Определение численности аппарата управления предприятием. Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду О важности управления численностью персонала
Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Методика расчета
штатной численности государственных архивов
на основе нормативов по труду
Москва, 2004
Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.
Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.
«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .
Введение
Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .
Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.
Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.
Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.
Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.
Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.
Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.
Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.
Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.
Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.
Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.
Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .
Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.
Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.
Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.
1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом
Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).
Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.
Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).
В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.
Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.
От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.
При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.
При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.
После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.
Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).
Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.
1. Через нормы времени:
где N
H вр
- норма времени на единицу работы, дн.
Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:
T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.
2. Через нормы выработки:
T = N / H выр,
где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.
Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:
T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.
После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.
Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .
После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.
Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):
, (1)
где Ч ш - штатная численность (расчетная);
Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.
Таким образом, в данном случае и в последующих примерах
К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.
При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.
Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит
К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.
После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.
Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.
Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.
С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.
Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).
Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.
Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).
2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности
Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).
Все расчеты ведутся по формуле (1).
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).
Таблица 1
Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Проверка наличия и состояния дел: |
Единица хранения |
|||||
|
Советского периода; |
||||||
|
Досоветского периода |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия и состояния дел |
||||||
|
Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Подготовка дел к микрофильмированию |
||||||
|
Оформление заказов на микрофильмирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Подготовка дел к переплету и реставрации |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметки о микрофильмировании |
Описательная статья в описи |
|||||
|
Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования |
||||||
|
Подшивка дел управленческой документации (ручным способом) |
Единица хранения |
|||||
|
Мелкий ремонт дел |
||||||
|
Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива |
||||||
|
Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива |
Единица хранения |
|||||
|
Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива |
Единица хранения |
|||||
|
Выдача или прием микрофильмов после использования |
||||||
|
Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.) |
||||||
|
Нумерация листов в делах с изобразительными материалами |
||||||
|
Проверка нумерации листов в делах советского периода |
||||||
|
Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметок о рассекречивании |
||||||
|
Выявление особо ценных документов управленческой документации |
Заголовок документа |
|||||
|
Простановка отметки "ОЦ" на делах |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка штампов на ярлыках для коробок |
||||||
|
Наклейка ярлыков на коробки |
||||||
|
Картонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перекартонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перемещение дел внутри архивохранилища |
||||||
|
Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей |
Погонный метр |
|||||
|
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов |
Наблюдение |
|||||
|
Ведение книги учета поступлений документов |
Поступление документов |
|||||
|
Составление листов фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Внесение изменений в листы фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Составление карточек фондов |
Карточка фонда |
|||||
|
Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов |
||||||
|
Внесение изменений в карточки фондов |
10 карточек |
|||||
|
Ведение пофондового топографического указателя |
Карточка |
|||||
|
Ведение реестров описей |
||||||
|
Ведение дел фондов |
Дело фонда |
|||||
|
Ведение паспортов архивохранилищ |
Ненормированная работа |
|||||
|
Составление паспорта архива |
Ненормированная работа |
|||||
|
Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов |
Печатный лист |
|||||
|
Уточнение положения об отделе |
Положение |
Ненормированная работа |
||||
|
Разработка должностных инструкций работников отдела |
Должностная инструкция |
Ненормированная работа |
||||
|
Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки |
Ненормированная работа |
|||||
|
Повышение квалификации работников отдела |
1 работник / 1 семинар |
12 работников х 12 семинаров |
||||
|
Составление плана отдела на год |
План на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за год |
Отчет на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал |
||||||
|
Составление индивидуальных планов и отчетов |
План-отчет |
12 работников |
||||
|
Подготовка доклада об итогах работы отдела за год |
||||||
|
Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива |
Заседание |
2 работника х 12 заседаний |
||||
|
Проведение оперативных служебных совещаний в отделе |
Совещание |
|||||
|
Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов |
Консультация |
|||||
|
Командировки |
Командировка |
|||||
|
Итоговые трудозатраты |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%) |
||||||
|
Общие трудозатраты Т о |
В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.
Таким образом, общие трудозатраты равны:
T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.
Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит
Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.
Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.
Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.
