Графические нотации для изображения схем бизнес процессов. Нотации для моделирования бизнес-процессов и их поддержка

Нотация моделирования бизнес-процессов BPMN (Business Process Modeling Notation) была впервые представлена публике еще в 2004 г. и описана консорциумом Object Management Group. В основе управления процессами в BPMN лежит идея, что сама стратегия управления опирается на три основные методологии: моделирования бизнес-процессов, анализа и оптимизации. В свою очередь, их поддерживает ряд инструментальных средств, служащих:

для разработки стратегии, описания, анализа, документирования;
информационной поддержки бизнес-процессов;
поддержки потока работ (Workflow management).

BPMN с самого начала создавалась как нотация, подходящая для применения любым пользователем - от бизнес-аналитиков и разработчиков до руководителей, менеджеров бизнес-процессов и просто рядовых сотрудников подразделений. Она объединяет различные точки зрения на бизнес- процесс, тем самым стандартизируя модель.

В официальном полном описании нотации BPMN указывается, что для разработки первой версии модели были объединены концепции и некоторые объекты следующих диаграмм и нотаций:

диаграммы активности UML;
диаграмма потоков активностей и принятия решений ADF (activity decision flow);
диаграмма событийных цепочек процесса ЕРС (event-driven process chain);
нотация функционального моделирования IDEF (Icam DEFinition for functional modeling);
другие модели (UMLEDOC Business Processes, RosettaNet, LOVeM).

В 2010 г. была опубликована версия BPMN 2.0, созданная при сотрудничестве многих исследовательских групп, в том числе консорциума OMG, Института Хассо Платтнера (Hasso Plattner Institut, Потсдам, Германия), университета Гумбольдта (Берлин, Германия), университетской инициативы Signavio.

В 2013 г. версия BPMN 2.0.1 была принята как международный стандарт IS0/1 ЕС 19510:2013 Информационные технологии. Модель и нотация процесса менеджмента объекта в групповом бизнесе.

Основные понятия и группы объектов в BPMN приведены в табл. 4.6.

Таблица 4.6

Основные понятия и группы объектов в BPMN

объектов	Описание
Действия	При помощи объектов Действия описываются задачи (бизнес-правила, сценарии, задачи-сервисы, задачи отправки сообщений и др.). Задачи затем детализируются, в том числе за счет маркеров действий (сценариев действий) и определения потоков (порядка и условий выполнения действий)
	События в BPMN, как и в некоторых других нотациях, относятся к категориям начальных, промежуточных и завершающих. К событиям относятся: отправка и получение сообщений, таймеры, ошибки, сигналы, остановы и другие виды событий. По сути, событие является индикатором происшествия, требующего дальнейшего участия пользователя, что возможно организовать, НЕ прерывая процесса (в отличие от предыдущих версий нотации)
Логические операторы	Логические операторы определяют порядок наступления событий процесса при ветвлении, слиянии или синхронизации
	Стандартные объекты данных (сообщения, хранилища, коллекции объектов), которые могут использоваться различными действиями
Хореография	Понятие, впервые появившееся именно во второй версии нотации BPMN. Его основная идея в отражении задач взаимодействия (обмена сообщения) между участниками (двумя и более)
Диалоги и взаимодействия	Определение характера информационных взаимодействий: один-к- одному либо один-ко-многим. Отличие от хореографии - в выделении нескольких пулов действий (swimlanes ) и детальном описании каждого из них (пример таких пулов приведен на рис. 4.17)
	Благодаря группе объектов Роли определяются: распределение обязанностей участников процесса; информационные потоки между ними; порядок обмена сообщениями

Нотация еЕРС (Extended Event-driven Process Chain, расширенная событийная цепочка процессов) предполагает описание алгоритма действий, выполняемых отдельными организационными единицами, что позволяет сформировать общий сценарий процесса как последовательность отдельных шагов.

Рис. 4.17.

Основными объектами диаграммы еЕРС являются элементы, приведенные в табл. 4.7.

