоном, с которым сравниваются фактические затраты времени с целью установления их рациональности. При нормировании труда применяются:

нормы времени;

нормы выработки;

нормы обслуживания;

нормы численности;

нормы управляемости;

нормированные задания.

Если нормативы времени предназначены прежде всего для определения нормы времени на выполнение единицы работы, то нормативы обслуживания, численности предназначены, соответственно, для расчета норм обслуживания и общей численности работающих, выполняющих в течение года определенный объем работы.

При составлении нормативов времени сначала рассчитываются нормы времени на отдельные повторяющиеся операции (работы), затем определяется трудоемкость всех работ – как сумма произведений трудоемкости выполнения отдельных работ на их количество. После этого определяется численность работников.

Лекция 3. Должностной и технический состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

Правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положения о ее структурных частях, а также должностные инструкции работников, обязательные для каждой организации. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения. его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем.

Одной из функций службы делопроизводства является выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов и их хранения. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы. Министерства и ведомства разрабатывают инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. инструкции последовательно отражали все стадииработы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи, в архив.

Инструкция должна включать разделы: общие положения; документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка входящих и исходящих документов, регистрация документов. контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел. передача дел на архивное хранение). Кроме того, в инструкцию целесообразно включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов: использования факсимильной техники и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и некоторые другие. В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участковработы, применяемых технических средств других факторов. Инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиальногооргана (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж и др.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы фирменных бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т. д.).

К нормативно-методическим документам, регламентирующим ДОУ, можно отнести:

Перечень документов со сроками хранения (типовые и ведомственные).

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. На базе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Если подразделение не имеет внутренней структуры в виде секторов, отделов, групп, бюро и др., раздел "Структура" в положение не включается. Если подразделение имеет внутреннюю структуру, на каждую структурную единицу разрабатывается самостоятельное положение.

Первый пункт «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

«Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

«Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, завещающий, управляющий; порядок назначения и освобождения от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные, нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описания, условия хранения и использования.

Раздел "Основные задачи" предназначен для формулировки целей, стоящих перед подразделением, иначе говоря, проблем, которые должно решать подразделение.

В разделе "Функции" перечисляются виды работ или виды деятельности, выполняемые подразделением исходя из стоящих перед ним задач.

Для реализации возложенных на нее функций служба делопроизводства наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность.

В разделе "Права" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. При составлении этого раздела нужно соблюдать те же правила, что и при составлении соответствующего раздела должностной инструкции (см. далее), но применительно подразделению.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций. Служба делопроизводства несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу делопроизводства, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой делопроизводства вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные связи подразделения; основные документы, создаваемые или получаемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления каком порядке и кем рассматриваются возникающие в работе подразделения разногласия.

Аналогичным образом разрабатываются положения о структурных подразделениях службы делопроизводства: положение о секретариате, положение о протокольном бюро, положение об архиве и т. д.

Наряду с положением о службе делопроизводства и положениями об отдельных ее структурных частях на каждого работника службы делопроизводства разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. п.

При разработке должностных инструкций для работников службы делопроизводства следует руководствоваться "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих", (утверждены постановлением Минтруда. России от6 июня 1996 г. N32 с последующими изменениями), а также "Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти" (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. №482-BK), если работники службы делопроизводства относятся к категории государственных служащих. Тарифно-квалификационные характеристики издаются также практически ежегодно в виде Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2001).

Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы делопроизводства дана в ГСДОУ: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.

В случае подчинения службы делопроизводства руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или заместитель руководителя по персоналу. Если служба делопроизводства подчиняется одному из заместителей

Лекция 4.Общие принципы и методические основы организации документооборота. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документе зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" 1 называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонале расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность и всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

ГОУ СПО «Московский государственный техникум моделирования обуви и маркетинга»

Конспект лекций

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

для специальностей 080110, 080112, 080113

Введение

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Документ (от лат. «документум» – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

С древности и до 19 века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала 20 века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д. и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатацио нные.

Информативное свойство документа – это способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относят долговечность прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов делят на общие и специальные.

Общими функциями документов являются:

информационная – фиксация, хранение и передача информации;
коммуникативная – передача, обмен информацией;
социально-культурная–документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальными функциями документов являются:

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;

организационная – установка правовых отношений;
управленческая – решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;
обучающая – передача знаний между людьми и поколениями;
познавательная – получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
мемориальная - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющихся историческим наследием.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1. Государственная система ДОУ. Системы документации

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы.

Самой общей и целостной, занимающей верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать общегосударственную систему документации, охватывающую все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам:

Функциональными системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная.

Отраслевыми системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности, например, медицинская, учебная, научно-исследовательская.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам документации.