Таблица 2
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Составление списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Ведение списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния дел с управленческой документацией, подлежащих приему на постоянное хранение в архив |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел с управленческой документацией на постоянное хранение в архив: |
Единица хранения |
|||||
|
Без проверки количества листов в делах; |
||||||
|
С выборочной проверкой количества листов в делах |
||||||
|
Составление списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Ведение списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Установление связей с владельцами документов личного происхождения |
||||||
|
Ведение переговоров о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Посещение |
|||||
|
Составление докладной записки о документах личного происхождения |
Докладная записка |
|||||
|
Временный учет документов личного происхождения |
Поступление |
|||||
|
Проведение экспертизы ценности документов личного происхождения в процессе комплектования |
Документ |
|||||
|
Составление сдаточной описи на документы личного происхождения |
Описательная статья описи |
|||||
|
Прием документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Документ |
|||||
|
Оформление приема документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Поступление |
|||||
|
Итоговые трудозатраты по видам работ |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ |
||||||
|
Общие трудозатраты (Т o) |
Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят
T о = 240,7 х 0,025 = 246,7 чел. дн.
Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит
Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист.
3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников
Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2)
, (2)
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы;
Ф н
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К
- поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями .
В табл. 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих обслуживание ПЭВМ.
Таблица 3
Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ
|
Вид выполняемой работы |
Единица измерения |
Объем работы |
Норма времени на единицу измерения, ч |
Трудозатраты времени на объем работ, ч |
|
|
Еженедельное обслуживание: |
|||||
|
Проверка работоспособности устройств на тестах в ускоренном режиме |
1 устройство |
||||
|
Проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти |
|||||
|
Проведение дефрагментации накопителей на жестких магнитных дисках |
1 накопитель |
||||
|
Проверка линий и устройств локальной вычислительной сети (ЛВС) с помощью автономных тестов |
|||||
|
Трудозатраты за неделю |
|||||
|
Трудозатраты за год (52 недели) |
|||||
|
Ежемесячное обслуживание: |
|||||
|
Полное тестирование всех устройств ПЭВМ с выдачей протокола, в том числе и ЛВС, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства |
|||||
|
Поставка обновленных антивирусных программ и полная проверка дисковой памяти на наличие вирусов |
|||||
|
Смазка механических устройств ТС (НГМД, стриммеры, принтеры) |
1 устройство |
||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов ПЭВМ (со снятием корпуса) |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов от пыли и грязи, регулировка и настройка, очистка внутренних объемов от пыли |
1 видеомонитор |
||||
|
Очистка и промывка печатающих головок матричных и струйных принтеров |
1 принтер |
||||
|
Очистка о неиспользованного тонера элементов печати лазерных принтеров, очистка и промывка оптики, своевременная заправка тонера |
1 принтер |
||||
|
Очистка от пыли и промывка считывающего элемента в сканерах, смазка механических частей |
|||||
|
Трудозатраты за месяц |
|||||
|
Трудозатраты за год (12 месяцев) |
|||||
|
Полугодовое обслуживание для ПЭВМ и периферийного оборудования: |
|||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов блоков питания ПЭВМ, очистка и смазка вентиляторов |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов и LCD панели от пыли и грязи, регулировка и настройка |
1 видеомонитор |
||||
|
Трудозатраты за полугодие |
|||||
|
Трудозатраты за год |
|||||
Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят
T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.
Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна
Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.
Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.
4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива
Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.
Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .
Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) .
Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.
Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .
Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).
Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):
,
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н
- нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.
Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»
за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;
нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;
К н = 1,1 .
Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.
Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.
При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .
5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива
Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).
Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):
, (3)
где Т о
- общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о
- норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н
- коэффициент планируемых невыходов.
Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.
Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.
К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня .
Так как на практике уборка помещений производится не ежедневно, то периодичность уборки определяется каждым архивом самостоятельно.
Таблица 4
Нормы обслуживания для уборщиков помещений
При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применяются коэффициенты :
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей без лифта, К = 1,6 ;
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей с лифтом, К = 1,7 ;
лестничные клетки в здании свыше 5 этажей с лифтом, К = 1,75 .
Пример расчета
Общая площадь помещений архива составляет 6900 м 2 , в том числе:
служебные помещения - 1602 м 2 ;
архивохранилища - 5000 м 2 ;
лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 , при этом К = 1,7;
санитарные узлы - 5 узлов, их общая площадь составляет 50 м 2 .
Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:
Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:
1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.
40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.
Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ
5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.
Необходимая численность уборщиков:
80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.
Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:
248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.
Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:
50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.
Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:
Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.
Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену .
Численность лифтеров определяется по количеству лифтов и сменности их работы :
при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;
при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.
Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.
Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.
Первый способ:
Необходимо:
Например:
количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;
норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;
коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .
Численность равняется:
402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки
Второй способ:
На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.
Таблица 5
Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования
Что такое численность персонала компании либо предприятия? Далее будем подробно разбираться во всех аспектах этого вопроса, в том числе и в том, что обозначает это определение. Суть этого понятия определяется тем, какой характер имеет деятельность компании, насколько трудоемки и сложны ее производственные процессы. На показатели численности персонала должны влиять и такие факторы, как степень механизации и автоматизации этих процессов.
Именно на основе этих показателей и задается плановая, т.е. нормативная, численность работников предприятия. В реальности же ее крайне проблематично обеспечить. Более объективными будут характеристики и точные цифры так называемой списочной численности. Другими словами, здесь речь идет о фактической численности, т.е. о количестве сотрудников, официально оформленных в организации. В этом случае общая численность работников делится на три основные категории.
Какие бывают категории сотрудников компании?
Их можно разделить на следующие виды.
- Постоянные сотрудники. То есть это те работники, которые были приняты на срок не менее года по контракту, а чаще всего и вовсе бессрочно.
- Временные. Это те сотрудники, которые были приняты на работу на срок до 2 месяцев. Сюда же можно отнести людей, взятых в организацию для замены отсутствующего по любым причинам работника. В этом случае они принимаются на срок до 4 месяцев. Обычно нет смысла, чтобы таких сотрудников тоже включала в себя статистика численности работников.
- Сезонные. Принятые в штат для выполнения сезонных работ на срок до полугода. Особенно часто таких работников нанимают сельскохозяйственные предприятия. Обычно летом у них количество работников существенно увеличивается, зимой – уменьшается.
Имеются также работники несписочного состава. К этой группе относятся внешние совместители, а также сотрудники, которые были привлечены для специальных либо разовых работ, или те, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры. А еще – те, которые получают стипендию от предприятия или были направлены от него на учебу. К работникам несписочного характера относятся также некоторые другие сотрудники.
Списочную численность персонала можно использовать и для определения этого среднего показателя за определенный период, например за месяц или год. При этом статистическое изучение численности определяет показатель по явочной численности. Это на самом деле правомерно, т.к. часто не все работники посещают свое рабочее место ежедневно. Поэтому явочный показатель является самым объективным. Если нужен учет численности работников по наиболее точным показателям, следует использовать именно последний способ.
О важности управления численностью персонала
Для любой компании, каким бы ни был ее размер или профиль деятельности, управление работниками играет важнейшую роль. Без хороших специалистов никакая организация просто не сможет достичь своих целей и успешно продолжать свою деятельность, поэтому управление людьми является важнейшим, если не самым важным, аспектом теории и практики управления. В наше время появилось много новых принципов организации производства. Многие из них действительно достойны внимания и, наряду с оптимальными системами и процедурами, играют немаловажную роль в работе любой организации.
Но реализация всех этих возможностей напрямую зависит от сотрудников предприятия, т.е. от живых людей. Важнейшую роль играют их компетентность, знания, квалификация, способность максимально быстро решать проблемы, обучаться и повышать квалификацию. Например, для того чтобы управляться с новой техникой, работник обязан досконально знать, как работает старая. И это как минимум. Для успеха в конкурентной борьбе важно, чтобы каждый из работников предприятия обладал достаточными знаниями. Самих же работников должно быть достаточное количество для успешного решения поставленных задач.
Прогнозируя спрос и предложение на работников, абсолютно любая компания может хотя бы приблизительно понять, сколько людей ей требуется для достижения цели, какой должна быть их квалификация, как сделать наиболее разумную расстановку кадров.
При прочих равных условиях чем большую цифру можно назвать, говоря о численности персонала предприятия, тем большим будет объем продукции в результате.
Кто является объектом управления численностью персонала компании?
Разумное управление кадрами принципиально важно для успешной их работы. Данное понятие близко по своему значению с понятием управления человеческими ресурсами. Объект управления и в том и в другом случае один и тот же. Разница состоит только в подходе к каждому сотруднику и его рабочей силе. А она, как известно, является главным ресурсом.