Таблица 4.7

Объекты и нотация диаграмм еЕРС

Тип объекта	Описание	Графическое обозначение
	Состояние внешней и внутренней среды, являющееся также обязательным условием начала и окончания выполнения функции. Конечные события могут также быть начальными событиями для другого процесса
Логическое	Правила выполнения функции (если наступает только одно из событий или обязательно оба события) и правила наступления событий при выполнении функций (по сути, правила слияния и разделения ветвей процесса)
	Описание элемента работы, который представляет собой один этап процесса
Интерфейс процесса	Внешний (по отношению к текущей диаграмме) процесс или функция. Используется для указания взаимосвязи процессов (как для логической последовательности «следу- ющий/предыдущий процесс», так и для обозначения направления передачи объекта)
Интерфейс процесса
Объекты организационной схемы	Обозначение организационных единиц (должностей, подразделений, ролей) - исполнителей, владельцев или участников функций. Бизнес-роли в данном случае рассматриваются как требующие полномочий для управления функциями
Объекты организационной схемы

еЕРС нс случайна названа «расширенной» диаграммой - на практике в модели такого вида могут также включаться другие объекты, например:

товарно-материальные ценности;
бумажные и электронные документы;
продукты (используемые и производимые);
объекты информации;
информационные системы и их отдельные модули и функции;
базы данных;
цели (которые поддерживаются конкретной функцией);
места выполнения (например, производственный цех № 4);
другие элементы описания.

Между всеми объектами в обязательном порядке определяются связи, например, «создает» (документ), «распределяет» (задание между сотрудниками), «использует» (информационную систему 1C), «выполняет» (функцию выполняет менеджер), «принимает решение», «обеспечивает», «является владельцем» и многие другие.

Пример

Текстовое описание

Па вход процесса поступает запрос от клиента, который должен быть обработай. Ответственность за выполнение данной функции возлагается на отдел продаж. По результатам обработки запроса будет сформирован заказ в системе 1C.

Графическое описание

Рис. 4.18.

Как видно из рисунка 4.18, графическое описание алгоритма позволяет составить интегрированную картину процесса. Она, в свою очередь, может в дальнейшем использоваться либо как основа для «As-^-анализа, либо для последующей доработки и автоматизации как самого процесса, так и управления им с точки зрения достижения целевых показателей эффективности.

Архитектура интегрированных программных систем ARIS - инструментальная система моделирования бизнеса, разработанная компанией IDS Scheer AG и ныне принадлежащая Software AG.

ARIS и как методология, и как платформа обеспечивает проектирование, внедрение и управление бизнес-процессами как в процессе повседневной работы, так и для целей анализа, оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов.

Модель организации в ARIS может быть определена как совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих графических моделей, которая адекватно описывает моделируемые предметные области деятельности организации (рис. 4.19).

Рис. 4.19.

Таким образом, ARIS как методология позволяет моделировать такие подсистемы предприятия, как организационная, функциональная, информационная, процессная и подсистема входов/выходов. Они формируются на трех уровнях описания, иерархически идущих от анализа проблем бизнеса к конкретной реализации при помощи ИТ:

уровень требований (семантические модели);
уровень спецификации (бизнес-описания с ориентацией на информационные технологии);
уровень реализации (модели, еще более детализирующие спецификации на уровне информационных технологий).

Для каждого из представлений программный продукт ARIS предусматривает различные виды диаграмм:

организационная диаграмма;
диаграмма данных ERM;
диаграммы BPMN 2.0;
процессный ландшафт (цепочка добавленной стоимости VACD);
системный ландшафт (диаграмма компонентов);
иерархическая диаграмма активностей (whiteboard );
диаграмма бизнес-процессов ЕРС;
диаграмма ИТ-инфраструктуры (сети);
диаграмма общего вида.

Методология ARIS исходит из предположения, что деятельность предприятия может быть полностью описана при помощи иерархии моделей. Также используются различные инструменты, которые позволяют получить новые возможности (табл. 4.8).

