Как передавать дела при увольнении. Передача дел в кадровой службе Как правильно оформить прием передачу должности

Даже если вы трудоголик и фанат успешного построения карьерной лестницы, периодический отдых нужен и вам. Но стоит иметь в виду, что вместе с выбором курорта, подбором купальника и мечтами о вечерних прогулках по побережью необходимо правильно передать дела коллегам, которые во время вашего отсутствия будут выполнять работу за вас. Как правило, необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, ведь отдыхают все, однако упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Этот вопрос не нашел отражения в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Но многие организации самостоятельно устанавливают правила приема передачи дел в локальных нормативных актах. Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

Передача дел – важный шаг перед отпуском

Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел – это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия. Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Очевидно, что подобная работа должна выполняться своевременно. Если в компании не один , то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Если же секретарь один, то без грамотной передачи дел сотрудник, который не в полной мере знаком с обязанностями секретаря, с работой может не справиться. Как результат – может застопориться работа не только одного участка, но и всей компании в целом.

Окончив институт, я сразу нашла работу в небольшой компании, которая занималась поставками полиграфической продукции. Коллектив был небольшой, но дружный, меня с радостью приняли в свою семью. Поначалу было непросто вникать в обязанности, ведь опыта работы совсем не было, но примерно через месяц-два я уже чувствовала себя уверенно и со своими обязанностями прекрасно справлялась, о чем мне неоднократно говорили руководители. Мне выплачивали неплохие премии, одним словом, место работы для начинающего выпускника ВУЗа было неплохим. И опыта можно было набраться, и научиться выстраивать отношения с коллегами. Перед тем, как идти в отпуск, я мало задумывалась о том, кто будет выполнять мои обязанности и как мне передавать рабочие дела. Второго секретаря у нас не было, но начальство решило, что за меня временно поработает наш менеджер по работе с клиентами. Вкратце я ей рассказала о своих обязанностях (она их и без этого знала, как я считала), и с чистой совестью отправилась в Грецию. Надо ли говорить, что там я практически не отнимала телефон от уха, с работы мне звонили чуть ли не круглосуточно. Ольга, которая осталась работать за меня, не знала, как и что делать, везде ошибалась. После такого отпуска отношения с коллегами испортились, хотя моей вины, я считаю, нет. Мне никто не рассказывал, как передавать дела, и не обучал этому. Евгения, секретарь

Дела и документы передают для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись, а также для оценки объема работы работника, принимающего дела. Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Общее правило такое: чем более грамотно вы , тем больше вероятность, что тревожные звонки от сослуживцев не будут портить вам заслуженный отпуск. Поэтому в последние недели перед отпуском надо не только планировать свой отдых и рассматривать отели и пляжи в Интернете, но и готовить дела к передаче. Время подготовки к отпуску вы должны определить самостоятельно, исходя из той роли, которую выполняете в компании: чем серьезнее должность, тем основательнее должен быть подход. Оптимальный срок подготовки – от двух недель до месяца. Заранее составьте план, куда внесите список незавершенных дел с определением степени их важности. Те, которые требуют вашего срочного вмешательства, лучше решить до вашего ухода в отпуск. По поводу остальных лучше дать инструкции коллегам, которые будут вас заменять: куда им звонить или писать в том случае, если вдруг раздастся звонок от важного клиента. Лучше всего найти на время заместителя, который будет проверять вашу рабочую почту, и дать ему доступ к ключевой базе контактов и документов в компьютере, если правила внутренней безопасности компании это позволяют. Если в рабочем компьютере хранятся какие-то личные наработки или суперидеи, их надо перенести на личный компьютер.

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись. Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей. Также, возможно, стоит установить на свой рабочий почтовый ящик и телефон автоответчик, который будет сообщать пишущим и звонящим, когда вы вернетесь. Это очень удачный и вежливый ход по отношению к партнерам и клиентам.

Я работаю в автосалоне В обществе бытует мнение, что женщины плохо разбираются в автомобилях, но я уже восьмой год доказываю, что это не так. В нашей компании я одна из самых успешных продажников, что сказывается на моем доходе и премиях. Я точно знаю, что мне завидуют мои коллеги-мужчины. И недавно у них был шанс позлорадствовать – я допустила чуть ли не единственный серьезный «косяк» за все время моей работы в этом автосалоне. Перед отпуском я оформила сделку – клиент приобретал дорогой автомобиль. Забрать он его собрался через неделю. Но я в вихре подготовки к отпуску и поездке на море, куда мы впервые собирались поехать с маленьким ребенком (кто был – знает, как это непросто организовать), забыла передать коллеге необходимые документы для этого клиента. В результате клиент свой автомобиль забрал только после моего возвращения, предварительно пожаловавшись на меня руководству. Меня лишили комиссионных, было обидно, конечно. Но ничего, в будущем я таких промахов не допущу. Анна, менеджер по продажам

Оксана Дегтярь

Юрист, специалист по управлению персоналом и сервисом, кадровому делопроизводству

Передачу дел перед отпуском осуществляют либо руководителю структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются, либо назначенному сотруднику. Дела передаются под опись. Нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется, но есть Методические рекомендации по делопроизводству, которые можно использовать для включения подобных положений во внутренние локально-нормативные акты.