Объектом управления численностью персонала именно сам работник и является. Кроме того, при управлении численностью работников компании изучается и их совокупность, то есть трудовой коллектив. Под коллективом может пониматься как весь персонал компании, так и состав одного ее структурного подразделения, например цеха или отдела. Это зависит от особенностей компании. Производственная ячейка (например, бригада) тоже может быть объектом изучения.
Особенностью группы сотрудников компании, когда они выступают в качестве объекта управления, является их взаимосвязь. Именно она и делает их единым коллективом, а формируется она благодаря тому, что эта группа людей в работе преследует общие цели.
Субъекты управления численностью – это работники кадровой службы и руководители, причем абсолютно всех возможных уровней.
Системы управления численностью работников касается большое количество вопросов. Остановимся на них подробнее.
О системе управления численностью сотрудников
В каких случаях необходимо заниматься управлением количества работников организации и вообще показателями численности работников? Особенно это актуально делать в следующих случаях:
- Когда существенно меняются объемы производства, причем как в сторону уменьшения, так и увеличения.
- Когда у организации имеются значительные финансовые проблемы.
- Если меняется собственник, владеющий организацией.
- Если меняется организационная структура управления.
- Если проводится IPO.
- Если в числе инвесторов или собственников компании появляются иностранцы.
- Когда в управляющие системы вводятся новые ИТ-технологии.
- Если в регионе усиливается конкуренция в отрасли деятельности компании.
Рассмотрим подробнее каждый из этих случаев:
Финансовые проблемы и значительные изменения объемов производства.
В этом случае планирование численности рабочего состава является важнейшей задачей. Проблема превышения численности работников особо актуальна для компаний, спрос на продукцию которых имеет, скорее, сезонный характер, а в остальное время он очень низок. Особенно эта проблема важна в наше время, когда растет конкуренция практически во всех сферах, это снижает спрос даже на продукцию компаний, которую нельзя назвать актуальной лишь в некоторые сезоны. Это, в свою очередь, становится причиной снижения объема производства. А компания для того, чтобы достигать успеха, обязана увеличивать прибыль. Что для этого нужно? Увеличивать объемы производства, снижая себестоимость продукции при этом. Каким образом можно снизить себестоимость? Только оптимизировав количество сотрудников. В некоторых случаях в нее входит и уменьшение численности персонала организации.
Численность рабочего состава должна быть оптимальной. Если работников слишком много, это увеличивает расходы на их содержание. Если мало, не дает создать столько продукции, сколько нужно для удовлетворения спроса и получения прибыли.
Если причиной оптимизации является сложное финансовое положение организации, то следует сначала определить, как зависит объем производства (а значит, и финансовых показателей, т.к. одно зависит от другого) от численности персонала.
IPO, смена собственника, иностранные инвесторы.
Все эти факторы напрямую влияют на изменение численности работников организации, потому что обычно за ними следуют существенные изменения в управлении компанией, условиях работы, оплаты труда. Нередко это происходит и тогда, когда в организацию приходит на работу новая команда менеджеров. Они хотят изучить все аспекты, связанные с деятельностью компании, и в случае необходимости провести изменения. Диагностика системы численности рабочего штата – один из главных вопросов, который их интересует.
Повышение конкуренции.
Если в той сфере, в которой работает компания, повышается конкуренция, возникает необходимость сделать компанию и ее работу более конкурентоспособной. Совершенствование системы труда и производства – один из самых важных вопросов в этом случае. Например, в основной части компаний России плохо развита система вспомогательного персонала (например, ремонтного), официально оформлено лишь малое число таких работников или плохо используются формы коллективной организации труда, хотя такие формы помогают снизить численность сотрудников и, соответственно, затраты на их содержание.
Кроме того, в российских компаниях (во всяком случае, в основной части из них) недостаточно внедрено нормирование труда. Нормы, конечно, имеются. Проблема лишь в том, что основная часть из них устарела и находится на уровне 80-х годов прошлого века.Это были лишь некоторые из факторов, влияющих на численность персонала.
Какие методы применяются для управления численностью персонала?
Часто при формировании систем управления численностью сотрудников предприятия или компании применяются стандартные методики экспертного консультирования. Это могут быть экспертные и установочные интервью, сбор данных, анализ документов предприятия, постановка схем и моделирование необходимых бизнес-процессов. Последнее проводится с использованием различных методик. Примером такой методики может быть та, которая строится на основе функционального анализа.