Расширения ARIS

Таблица 4.8

Дополнительные инструменты	Предоставляемые возможности
Процессная аналитика	Визуализация проблем производительности
	Получение отчетов/оповещений о достижении критических отметок показателей процессов
	Мониторинг данных, процессов и их ключевых индикаторов (например, функционально-стоимостной анализ затрат)
Управление	Управление бизнес-операциями, рисками и требованиями, контроль исключений
Управление политиками и соответствием требованиям регуляторов	Формирование карт политик в бизнес-контексте с разграничением зон ответственности
	Сочетание политик управления требованиями, рисками и процессами
	Ведение журнала аудита с возможностью формирования сложных отчетов (в том числе по контрольным панелям)
Управление взаимодействием: создание рабо- чей платформы коллаборации	Организация общих обсуждений процессов/приложений/данных
	Представление моделей процессов в формате web-страниц
	Публикация моделей процессов в интранет-сети компании
	Возможность для специалистов компании предложить свои улучшения в процессах
Симуляция	Возможность «прогона» (симуляции) моделей BPMN 2.0 и ЕРС для выявления различий моделей As-Is и То-Ве
	Получение статистики и сводной информации по результатам симуляции моделей в режиме реального времени
	Возможность проведения сценарного анализа «Что, если» для определения степени зависимости результата и показателей процессов от определенных факторов и групп факторов
Моделирование бизнес-правил	Возможность определения логики бизнес-правил и связывания сформированных с их помощью структурированных моделей с электронными таблицами (например, для анализа стоимости процесса)
Управление оптимизацией	Интеграция информации о структуре и значениях ключевых показателей эффективности процессов, моделях бизнес-процессов, информации о центрах затрат для поддержки принятия стратегических решений

Одной из главных стадий при проектировании ИС является описание бизнес-процессов, для чего необходимо выбрать нотацию, в которой оно будет выполнено. На данный момент существует ряд наиболее распространенных языков графического описания бизнес-процессов: IDEF, UML и ARIS. Для выбора наиболее подходящей для данной работы нотации описания бизнес-процессов, необходимо выполнить анализ каждой из них и оценить достоинства и недостатки.

IDEF - это семейство методов моделирования, состоящее из 15 подходов описания бизнес процессов (от IDEF0 до IDEF14). Данная нотация применяется для построения функциональной модели системы . Несмотря на большое количество нотаций, входящих в эту методологию, наиболее часто применяемыми на практике являются IDEF0 и IDEF3, которые будут рассмотрены в рамках текущего анализа. Пример диаграммы IDEF0 отображающей функции и процедуры, а также потоки информации и материальных средств отображен на рис. 1.2.

Рисунок 1.2. Нотация IDEF0

Пример использования нотации IDEF3, описывающей логическую последовательность выполнения работ, представлена на рис. 1.3.

Рисунок 1.3. Нотация IDEF3

При отслеживании потоков документации при использовании методологии IDEF возникает необходимость совместного использования нотации DFD.

Вторая наиболее широко применяемая методология - это методология UML, являющееся объектно-ориентированный языком моделирования для описания сложных систем. Язык UML позволяет перейти от описаний системы непосредственно к написанию компьютерных программ и сформировать основу будущего средства автоматизации. Поэтому он содержит более 10 различных типов диаграмм, представленных на рис. 1.4.

Рисунок 1.4. Диаграмма языка UML

Для описания бизнес-процессов используется диаграмма деятельности.

ARIS - это технология описания предприятий, являющееся комплексом средств для анализа и моделирования деятельности предприятия. Пример диаграммы, описанной в нотации ARIS отображен на рис1.5.

Рисунок 1.5. Диаграмма ARIS

Методология поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты системы:

· организационные модели, представляющие иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
· функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
· информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
· модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы .

Каждая нотация предоставляет большое количество возможностей для описания бизнес-процессов. Однако моделирование событий в ARIS позволяет создавать более подробные и корректные описания процессов, но необходимо обратить внимание на сложность и трудоемкость описания по сравнению с другими рассмотренными нотациями (Таблица 1.1 ). Эффективность использования нотаций может варьироваться в зависимости от решаемых задач. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 позволяет решить эту задачу. С другой стороны, процедура, выполняемая одним сотрудником, может быть более адекватно описана при помощи языка ARIS, чем при помощи IDEF0 или IDEF3.

