Новое соглашение об обмене электронными документами пфр. Соглашение об электронном документообороте с пфр - бланк

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности — необходимое условие для сдачи отчетов по ТКС в Пенсионный фонд. Мы расскажем вам о том, где взять бланк для заявления в фонд и какие сведения в нем нужно указать.

Виды электронной отчетности в ПФР

После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:

СЗВ-М;
СЗВ-СТАЖ;
ОДВ-1;
СЗВ-ИСХ;
СЗВ-КОРР.

При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:

в виде документов в бумажной форме;
электронной форме.

Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.

Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности

После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда .

Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:

ОГРН;
юридический и фактический адреса страхователя;
его регномер в ПФР;
расчетный счет и среднесписочную численность сотрудников;
прочие данные.

Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.

Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Итоги

Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.

г. _________ "__" _________ 20_ г.

Государственное учреждение - Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по ______________________ (далее по тексту - Управление ПФР) в лице ________________, действующего на основании Положения, с одной стороны, и ____________ (указываются полное наименование страхователя и регистрационный номер в территориальных органах ПФР) в лице ____________, действующего на основании ____________, именуемый в дальнейшем "Абонент системы", с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. Предмет Соглашения

1.1. Управление ПФР и Абонент системы осуществляют обмен документами в электронном виде в рамках СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (далее по тексту - Система).

1.2. Стороны признают, что полученные ими электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченных лиц, юридически эквивалентны документам на бумажных носителях, заверенным соответствующими подписями и оттиском печатей сторон.

1.3. Стороны признают, что использования в Системе средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон по защите от несанкционированного доступа (далее - НСД) и безопасности обработки информации, а также для подтверждения того, что:

электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);

электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтверждение целостности и подлинности документа) при положительном результате проверки ЭЦП;

фактом доставки электронного документа является формирование принимающей стороной квитанции о доставке электронного документа.

1.4. Для работы в Системе стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, нормативными актами ПФР.

1.5. Настоящее Соглашение является безвозмездным.

2. Технические условия

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к Системе.

2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в Системе.

2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет один из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

3. Порядок осуществления обмена электронными документами

3.1. Каждая сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне и получать от другой стороны электронные документы в соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", а также другие документы, обеспечивающие функционирование Системы.

3.2. Информационный обмен стороны осуществляют в соответствии с Технологией обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и Регламентом обеспечения безопасности при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенными на сайте ГУ - Отделения ПФР по ____________.

3.3. В случаях, если владельцем сертификата ключа Абонента системы является не руководитель, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" своим приказом руководитель назначает уполномоченного представителя, о чем должен известить Управление ПФР, представив копию приказа о наделении владельца сертификата ключа правом подписи представляемых документов, установленных Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ, Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.03.1997 N 318, Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Управление ПФР принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Абонентом системы оборудования со стороны Управления ПФР;

При изменении требований к передаваемым электронным документам орган ПФР обязуется известить абонента системы об этих изменениях в установленные законами Российской Федерации сроки.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Управление ПФР имеет право в одностороннем порядке изменять формы и перечень передаваемых документов.

4.2. Абонент системы принимает на себя следующие права и обязанности:

Обеспечить функционирование всего необходимого для обмена электронными документами с Управлением ПФР оборудования со стороны Абонента системы;

Заключить договор об оказании услуг на изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы с одним из поставщиков услуг УЦ, список которых предоставляется Абоненту системы территориальными органами ПФР.

При этом в целях обеспечения безопасности обработки и конфиденциальности информации Абонент системы должен:

Соблюдать требования эксплуатационной документации на средства криптографической защиты информации;

Не допускать появления в компьютерной среде, где функционирует Система, компьютерных вирусов и программ, направленных на ее разрушение. При обнаружении вредоносного кода в электронном документе, поступившем от Абонента системы, прием блокируется с выдачей извещения об этом Абоненту системы;

Прекращать использование скомпрометированного ключа шифрования и электронной цифровой подписи и немедленно информировать Управление ПФР и поставщика услуг УЦ, СКЗИ, программного продукта для предоставления сведений о застрахованных лицах в орган ПФР по телекоммуникационным каналам связи, с которыми заключен договор об оказании услуг, о факте компрометации ключа;

Не уничтожать и (или) не модифицировать архивы открытых ключей электронной цифровой подписи, электронных документов (в том числе электронные квитанции и журналы);

Осуществлять передачу электронных документов с конфиденциальной информацией только в зашифрованном виде.