Чаще всего эти методы используются в следующем порядке:
- Проведение установочных интервью, то есть уточняются продукты или услуги, производством которых занимается бизнес, ключевые функции, ответственные за бизнес-процессы подразделения.
- Анализ документов обычно проводится на втором этапе.
- После этого проводится интервью с руководителями подразделений. Они касаются содержания бизнес-процедур, стандартов их выполнения, оценки качества. Результатом этих интервью становятся в том числе рекомендации по оптимизации численности персонала.
- На последнем этапе производится анализ экономической эффективности деятельности предприятия, даются рекомендации по ее улучшению.
Это процесс непрерывного обеспечения оптимальной численности человеческих ресурсов для решения задач, стоящих перед бизнесом в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Многие авторы считают, что управление численностью персонала на предприятии - это уменьшение количества сотрудников до минимума, при котором предприятие осуществляет свои функции. Это не всегда так. Кроме количественных показателей необходимо учитывать и качественные, а также перспективу развития предприятия. Предприятие, которое постоянно производит увольнения и набор сотрудников, через не слишком большой промежуток времени может стать нежелательным работодателем для высококвалифицированных сотрудников и сотрудников, которые привязаны к своей профессии и любимому делу, у которых одним из факторов выбора работодателя является стабильность и социальная защищенность.
Тем не менее, при определении необходимой численности сотрудников в любом случае необходимо считать, что оптимальная численность - это численность, близкая к минимальной, но учитывающая динамику и перспективы развития предприятия.
Как определить оптимальную численность сотрудников на предприятии? Для этого необходимо взять за основу несколько утверждений:
- Прибыль предприятию приносят только основные рабочие
- Любое уменьшение численности неосновного персонала приводит к росту производительности труда и эффективности бизнеса
- Вспомогательный персонал отвечает за процессы жизнеобеспечения производства - их сокращение может привести к ухудшению качества обслуживания оборудования и сокращению срока его службы
- Наличие административно-управленческого персонала позволяет эффективнее управлять бизнесом
- Чрезмерная численность управленческого персонала приводит к ухудшению управляемости и неоправданному росту затрат
Как определить численность сотрудников
Для начала необходимо выполнить базовые экономические расчеты.Расчет 1
. Определим теоретическую предельную численность при существующей ситуации. Для этого возьмем среднюю заработную плату по отрасли и учтем структуру затрат по предприятию.
Например: Средняя заработная плата в промышленности в Украине в марте 2010 года составила 2508 гривен. Коэффициент начислений на заработную плату на предприятии составляет 1,385. Доля заработной платы в себестоимости продукции - 19%, норма прибыли при продаже - 10%.
Таким образом, расходы на оплату труда составят 2 508 * 1,385 = 3 473,58
Плановая выработка на одного сотрудника составит 3 473,58 / 0,19 * 1,1 = 20 110,20
Расчет 2 . Определяем нормативный объем продаж, умножая полученное значение выработки на фактическую численность сотрудников.
Полученные цифры - нормативный и фактический объем продаж, фактическая средняя заработная плата и средняя по отрасли сравниваются между собой и на основании этого делаются выводы о необходимой численности персонала.
После этого производится проверка структуры предприятия на адекватность потребностям бизнеса.
Большинство руководителей подразделений не сталкиваются напрямую ни с экономикой предприятия, ни с финансами. Если на предприятии не применяются современные системы стимулирования, которые так или иначе завязаны на финансовый результат предприятия, то рано или поздно для решения стоящих перед подразделением задач будут делаться попытки создания новых должностей, увеличения количества персонала. Этот процесс может идти с разной интенсивностью и принимать различные формы. В значительной мере это зависит даже не от потребностей бизнеса, а от личности и стиля управления руководителя.
Например, если с начальника цеха основного производства требовать исключительно выпуска продукции в необходимых объемах, то постепенно в цехе начнет увеличиваться количество не только основных, но и вспомогательных рабочих, потом потребуется дополнительный управленческих персонал и т.д. Насколько это отвечает потребностям конкретной ситуации часто сказать невозможно. Поэтому для удержания структуры персонала под контролем может применяться нормативный метод.
Нормативный метод управления численностью персонала на предприятии предполагает, что на предприятии определяются "нормы обслуживания" и нормативные соотношения работников различных профессий, специальностей и должностей, основываясь на отраслевых особенностях предприятия. Например, на сколько работников предприятия нужен один бухгалтер, экономист, юрист. Каково должно быть соотношение основных и вспомогательных рабочих. Каково соотношение АУП и работников производственного подразделения и т.д.