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

положение о персонале;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

Этап 1: проверка дел и документов.
Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда. Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться. Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

При использовании материалов сайта сайт указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Часто работодатели перед увольнением требуют передать дела новому сотруднику. Процедура передачи дел не является обязательной. По общему правилу работник сдавать дела своему преемнику не обязан. Вместе с тем, если трудовой договор, локальные нормативные акты предусматривают такую обязанность, ее неисполнение является дисциплинарным проступком (ч.

1 ст. 192 ТК РФ).

В некоторых случаях оформлять акт сдачи-приемки дел обязательно вне зависимости от того, предусмотрена обязанность передавать дела трудовым договором либо локальным нормативным актом или нет. В частности, такая обязанность предусмотрена при увольнении главного бухгалтера (п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Но даже если процедура передачи дел предусмотрена нормативным правовым актом, трудовым договором или локальным нормативным актом, она не должна препятствовать увольнению работника. Дата увольнения определяется законом или соглашением сторон и не может сдвигаться в зависимости от того, передал работник дела своему преемнику или нет.

Пример. Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию. Последний день работы и день увольнения - 28 сентября. В соответствии с условиями трудового договора работник обязан при увольнении передать дела преемнику, если он определен не позднее чем за пять рабочих дней до дня увольнения. До дня увольнения процедура сдачи-приемки дел не окончена. Однако работодатель должен оформить увольнение 28 сентября.

Пример. Работник и работодатель договорились расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон 20 апреля. Был подписан соответствующий документ. После этого работник приступил к передаче дел преемнику. Сдача-приемка затянулась. 20 апреля работодатель предложил перенести дату увольнения на 25 апреля. Работник отказался и после 20 апреля на работу не вышел. Работодатель оформил увольнение только 25-го числа.

В данном случае работодатель должен нести ответственность за задержку оформления увольнения работника.

Пример. Главный бухгалтер написал заявление об увольнении. На следующий день он заболел и на работу не вышел. Срок предупреждения об увольнении истек до выздоровления работника. Работодателю придется оформить увольнение без подписания акта сдачи-приемки дел.

Кроме обязанности передать дела новому работнику в трудовые договоры и локальные нормативные акты надо включить условие об обязанности принять дела от увольняющегося в случае принятия или перевода на соответствующую должность.

Принимать дела может только лицо, с которым уже заключен трудовой договор. В противном случае никаких оснований для подписания преемником акта сдачи-приемки дел нет. В то же время новый работник, принимающий дела, выполняет некоторые обязанности по трудовому договору и вправе требовать оплаты за труд.

При переводе другого сотрудника на должность увольняющегося процедура сдачи-приемки дел осуществляется на основании соглашения о переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ). Если же прием дел осуществляется за пределами рабочего дня или в выходные (праздники), сотрудник, принимающий дела в рамках перевода на другую работу, и увольняющийся работник имеют право на доплаты, предусмотренные ст. ст. 152, 153 ТК РФ.

Особенности процедуры сдачи-приемки дел работодателям придется разрабатывать самим. За основу можно взять нормативные правовые акты, которыми в разные годы устанавливалась процедура сдачи-приемки дел для отдельных категорий работников (см., например, Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38).

Еще по теме 1.4. Передача дел:

4.2. Третейский суд: потенциал, обзор третейских судов РФ, специфика рассмотрения дела, примеры третейских оговорок. Ограничения в передаче дел. Рассмотрение третейским судом споров из кредитных договоров и об обращении взыскания на предмет ипотеки. Переход третейской оговорки при уступке прав
62. Процессуальный порядок рассмотрения дел об административных правонарушениях.
64.Рассмотрение дела в порядке надзора в Президиуме ВАС РФ, полномочия Президиума.
35. Территориальная подсудность и ее виды. Порядок передачи дела из одного суда в другой суд.
Понятие и виды подсудности. Виды территориальной подсудности. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дел в другой суд.
Билет №31 1. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дела в другой суд.
Порядок обращения и рассмотрения дел в Европейском Суде по правам человека. Акты Суда и их исполнение.
Приостановление судебного производства по делу, исполнения судебного решения

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Маркетинг -

Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:

Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.

Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.

Структура приказа о передаче дел

Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания приказа о передаче дел, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет.

Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:

В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
Причина издания приказа (увольнение, ).
ФИО передающего дела и принимающего.
Период, отведенный на передачу дел.
Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
ФИО генерального директора, подпись.
Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.

Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.

Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.

Сотрудник плохо справлялся с обязанностями, в связи с чем было принято решение уволить его, понимая это и не дожидаясь развязки, сотрудник написал заявление на увольнение и ушел на больничный. Хотелось бы, чтобы он (хотя бы) передал дела, т.к. это материально ответственное лицо, на контакт, увы, не идет. Есть ли легитимная возможность привлечь к передаче дел?

Ответ

Ответ на вопрос:

К сожалению, действующее законодательство не предусматривает возможности для работодателя привлечь сотрудника к передаче дел, если на момент увольнения он находится на больничном.

В соответствии с ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом.

При этом, работник имеет право уволиться по собственному желанию и в период своего отсутствия на работе, например, находясь на больничном или в отпуске. При этом дата увольнения может быть раньше даты окончания его отпуска, болезни. Статья 80 Трудового кодекса РФ этого не запрещает.

Поэтому если работник подал заявление об увольнении, но в день истечения срока предупреждения об увольнении находится на больничном или в отпуске и при этом заявление об отзыве не подавал, то у работодателя отсутствуют основания сдвигать дату увольнения по собственной инициативе (). Трудовой договор необходимо расторгнуть в день, указанный в заявлении, и направить работнику в общем случае извещение об увольнении с просьбой получить трудовую книжку и окончательный расчет.

При этом действующее законодательство не содержит ни одного условия, при наличии которого работодатель мог бы отказать работнику в увольнении по собственному желанию. При этом никакие причины (в т.ч. необходимость передать дела) не могут оправдать его задержание на работе (ст. 80 ТК РФ, ).

Вам будет полезно узнать о Компенсации отпуска при увольнении в материале по ссылке.

Независимо от наличия или отсутствия какого-либо спора с работником, в последний день срока предупреждения трудовой договор по инициативе работника расторгается на следующий день работник вправе прекратить выполнение трудовой функции.

По истечении срока предупреждения работодатель обязан уволить работника. Никаких оснований для отказа в расторжении трудового договора с работником в данном случае работодатель не имеет.

Если будет установлено, что сотрудник, являясь материально ответственным лицом, причинил работодателю материальный ущерб, то по вопросу взыскания материального ущерба работодателю необходимо обратиться в суд.

Прием-передачу ценностей в этом случае надо провести комиссионно. Следует также провести внеплановую инвентаризацию (об этом: ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Может ли работник уволиться по собственному желанию в период болезни или отпуска

Работник имеет право уволиться по собственному желанию и в период своего отсутствия на работе, например, находясь на больничном или в отпуске. При этом дата увольнения может быть раньше даты окончания его отпуска, болезни. Трудового кодекса РФ этого не запрещает. Ограничения на увольнение сотрудника во время болезни или отпуска распространяются только на случаи увольнения по инициативе администрации. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ. Правомерность такой позиции подтверждают специалисты Роструда в . Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения , .

Поэтому если работник подал заявление об увольнении, но в день истечения срока предупреждения об увольнении находится на больничном или в отпуске и при этом заявление об не подавал, то у работодателя отсутствуют основания сдвигать дату увольнения по собственной инициативе (). Трудовой договор необходимо расторгнуть в день, указанный в заявлении, и направить работнику в общем случае извещение об увольнении с просьбой получить трудовую книжку и .

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Вопрос из практики: Может ли работодатель отказать в увольнении работнику, за которым числится непогашенный заем

Нет, не может.

Действующее законодательство не содержит ни одного условия, при наличии которого работодатель мог бы отказать работнику в увольнении по собственному желанию. При этом никакие причины (денежная задолженность, необходимость доделать начатую работу, не сданы материальные ценности, не освобождено общежитие и пр.) не могут оправдать его задержание на работе ( , ). Данный подход в полной мере относится и к ситуации с непогашенным займом, независимо от суммы имеющейся задолженности.

Если работник написал заявление об увольнении, то по истечении он вправе прекратить трудовые отношения, а работодатель обязан оформить увольнение, произвести окончательный расчет и выдать работнику трудовую книжку и иные необходимые документы (ст. , ТК РФ). В противном случае это может быть расценено как ограничение прав гражданина на труд, и он имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд с жалобой на несвоевременное увольнение, за которое предусмотрена ( , ).

Подробнее о расчете среднего заработка при увольнении мы писали здесь.

Что касается получения непогашенной задолженности, то работодателю следует обратиться к тексту договора о предоставлении работнику займа. Если в нем есть условие о досрочном погашении займа при увольнении из организации, то работодатель вправе потребовать погашения всей суммы. Отказ работника выполнить условия договора можно оспорить в суде по общим правилам гражданского судопроизводства ().
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.