4.3. В случае невозможности исполнения обязательств по настоящему Соглашению стороны немедленно извещают друг друга о приостановлении обязательств.

4.4. При возникновении споров, связанных с принятием или непринятием и (или) с исполнением или неисполнением электронного документа, стороны обязаны соблюдать порядок согласования разногласий в соответствии с Порядком обмена электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

5. Ответственность сторон

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Управление ПФР не несет ответственности за ущерб, возникший вследствие несоблюдения Абонентом системы требований при предоставлении сведений о застрахованных лицах в Пенсионный фонд Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи в части несвоевременного уведомления о компрометации ключей ЭЦП Абонента.

5.3. Абонент системы несет ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.

5.4. Если одна из сторон предъявляет другой стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороной факта получения такого документа, а другая сторона не может представить спорный электронный документ, виновной признается сторона, не представившая спорный документ.

5.5. Взаимодействующая с ПФР сторона в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности информации с ограниченным доступом, утвержденной Приказом ФАПСИ от 13.06.2001 N 152, выполняет в рамках данного Соглашения указания координирующего органа криптографической защиты - Отделения ПФР по обеспечению безопасности информационного взаимодействия с использованием СКЗИ.

6. Порядок смены ключей шифрования и электронной цифровой подписи

Порядок выдачи, замены, уничтожения ключей, в том числе в случаях их компрометации, обмена открытыми ключами определяется поставщиком услуг УЦ, СКЗИ.

7. Срок действия Соглашения

7.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами и заключается на неопределенный срок.

7.2. В случае прекращения обмена электронными документами между сторонами в течение 36 месяцев Соглашение прекращает свое действие автоматически.

7.3. В случае нарушения одной из сторон обязательств, предусмотренных настоящим Соглашением, другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую сторону в течение 30 (тридцати) календарных дней.

7.4. В случае намерения одной из сторон расторгнуть Соглашение в одностороннем порядке необходимо уведомить об этом другую сторону не менее чем за 30 календарных дней.

8. Дополнительные условия

8.1. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

8.2. С требованиями Порядка предоставления сведений о застрахованных лицах в территориальные управления Отделения ПФР по телекоммуникационным каналам связи, размещенным на сайте, ознакомлен и согласен.

Берем на себя вашу ответственность перед налоговой и государственными органами

Суть проблемы:

Ответственность за ведение налогового, бухгалтерского учета, расчет налогов и своевременную сдачу отчетов в ИФНС и фонды несет генеральный директор.

При недобросовестной работе бухгалтера директору грозит административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность.

Как правило, взыскать с бухгалтера ущерб, причиненный непрофессионализмом штатного бухгалтера очень сложно, так как Трудовое законодательство РФ очень лояльно относится к работникам. В то время как директор будет отвечать в пределах сроков исковой давности, как единоличный исполнительный орган.

Плюсы сотрудничества с нами:

Договор бухгалтерского сопровождения с нашей компанией гарантирует нашу ответственность перед государственными органами в размере пени/штрафа возникшими по нашей вине.

ООО Практика несет ответственность в соответствии с Гражданским законодательством и своими деньгами, ответственность прописана в договоре, отдельным пунктом.

Вы экономите до 50% на штатной бухгалтерии / Вы оптимизируете затраты на бухгалтерию

Суть проблемы:

Принимая в штат бухгалтера каждый руководитель / предприниматель / собственник бизнеса должен понимать, что расходы на содержание штатного бухгалтера не ограничатся только размером заработной платы бухгалтера.

Тут важно учесть такие необходимы траты:

Зарплатные налоги, которые составляют 43% с фонда оплаты труда;

Расходы на организацию рабочего места: мебель, компьютер, принтер, расходные материалы, телефония, интернет, канцтовары.

Как правило штатному бухгалтеру требуется профессиональная поддержка, а это значит, что нужно оплачивать информационно-правовую систему, курсы повышения квалификации, семинары или профессиональную литературу.

Работа современного бухгалтера не мыслима без программных продуктов, как правило это продукты 1С: Бухгалтерия и База 1С для расчета заработной платы. Расходы на приобретение и поддержания программных продуктов 1С составляют от 40 000 рублей и часто требуют поддержки IT специалистов.