В качестве базы для нормативного метода управления численностью персонала принимается численность основных рабочих. При этом специалист, проводящий анализ численности в соответствии с нормативами должен предварительно убедиться в правильности существующих норм времени и расчетной численности основного персонала. Убедиться в том, что коэффициент переработки норм времени находится в допустимых пределах. И только потом приступать к процедуре анализа и делать на ее основании определенные выводы.
Важным аспектом приведения структуры персонала в систему является необходимость тщательно выверить свои действия. Непродуманными решениями можно нарушить важные бизнес-процессы или повлиять на качество продукции.
Еще одним важнейшим инструментом повышения эффективности бизнеса является управление численностью персонала. Для работников регламентированного и «творческого» труда эта задача решается по-разному.
Раздутый штат - как неприкрытая форточка зимой: поначалу потери незаметны, но потом, когда компания вынуждена тратить впустую миллионы (и иногда и десятки миллионов) рублей ежегодно, удары по бюджету со стороны «лишних людей» становятся все более болезненными и чувствительными. Логика линейных руководителей тоже ясна: при перегруженности сотрудников ухудшается качество работы - цена ошибки может сильно подпортить репутацию компании и даже пошатнуть ее позиции на рынке.
При нормировании труда подходы должны быть различными в зависимости от обязанностей сотрудников. Условно почти весь персонал делится на офисный и производственный. Оценить загруженность сотрудников, задействованных в производстве, можно с помощью фотографии рабочего дня (ФРД). Суть ее, вкратце, состоит в том, что каждое действие работника хронометрируется и записывается. Данные по загруженности получаются довольно точными, но… не всегда объективными. Дело в том, что сотрудник, ощущающий постоянное внимание к своей работе, будет действовать активнее и попытается выполнять задания быстрее. Это явление получило название Хоторнский эффект (в 1924–1932 гг. в городе Хоторне был поставлен ряд экспериментов, показавший, что люди, за которыми наблюдают, демонстрируют лучшие результаты, вне зависимости от того, улучшаются ли условия их работы или ухудшаются).
В стандартной фотографии рабочего дня есть и другие минусы. Она очень трудоемкая; + человек, все действия которого записываются, испытывает стресс; + длительность исследования составляет, как правило, 1–2 недели, что опять-таки не дает полного представления о работе сотрудника: не секрет, что производительность труда многих отделов сильно меняется в течение года. Поэтому использование ФРД для оценки офисного персонала не рационально.
Второй способ нормирования труда - бенчмаркинг. «Это процесс тщательного измерения вашей производительности через сопоставление с лучшими компаниями и для использования анализа приближения и обгона лучших в классе» (Kaiser Associates). Упрощенно бенчмаркинг выглядит следующим образом: Вы видите, что у фирмы N, которая по своей деятельности аналогична вашей, дела идут значительно лучше (досадно, но Вы с этим смирились). При анализе выясняется, что людей в отделе «А» у этой фирмы больше, а в отделе «В» - в 2 раза меньше. Т.к. бизнес-процессы в обеих фирмах одинаковые и количество людей примерно равное, Вы просто оптимизируете численность персонала по аналогии с фирмой N. Бенчмаркинг подходит как для офисного, так и для производственного персонала. Положительная сторона данного подхода в быстром определении норм численности. Отрицательная - в очень низкой точности. В российских реалиях по параметру точности бенчмаркинг приближается к методу «на глазок».
В противоположность бенчмаркингу высокую точность показывает метод микроэлементного нормирования. Его суть заключается в следующем: каждая операция, совершаемая сотрудником, разделяется на элементарные движения, время которых строго определено и приведено в соответствующей таблице. Таким образом, подсчитав все движения, несложно понять, сколько времени требуют операции и каковы нормы производительности в каждом конкретном случае. Точность, как уже говорилось, высокая и даже, как ни странно, избыточная в некоторых случаях, но подход очень трудоемкий и годится далеко не для каждого сотрудника. Вряд ли вы найдете даже в самой лучшей таблице, сколько времени требуется на раздумья над сложной задачей или сколько минут должен потратить на звонок менеджер по продажам.