Таблица 1. 1. Сравнительная таблица нотаций описание бизнес-процессов

Показатель
Принцип построения диаграммы	Принцип иерархии		Временная последовательность выполнения процедур	Временная последовательность выполнения процедур
Входящая информация	Стрелки сверху / слева			Используется отдельный объект
Исходящая информация	Стрелка справа		В диаграмме активности нет - отображается в отдельной диаграмме	Используется отдельный объект
Наглядность модели
Возможность взаимосвязи функциональной и информационной модели
Основная область применения методологий		Для построения модели бизнес-процессов		Для разработки основы ИС и моделирования БП

Для выбора конкретной нотации для описания бизнес-процессов, необходимо определить критерии, удовлетворяющие требованиям данной работы:

· Возможность визуального отображения входящих / исходящих документов, информации, используемой инфраструктуры и т.д.
· Возможность описания деятельность компании с различных точек зрения.
· Возможность взаимосвязи моделей, построенных в различных нотациях.

Вышеуказанные возможности полностью реализованы в нотации ARIS, которая и будет использована для описания бизнес-процессов в данном исследовании.

В процессе разработки информационной системы необходимо учитывать комплекс условий и требований, предъявляемых к ней Департаментом - система должна носить комплексный характер и включать справочную, экспертную и аналитическую компоненты.

Для реализации такого комплексного подхода к определению разрабатываемой ИС хранилище системы должно включать базу знаний, базу документов и базу данных, собранных для анализа.

Разрабатываемая ИС удовлетворяет следующие требования:

· справочный характер ИС - разрабатываемая система в диалоговом режиме предоставляет пользователям необходимую в процессе реализации проектов информацию (советы, извлеченные уроки, шаблоны документов и др.);
· экспертный характер ИС - при заполнении системы начальными данными, в том числе определение показателей оценок методик и рангов проектов, применены опыт, мнения и советы ведущих экспертов Компании;
· аналитический характер ИС - для реализации системы были проанализированы методики управления проектами и выбраны наиболее критичные (в рамках данного исследования) данные для включения в систему;
· база знаний в ИС - при создании в системе нового проекта определение методики его ведения происходит посредствам семантических правил в режиме «вопрос-ответ», расчет и определение которых выполняется в соответствие с рангами методик по показателям (Приложение Б.);
· база документов в ИС - в системе хранится ряд документов в библиотеках узла: проектные процедуры, шаблоны календарных планов, уставов и т.п.;
· база данных в ИС - подход реализации узлов на порталах SharePoint можно представить как реляционную базу данных, в которой её таблицами являются списки SharePoint.

Системой управления реализуемых бизнес-процессов является платформа разработки ИС - MS SharePoint 2013.

Разработка информационной системы, описание бизнес-процессов и настройка системы на платформе SharePoint 2013 приведена в Главе 2.

Меня часто спрашивают - что почитать о бизнес-процессах?
Одним из лучших сайтов на просторах рунета является www.klubok.net . Я сам "вырос" на форуме и статьях этого сайта. Многие статьи не потеряли актуальности и сейчас. Начать учиться рекомендую именно с него.

А вот если говорить о книгах - то уверенно могу сказать лучшая книга о бизнес-процессах - это книга, написанная Репиным и Елиферовым: "Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация".

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте.

В статье рассмотрены вопросы выбора нотации для описания процессов с целью последующей регламентации. Сравниваются между собой часто используемые нотации Work Flow, такие как: «Простая блок-схема» в MS Visio, «Процедура» Business Studio, нотация ARIS eEPC и другие.

При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.

Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, - это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.

Введение

Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.

Сравнение нотаций

Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:

«Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
«Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
«Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
ARIS eEPC.

В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на рис. 1-4.

Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»).

На схеме рис. 1. Последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов - при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы ни то, и не другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т.п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты - процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т.п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

а) описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
б) описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
в) описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (рис. 1.) способа использования «ромбиков».

«Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)
«Плюсы»	«Минусы»
Наглядное отображение «логики» выбора тех или иных выходов процесса. Акцентирование внимания исполнителя на точку принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий.	Вынос логики принятия решения «наружу» операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов). Неудобно документировать процесс (приходится дублировать «ромбики» текстом при формировании текстового описания операции). Схема процесса становится информационной перегруженной. «Ромбики» часто используются слишком формально, без реальной необходимости.

На рис. 2. показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме рис. 1. Схема рис. 2. выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности, эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»).

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 2., показаны ниже.

В целом, применение схем в формате, подобном представленному на рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

На рис. 3. представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы не стандартным образом - не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т.п.

Второй особенностью схемы процесса, представленной на рис. 3., является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником - стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок - стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход дает возможность:

существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом:
вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 3., показаны ниже.

Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»).

В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на рис. 3.

На рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы так же существенно выше.

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)
«Плюсы»	«Минусы»
При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса.	Сложность восприятия. Значительная трудоемкость формирования схемы. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем. Информационная избыточность. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования.

В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.

Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio).

Описание процесса для целей последующей автоматизации

Интересно посмотреть на рассматриваемую схему процесса в случае, если она описана в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т.е. процессов которые поддерживает система BPM.

Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А.А. Белайчук - Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:

На рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на рис.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки - ромбами, данные - пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления - сплошные линии, потоки данных - пунктирные.

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением - «движком» BPM-системы.

В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинг www.bpmntraining.ru .

Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0.

Практика жизни

На рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» - применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.

При формировании схемы рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т.п.

Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.

Выводы

Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.
Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:

трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т.п.);

Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.

В.В. Репин , к.т.н., доцент, Исполнительный директор ООО «BPM Консалтинг Групп », зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru

Именно эти простые принципы я и пытаюсь донести до руководителей предприятий, которые очарованные красивыми презентациями программных продуктов зачастую забывают, что часто простой чек-лист лучше 10 страниц регламентов.

И обозначил свое отношение к самому продвинутому из них – графическому описанию. Все методологии моделирования бизнес процессов состоят из определенных элементов и правил. Пришла пора поговорить о нотациях.

Нотация – это набор знаков и правил, которые используются для графического описания или моделирования бизнес процессов. Проще говоря, нотация определяет, как мы обозначаем на схеме процессы, операции, события и т.д., а также по каким правилам соединяем их между собой.

Можно отметить 3 самые популярные нотации: семейство IDEF, eEPC и BPMN 2.0. Я не буду рассказывать об истории возникновения, развития и правилах использования нотаций – все это можно прочитать в Википедии. Вместо этого представляю свой взгляд на их использование сугубо с практической точки зрения.

Популярные методологии моделирования бизнес процессов

Семейство IDEF

Ну всё-таки небольшое вступление будет. IDEF – это не одна нотация, а целое семейство. Различаются они по порядковым номерам – IDEF0, IDEF1, IDEF2 и т.д. Каждая нотация имеет свои особенности и используется для описания разных элементов бизнес-системы. Рассматривать будем семейство в целом.
Итак, IDEF. Первое что надо знать, IDEF является самой «старой» нотацией. Второе, она уже очень давно (десятилетия!) не развивается. Отсюда первый камень в огород. Семейство IDEF безнадежно, морально, функционально устарело.
Дальше. Использовать модели бизнес процессов, выполненных в IDEF, крайне сложно. Как для изучения, так и для анализа. Ниже представлен пример схемы бизнес процесса. Судите сами.

Нотация имеет ограничения по количеству отображаемых на схеме процессов – не больше 7. Отсюда возникает необходимость подстраивать описания под эти правила. Кроме того, существуют правила, которые сильно усложняют жизнь как «писателям» бизнес процессов, так и «читателям».
В совокупности это влечет за собой огромное количество тяжелых для восприятия, крайне запутанных схем. Но есть и плюс – вне зависимости от того, в какой программе вы составляете модель процесса в нотации IDEF, блок-схема будет ориентирована на лист формата А4 в альбомной ориентации. Т.е. распечатывать такие схемы удобно. На этом плюсы закончились)
О программном обеспечении. Да, существует огромное количество ПО, поддерживающего моделирование в этой нотации. В том числе и бесплатное. Но в большинстве своем оно тоже устарело и не позволяет решать актуальные на сегодняшний день задачи. В конце концов, нарисовать модель бизнес процесса можно в любом графическом редакторе. Начиная от элементарного Paint и заканчивая профессиональными инструментами, например, Microsoft Visio. Даже от руки на листе бумаги можно создать схему.
К слову, именно из потребности в автоматизации, т.е. в переводе моделей бизнес процессов в программу, и родились современные нотации. В том числе IDEF. Именно этим обусловлена строгость соблюдения правил моделирования. Машина может понять строгий графический язык, но не в состоянии понять текстовое описание.