Плюсы сотрудничества с нами:

Мы предлагаем оплачивать реальный объем работ, который складывается из количества обработанных первичных документов.. Вы всегда знаете сколько и за что платите. По итогу квартала мы направляет отчет о проделанных работах.

Все косвенные расходы мы берем на себя. (расходы по приобретению, содержанию, обновлению баз данных 1С, организация рабочих мест и.т.д)

Мы предлагаем реальную экономию затрат на содержании бухгалтерии.

Вы получаете не просто бухгалтера, а целую команду специалистов

Суть проблемы:

Генеральному директору / собственнику бизнеса сложно оценить профессионализм штатного или приходящего бухгалтера, потому, как ни директор ни собственник бизнеса не являются специалистами в области налогового и бухгалтерского учета.

К примеру, для небольшой организации, с упрощенной системой налогообложения 6%, сложно найти постоянного квалифицированного специалиста или это будет стоить неоправданно дорого.

Если в вашей компании один штатный бухгалтер и он выполняет все участки учета от сбора, ввода первичных документов до подготовки отчетности и сдачи ее в государственные органы, то как правил, нагрузка бывает значительной, у бухгалтера копятся вопросы. У бухгалтера нет коллег, с которыми можно посоветоваться или делегировать полномочия. В таких случаях качество бухгалтерского и налогового учета в организации страдает.

Не редко, штатному бухгалтеру становится “тесно” в рамках небольшой организации, у него нет профессионального роста, бухгалтер “перегорает”, ищет варианты работы на стороне.

Плюсы сотрудничества с нами:

Мы занимаемся оказанием профессиональных бухгалтерских услуг, наши услуги являются высокоинтеллектуальными и мы большое значение придаем подбору специалистов. Наши специалисты проходят несколько этапов тестирования на профессиональный уровень подготовки, знание теории бухгалтерского и налогового и бухгалтерского учета, проходят практические задания и решают задачи.

Наши специалисты обучены навыкам коммуникаций, да так, что мы можем разъяснить очень сложные вопросы простым, понятным языком.

В во всех вопросах мы ищем несколько вариантов их решения, ставим себя на место нашего клиента, рекомендуем и предупреждаем о рисках.

Наша команда заботится о клиенте, максимум нужной для нашей работы информации мы добываем сами, не отвлекая руководителей от важных задач.

Наши методисты ежедневно следят за обновлением законодательства, мы подписаны на всю профессиональную литературу, мы пользуемся информационно-правовыми системами, посещаем семинары и лекции.

Вы больше не будете “заложником” бухгалтера

Суть проблемы:

Как правило руководители \ собственники бизнеса не вникают в детали учета, не знают где лежат документы, где лежит отчетность, когда нужно сдать отчетность и как именно работать в бухгалтерской базе 1С.

Очень часто при смене бухгалтера руководитель остается не с чем, бухгалтер ушел и ничего не оставил, дела не передал.

Если бухгалтер заболел или ушел в отпуск, - то фирма осталась на этот период без учета, все процессы остановились.

Плюсы сотрудничества с нами:

Наша компания оказывает бухгалтерские услуги в соответствии с договором, где подробно прописаны работы которые мы должны выполнять регулярно. В договоре прописано, что именно наш клиент получит по результату работ.

База бухгалтерского учета будет храниться на нашем сервере, по первой просьбе наших клиентов мы готовы предоставить архив бухгалтерской базы, сданную отчетность и протоколы приема отчетов.

Чтобы отчитываться в пенсионный фонд через интернет, заключите с ПФР соглашение. Без него фонд не примет отчётность в электронном виде.

Как оформить соглашение с ПФР

Позвоните в своё отделение ПФР и спросите, какие документы нужны, чтобы отчитываться через интернет. Есть формы, которые утверждены законодательством, но ПФР может попросить документы по собственному шаблону. Тогда скачайте их на сайте регионального ПФР или возьмите в самом отделении.
Если ПФР принимает документы по общим шаблонам, скачайте и заполните:
— — в двух экземплярах.
— — в одном экземпляре.
Отнесите документы в ваше отделение ПФР. Иногда сотрудник фонда просит заехать за подписанным экземпляром позже.

Как заполнить заявление

Если вы ИП, то заполните блок «Сведения об Участнике (физическом лице)». Если вы директор организации — «Сведения об Участнике (юридическом лице)».

Блок «Сведения об Уполномоченном представителе» заполняют сотрудники или организации, которые собираются отчитываться за страхователя по доверенности со своей электронной подписью.