Есть другой путь - дать возможность сотрудникам самим отмечать время, которое они тратят на то или иное задание. Раньше (а где-то, возможно, и до сих пор) в некоторых компаниях охотно прибегали к отчетам в конце каждого рабочего дня. К сожалению, достоверность такого отчета зачастую зависела от ответственности и честности работника, а времени на процедуру написания уходило неоправданно много. Кроме того, обычно сотрудники проявляют недовольство из-за необходимости вспоминать, чем они занимались в течение дня, так что, ввиду отсутствия мотивации, отчеты превращаются в отписки сомнительной ценности.
Объективность отчетов существенно повышается, когда их формирование происходит автоматически в течение дня. Если к этому добавить оценку эффективности потраченного времени и оценку достоверности полученных сведений - картина и вовсе меняется. Метод получается более точным, чем стандартная ФРД и куда менее трудоемким, чем микроэлементное нормирование.
Управление численностью работников регламентированного труда - это определение зависимости между объемом имеющейся работы, с одной стороны, и необходимым для этого количеством работников, с другой стороны. Эту задачу можно решать по-разному: с использованием бенчмаркинга, микроэлементного нормирования руда, факторного нормирования труда и т.д. Для управления численностью офисных работников, большую часть времени работающих с компьютером, наиболее эффективным считаю метод: «Экспертиза Фактических Трудозатрат
Суть метода: «Экспертиза Фактических Трудозатрат» заключается в следующем:
1. С использованием специальных средств, устанавливаемых на компьютерах работников, непрерывно измеряется текущая загруженность персонала. Показателем загруженности является доля чистого времени, приходящаяся на выполнение бизнес-операций с использованием компьютера. Например, доля чистого времени, в течение которого бухгалтер осуществляет проводки с использованием ERP-системы, операционист проводит платежные поручения с использованием АБС и т.п.
2. С использованием специальных средств, установленных на серверах приложений, непрерывно измеряется объем выполняемых работ (число обработанных документов, сделанных звонков и т.п.).
3. На основе анализа исторических данных, характеризующих загруженность персонала и соответствующий этой загруженности объем выполненных работ, с использованием специального математического аппарата создается динамическая модель численности персонала.
Динамическая модель численности персонала позволяет определять, сколько работников необходимо и достаточно для поддержки каждого бизнес-процесса (бизнес-функции) в зависимости от значений определенных внешних факторов. Обычно это называется «what if analysis». Например, сколько операционистов необходимо отделению банка, имеющему определенное количество клиентов. Сколько операторов должен иметь ЦОВ (Центр Обработки Вызовов, call center), чтобы, с минимальным временем ожидания, обрабатывать определенное количество звонков и т.п. Модель называется динамической, т.к. она автоматически самообучается. Допустим, после обучения операционисты стали работать быстрее, их загруженность уменьшилась, значит и требования к необходимой численности операционистов снизились (в модели такие изменения отслеживаются автоматически).
Таким образом, для управления численностью работников регламентированного труда необходимо контролировать, в первую очередь, Процесс. Но не контролировать Результат нельзя, т. к. загруженность персонала (необходимая численность) зависит не только от внешних факторов, но и от качества выполняемых работ, т.е. от Результата. Например, если операторы ЦОВ будут плохо выполнять свою работу, то число обращений в ЦОВ, а, следовательно, и его загруженность, увеличится. Поэтому одновременно с измерением загруженности персонала необходимо контролировать соответствующее этому уровню загруженности качество выполнения работ (Результат). При оптимизации численности персонала оценка Результата (KPI) является ограничением. Например, задача по оптимизации численности персонала ЦОВ могла бы звучать приблизительно так: «Сколько операторов ЦОВ необходимо для обработки 150 звонков в час при условии, что качество обработки звонков (KPI) должно быть не ниже 0.95».
Управление численностью и составом работников является наиболее ответственным звеном в общей системе функций управления персоналом торгового предприятия. Основной целью управления численностью и составом персонала является оптимизация затрат живого труда на выполнение основных видов работ, связанных с деятельностью торгового предприятия, и обеспечение заполнения необходимых рабочих мест работниками соответствующих профессий, специальностей и уровней квалификации. Реализация этой функции управления персоналом в наибольшей степени должна быть увязана с общей стратегией торгового менеджмента, т.к. сформированный на предприятии трудовой потенциал и будет обеспечивать осуществление всех стратегических целей и направлений его деятельности.
