Введение табеля учета рабочего времени работников. Заполнение табеля учета рабочего времени

Каждому работодателю следует знать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Обязанность ведения данного документа возлагается абсолютно на всех руководителей организаций и предприятий, где применяется наёмный труд (ст. 91 Трудового кодекса РФ). За отсутствие данного табеля трудовая инспекция вправе привлечь администрацию к ответственности в виде штрафа за нарушение законодательства в сфере занятости – ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ведения документации также может стать причиной для привлечения к ответственности налоговыми органами на основании ст. 120 НК РФ.

Основное назначение табеля учёта – фиксация информации о явках и отсутствии на работе персонала для точного расчёта заработной платы сотрудников. Кроме того, ведение документа необходимо для следующих целей:

контроля за соблюдением режима труда;
расчёта эффективности использования рабочего времени;
составления статистической отчётности по запросам Росстата.

Табель нужно вести правильно и аккуратно. Сведения в нём необходимо подтверждать документально. Это требуется, во-первых, для предъявления оснований занесения информации в документ учёта органам трудовой инспекции. Во-вторых, при увольнении сотрудник вправе потребовать у администрации, кроме расчёта и трудовой книжки, иную заверенную документацию, которая касается его работы (ст. 84 ТК РФ). Если информация занесена в табель учёта неправильно или не соответствует действительности, это может послужить основанием для обращения бывшего подчинённого в суд.

Форма документа

Существуют утверждённые формы табеля учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13. Бланки разработаны Госкомстатом (Постановление № 1 от 5 января 2004 года) и являются наиболее удобными для фиксации сведений о режиме труда. Можно ли использовать другую форму табеля? Да, применение указанных форм учёта не является обязательным. Руководство организаций вправе разработать свои бланки документации, сделав их частью внутренней политики предприятия. При введении в действие форм учёта, отличных от стандартных, составляется соответствующий приказ по предприятию и доводится до сведения персонала.

Документы учёта Т-12 и Т-13 имеют вид таблицы с количеством граф, соответствующим количеству календарных дней в месяце. Данные об отработанных часах суммируются для каждого штатного работника отдельно. Сведения о сотрудниках вносятся в горизонтальные строки с указанием табельного номера и должности. При большом штате работников вести табель учёта удобно для каждого цеха или подразделения отдельно.

Бланки Т-12 и Т-13 имеют одинаковое назначение и содержат идентичные реквизиты. Форма Т-12 универсальна и подходит абсолютно для всех предприятий. Заполнять табель Т-13 удобно, когда на предприятии учёт рабочего времени ведётся в электронном виде с помощью автоматической системы пропусков (турникетов). Ещё одним отличием является наличие в Т-12 Раздела 2, где производится отражение начислений сотруднику за труд (его заполнять необязательно, для целей расчёта возможно оформление иных форм бухгалтерской документации). Ведение электронной системы учёта Т-13 упрощено тем, что начисления производятся автоматически.

Кто должен вести табель учета рабочего времени? На крупных предприятиях с целью ведения таблиц вводится отдельная должность – табельщик. Если держать дополнительную штатную единицу руководство позволить себе не может, учёт рабочего времени осуществляет сотрудник кадровой службы. Также администрация может назначить иное лицо, ответственное за ведение документа – его заполнение и утверждение у начальства.

Стандартный документ учета рабочего времени 2019 года формы Т-12 имеет 17 вертикальных граф, которые предназначены для отражения:

явок на работу;
отсутствия по месту исполнения обязанностей, указанному в трудовом соглашении;
продолжительности отработанного времени;
количества рабочих дней в месяц;
количества дней, когда сотрудник не появлялся на рабочем месте с указанием причин неявки;
выходных, а также праздничных дней.

Бланк Т-12 заполняется вручную ответственным работником ежедневно. В конце расчётного периода документ сдаётся в бухгалтерию для проверки данных и начисления заработной платы.