Сведения об операторе и СКЗИ:

— Наименование Организации — оператор, который указан в договоре: АО «ПФ «СКБ Контур» или ФГУП ЦентрИнформ.

— Средство СКЗИ — КриптоПро CSP.

Если вы в Санкт-Петербурге или Ленинградской области

Формы документов для этих регионов отличаются об общих:

Соглашение об обмене электронными документами — в двух экземплярах
Заявление о подключении к электронному документообороту — в двух экземплярах

Если вы в Новгородской области

Скачайте и заполните соглашение:
— Соглашение для ИП
— Соглашение для ООО
Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — ворд, расширение «.doc».
Отправьте файл соглашения в ПФР. Для этого загрузите его к письму, которое создали через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
ПФР получит соглашение и отправит вам тот же файл, в приложении к которому укажет номер и дату соглашения. Не забудьте указать их в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Если вы в Челябинской области

Кроме заявления и соглашения заполните карточку страхователя . После этого позвоните в ваш ПФР и уточните, что делать дальше. Возможно, фонд попросит поставить на карточке подпись удостоверяющего центра. Тогда обратитесь в сервисный центр, где получали электронную подпись.

Если вы в Ханты-Мансийском автономном округе

В Эльбе в разделе «Реквизиты» → «Сотрудники» → «Реквизиты в ПФР» укажите фиктивные сведения о соглашении с ПФР. Например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2017».
Отправьте в ПФР письмо с любым содержанием через раздел «Отчётность» → «Письма в ФНС и ПФР».
Обратитесь в Пенсионный фонд и заключите соглашение. Если инспектор попросит номер соглашения ПФР и СКБ Контур, то укажите: №467/10 от 13.05.2010.
Не забудьте указать данные настоящие номер и дату соглашения в разделе «Реквизиты» в Эльбе.

Заполнение всевозможных бланков и иных документов отнимает у предпринимателей множество времени. Пенсионный фонд пошел навстречу бизнесменам и разрешил сдавать необходимые отчеты не на магнитных носителях и не в бумажном, а в электронном виде, что позволяет сократить количество затрачиваемого на оформление и подачу документации времени.

Для подключения к системе электронного документооборота предприниматель должен обратиться в отделение ПФР и предоставить некоторые документы, в число которых входит заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР.

Что представляет собой заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР?

Заявление необходимо для того, чтобы Пенсионный фонд получил письменное официальное согласие бизнесмена на перевод документооборота фирмы в электронный вид. Документ представляет собой бланк с внесенными в него особыми сведениями об предприятии - сюда обязательно включаются данные о форме шифрования информации, сведения о юридических и физических лицах.

Как правильно заполнить заявление по форме р26001 – узнайте

Законодательно предусмотрены следующие варианты подачи документации предприятием в Пенсионный фонд:

Отчет сдается специализированной компанией. Такой вариант оптимален в случае, если бухгалтерия не справляется с нагрузкой или по иным причинам не может заниматься сдачей отчетности. При выборе этого варианта с фирмой, предоставляющей услуги, заключается договор аутсорсинга.

Чтобы фирма имела право на работу с личными данными сотрудников, руководству предприятия следует получить письменное согласие каждого сотрудника на передачу их данных другой компании и использования ею полученных сведений.

Сдача отчетности через спецоператора. Этот вариант для фирм, в штате которых более пяти десятков сотрудников, более мелкие компании вправе выбрать первый вариант. Суть метода заключается в поиске компании, специализирующейся на обеспечении электронного документооборота между фирмами и Пенсионным фондом.

Найти спецоператора можно в интернете и заключить с ним договор. У каждого спецоператора имеется собственная система шифрования, поэтому при заполнении заявления необходимо указать, какой алгоритм будет использоваться при передаче документов.

В заявлении обязательно указывается ряд сведений:

Об предоставляющей услуги шифрования и передачи данных компании - полное точное название компании-оператора и тип средства информационной криптозащиты (СКЗИ).
Об юридическом лице - ИНН и полное точное наименование компании, КПП и контакты (телефонные номера и адрес электронной почты), регистрационный код в ПФР.
О физическом лице - ФИО, данные паспорта, контакты (e-mail и номер телефона), номер регистрации физлица в Пенсионном фонде; адреса постоянной регистрации и места проживания.

и пошаговое руководство по заполнению находятся в публикации по ссылке.

Какие сведения требуется указать в заявлении?