Управление численностью и составом персонала охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, графически представленных на рисунке
Проектирование трудовых процессов на предприятиях предусматривает определение общего объема работ и его распределение в разрезе отдельных групп исполнителей. На предприятиях торговли общий объем выполняемых работ определяется, прежде всего, планируемым объемом и составом розничного товарооборота, а также номенклатурой и объемом оказываемых ими дополнительных услуг покупателям.
Общий объем выполняемых работ должен быть распределен между отдельными группами исполнителей. Такое распределение основано на разделении труда, т.е. на относительном обособлении различных видов деятельности торгового предприятия. Основными видами разделения труда на предприятиях торговли являются функциональное, технологическое и квалификационное.
Функциональное разделение труда осуществляется, прежде всего, в разрезе основных категорий персонала - управления, торгово-оперативного и вспомогательного.
Технологическое разделение труда осуществляется, как правило, по категориям торгово-оперативного и вспомогательного персонала. Разделение этих категорий персонала в разрезе профессий определяется объемом отдельных операций основного и вспомогательного торгово-технологических процессов.
Квалификационное разделение труда определяется различием работ, выполняемых на торговом предприятии, по уровню их сложности.
Нормирование затрат труда на выполнение отдельных работ предусматривает разработку и использование на предприятиях торговли определенной системы норм труда. Эта система может включать: нормы численности, нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.
Нормы численности определяют количество работников, необходимых для выполнения определенного объема работы. Нормы времени определяют необходимые затраты времени одного или группы работников на выполнение отдельных видов работ (в расчете на единицу работы). На предприятиях торговли такие нормы устанавливаются обычно на операциях вспомогательного торгово-технологического процесса (фасовка отдельных групп товаров, разгрузка отдельных видов транспорта и т.п.) Такие нормы выражаются в человеко-часах или человеко-минутах.
Планирование численности работников отдельных должностей, профессий и уровней квалификации предусматривает установление планового количества этих работников. Планированию состава и общей численности работников действующего предприятия предшествует анализ динамики персонала, и эффективности использования рабочего времени в предплановом периоде.
Расчет плановой численности работников может быть осуществлен на основе разработанных нормативов или на основе количества рабочих мест и планового баланса рабочего времени. При планировании необходимого количества работников указанных профессий определяют явочную и среднесписочную их численность.
Явочная численность представляет собой количество работников, которые ежедневно должны быть на работе, чтобы обеспечить заполнение всех предусмотренных рабочих мест в течение всего времени работы магазина с учетом затрат времени на осуществление подготовительно-заключительных операций (выкладка товаров, подсчет выручки и т.п.).
Расчет явочной численности работников указанных профессий проводится по следующей формуле:
Среднесписочная численность представляет собой общее количество работников, которое необходимо магазину с учетом замены работников уходящих в отпуск, отсутствующих по болезни или по другим причинам. Она определяется путем умножения явочной численности на коэффициент замены временно отсутствующих работников. Этот коэффициент рассчитывается путем деления номинального фонда рабочего времени в периоде (т.е. полного числа рабочих дней в периоде) на планируемое число рабочих, дней одного работника в этом же периоде (с учетом планируемых невыходов на работу по уважительным причинам, предусмотренным действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором или условиями индивидуальных трудовых контрактов). Расчет среднесписочной численности работников указанных профессий производится по следующей формуле:
Рассчитанная плановая среднесписочная численность продавцов, кассиров, контролеров-кассиров может быть уменьшена с учетом выполнения части их работ работниками других должностей и профессий (если такая практика сложилась на предприятии).
По результатам расчета плановой потребности в работниках отдельных должностей, профессий и уровней квалификации на предприятии составляется штатное расписание. В нем отражаются также работники, занятые неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (по таким должностям и профессиям показывается соответствующая доля штатной единицы).
Формирование персонала предприятия предусматривает осуществление комплекса мероприятий по отбору необходимых работников на рынке труда, их подготовке в соответствующих учебных заведениях, а также по повышению квалификации собственных работников. При этом обеспечивается замена выбывающих работников.
При решении задач управления движением персонала особое внимание должно уделяться предотвращению его текучести. Уровень текучести персонала оценивается по формуле:
Предотвращение увольнения работников по собственному желанию обеспечивается выявлением и удовлетворением их трудовой мотивации, а также обеспечением адаптации вновь принятых работников (особенно в первые шесть месяцев их работы).