Табель Т-13 содержит 13 граф, которые, кроме перечисленных, включают коды оплаты и корреспондирующие счета для автоматического начисления заработка. Заполнение бланка осуществляется с применением специальных программ, доступ к которым имеют ответственные работники, занимающиеся внесением необходимых цифр и контролем производимых расчётов.

Как заполнять таблицу

Правила заполнения табеля учета рабочего времени, утверждённые в 2004 году, содержат буквенные и цифровые обозначения пребывания или отсутствия подчинённых по месту исполнения трудовых обязанностей. Полный перечень кодов указан на второй странице формы Т-12. Обязательно ли их использовать? Нет, список носит рекомендательный характер, но из-за лёгкости в применении работают с ним на предприятиях по сей день.

Как вести табель? Для ежедневного учёта отведены в бланке формы Т-12 графы четвёртая и шестая, в Т-13 – графа четыре. В верхней строке отображается буквенное или цифровое обозначение в соответствии с фактом явки или неявки сотрудника (например, Я – обозначает явку, К – командировку, НО – отстранение от исполнения обязанностей и т.д.). Под этой отметкой записывается длительность рабочего или нерабочего времени в часах. Отсутствие на рабочем месте всегда фиксируется как «0», даже если подчинённый пребывал в командировке.

Порядок заполнения табеля допускает два варианта внесение сведений в документ.

Методом сплошной регистрации – отражаются все факты явки и неявки с указанием продолжительности времени:

Методом регистрации исключительно отклонений – отражаются только дни неявки, нижние графы остаются незаполненными:

Руководство самостоятельно вправе выбрать режим заполнения, в зависимости от специфики производства.

Следует учитывать, что каждый вид работы и отдыха имеет свой код обозначения. Например, ночная занятость (с 10 вечера до 6 утра) обозначается буквой Н. Пребывание на месте исполнения обязанностей с 8 вечера до 8 утра будет фиксироваться следующим образом:

Как заполнять отпуск в табеле учета рабочего времени? Каждому виду отпуска присвоен специальный код: основной – ОТ, ученический, оплачиваемый – У, без оплаты – УД и так далее. Длительность пребывания на рабочем месте всегда указывается «0».

Подведение итогов

В конце расчётного периода ответственное лицо осуществляет подсчёт количества отработанного и неотработанного времени в часах. Информация заносится в пятую (за первую часть месяца) и седьмую (за вторую часть месяца) графы табеля Т-12. Графы 8-13 содержат итоговые сведения. Неявки отражаются в столбцах таблицы 14-16. Если в составленном табеле учёта обнаружена ошибка, необходимо составить корректировочную ведомость.

Важно! Ответственные за заполнение табеля сотрудники, руководители отдела кадров и структурного подразделения обязаны расписаться внизу документа за достоверность внесённых данных.

Табели учёта рабочего времени следует хранить на предприятии в течение пяти лет, так как этот документ является основанием для начисления заработной платы персоналу. Если на предприятии применяется тяжкий труд или присутствуют вредные условия для работы, учётную документацию следует хранить на протяжении 75-летнего периода.

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
Форма № Т-12.
Форма № Т-13

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

Предназначение

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.

Пример заполнения формы № Т-12:

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
К – если сотрудник находится в служебной командировке.
В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

Инструкция по учету использования рабочего времени

1 Общие положения

1. Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.
2. Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.
3. Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор). В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.
4. В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней. В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.
5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.
6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий. Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1. Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.
2. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.
3. В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.
4. Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).
5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).
6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.
В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).
8. Учет работы сверхурочно.
В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.
Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.
Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.
В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:
— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;
— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;
— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день. Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.
Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.
В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка). Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» (в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии. На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К». Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников
12.1 Временный перевод внутри подразделения
Временный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников. Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.
12.2 Перевод между подразделениями.
Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников. Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:
— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;
— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);
— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;
— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1. Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2. В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1. Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:
— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;
— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;
— за своевременное представление информации об отработанном времени:
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;
» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2. Руководители подразделений несут ответственность:
— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);
— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);
— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;
— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Итоги

Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.