Первой из этих систем следует поставить Государствен ную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации была разработана в 1971 г., состоящая из более чем 20 стандартов и руководящих документов. Данная система может решать задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Параллельно, на основе международных требований была создана Единая система конструкторской документации.

Тема 1.2. Унификация и стандартизация управленческой деятельности

Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки и хранения.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в ДОУ.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Положения стандарта определяют:

состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов;

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документами. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке:

угловой (реквизиты располагаются в верхнем левом углу)
продольный (вдоль верхнего поля документа)

Например:

Бланк письма с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

АННОТАЦИЯ

Конспект лекций разработан в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания и уровня подготовки государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования второго поколения по специальности 032001 «Документоведение и документационное
обеспечение управления». Даны основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ). Изложены требования к организации служб ДОУ. Описаны правила разработки локальных нормативных актов по ДОУ. Приведена методика анализа состояния ДОУ в организациях.

Конспект лекций подготовлен на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства». Предназначен для студентов дневной и заочной форм обучения по специальности «Документоведение и ДОУ», а также студентов других специальностей, изучающих вопросы организации ДОУ.

Конспект лекций является электронной версией книги:
Организация и технология документационного обеспечения управления : Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29 назв.

ВВЕДЕНИЕ
1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
2 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
2.1 Формы и структура службы ДОУ
2.2 Положение о службе ДОУ
2.3 Должностной состав службы ДОУ
2.4 Должностные инструкции
3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Обработка входящих или поступающих документов
3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов
3.3 Порядок прохождения внутренних документов
3.4 Регистрация документов
3.5 Организация информационно справочной работы
3.6 Контроль за исполнением документов
3.7 Работа с обращениями граждан
4 РАЗРАБОТКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления
4.2 Разработка Табеля форм документов организации
4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации
4.4. Составление номенклатуры
4.5 Методика анализа состояния ДОУ в организации
5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
6 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛОССАРИЙ
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Введение
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой
принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:
управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации,
управление ресурсами организации во времени и пространстве в текущем режиме и с перспективой на будущее,
управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
реализация договоренностей с внешними организациями,
отражение хода мероприятий, событий,
анализ различных данных и их оценка,
подведение итогов работы за определенный период,
планирование рабочего времени,
прогнозирование развития определенных процессов и определения наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 1.23 МБ ].

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Кемеровский технологический институт

пищевой промышленности»

СРЕДНЕТЕХНИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Конспект лекций

по дисциплине ОПД.03 «Документационное обеспечение управления»

для специальности 100106 «Организация обслуживания

в общественном питании»

направления 100100 «Сервис»

всех форм обучения

Разработал:

преподаватель филиала

кафедры «БУАА»

Молдованова О. Л.

Рассмотрено и утверждено

на заседании филиала

кафедры «БУАА»

Протокол №__от______

О.А.Коньшина

Кемерово 2011

	Введение
	Документирование управленческой деятельности………………
	Управленческая документация……………………………………
	Система организационно-распорядительной документации……..
	Договорно-правовая документация……………………………
	Документация по внешнеэкономической деятельности…………..
	Документация по трудовым правоотношениям…………………
	Претензионно - исковая документация…………………………….
	Организация работы с документами………………………………..
	Список литературы…………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.

Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

К основным задачам дисциплины относится:

Знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

Изучение правил составления документов и организации работы с ними;

Изучение порядка текущего хранения документов;

Овладение методикой обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

Знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

Умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

Иметь представления об организации движения документов;

Владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1. Понятие делопроизводства

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Делопроизводство состоит издвух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Правила оформления документов;

Правила работы с документами;

Обеспечение сохранности документов;

Порядок передачи документов на архивное хранение;

Работу службы делопроизводства (функции, структура, штат);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

Юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

Законами РФ;

Государственными и отраслевыми стандартами;

Общероссийскими классификаторами;

Государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

Инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный документ по организации делопроизводства «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора, обработки, использования и хранения информации.

ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

2. Понятие «документ». Классификация документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

В устной форме;

В документированной форме.

Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации - письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

Документы многофункциональны.

К основным функциям документовможно отнести:

Информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

Управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

Коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

Правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

Организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

Научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.

2. Классификация документов.

Тема 2. Управленческая документация

1. Классификация управленческой документации

3. Формуляр-образец

4.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов

Классификация управленческой документации

Управленческая документация - это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов - документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое, верхнее, нижнее;

10 - правое.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3. Формуляр-образец

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;

служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

обеспечение документирования управленческой деятельности;
организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
- качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- Контроль за исполнением документов;
- Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
- Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа текстов;
системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

Управление делами.
Общий отдел.
Канцелярия.
Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
- приемная;
- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
- секретариат коллегии;
- протокольное бюро.
Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
- экспедицию;
- бюро переписки;
- бюро учета и регистрации документов;
- компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
Отдел писем.
Центральный архив.
Инспекция.