Резюме – если вы встали перед выбором нотации для описания и моделирования бизнес процессов, ни в коем случае не останавливайтесь на IDEF.

Нотация eEPC

А вот это уже интересно. Само название нотации Событийная цепочка процессов (event driven process chain, «e» вначале означает extended, расширенное) говорит о том, что моделирование в данной нотации сосредоточено вокруг событий. А именно события и определяют развитие процесса.
В основе этой нотации лежит… Одна из нотаций семейства IDEF. А конкретно IDEF3. Впрочем, eEPC намного функциональнее и нагляднее.

Модели, построенные в этой нотации, позволяют довольно эффективно изучать и анализировать бизнес процессы. На одной схеме можно увидеть не только порядок выполняемых процессов, но и события, которые управляют развитием процесса, документы, информационные системы, ресурсы, персонал и т.д. Несмотря на то, что базовый набор знаков нотации невелик, существует большое количество возможностей для моделирования любого процесса. Логика построения весьма проста и понятна.

Безусловно, присутствуют и существенные недостатки. К примеру, невозможно отобразить процесс в виде переходящего потока работ по ролям бизнес процесса. Иными словами, не очевидно как происходит взаимодействие между участниками процесса. А это серьезный недостаток как с точки зрения восприятия схемы, так и с точки зрения анализа.
В нотации eEPC отсутствуют типы событий, что не позволяет отличить, к примеру, событие времени от входящего сообщения. Также отсутствует разделение потоков на рабочие и информационные, а это усложняет чтение диаграмм.

Практически любое программное обеспечение, если только оно не заточено под конкретную нотацию, позволяет моделировать бизнес процессы в нотации eEPC.
Платформа ARIS, предназначенная для комплексного управления бизнес процессами, использует именно eEPC для моделирования процессов. Платформа позволяет задавать характеристики всех элементов в процессе, изменять их и оценивать влияние на систему, т.е. проводить полноценное моделирование.
Все это, конечно, неплохо, но, на мой взгляд, ПО имеет два существенных недостатка: высокая стоимость и ориентация на сложные, комплексные программные решения. Оба недостатка не позволяют использовать ПО в небольших компаниях и даже в крупных требует огромного количества ресурсов для интеграции и поддержания работоспособности.

Резюме – нотация eEPC является не самым плохим решением для описания и моделирования бизнес процессов.

Нотация BPMN 2.0

Скажу сразу, на мой взгляд, это лучшая нотация для описания и моделирования любых бизнес процессов.
BPMN (Business Process Model and Notation) – Нотация управления бизнес процессами. Вот так скромно и без прикрас назвал свое детище Институт управления бизнес процессами (BPI). Да, созданием и развитием BPMN занимается целый институт. Одно это говорит о том, что нотация является результатом серьезной, научно обоснованной работы. Более того, работа эта происходит постоянно, а в настоящее время нет ничего важнее постоянного развития инструментов управления. Впрочем, перейдем к сути.
BPMN – самая удобная, гибкая, наглядная, функциональная и вместе с тем простая нотация.
Существенным отличием является наличие понятия “дорожка”. Дорожка – это область в модели процесса, которая отображает все, что выполняет конкретный человек в данном процессе. Естественно, если процесс затрагивает разных людей, то посредством дорожек отображается их взаимодействие. И это крайне важно.

Дело в том, что наибольшие проблемы в бизнес процессах лежат на стыках работ разных исполнителей (ролей, процессов). Модели в нотации BPMN позволяют увидеть и проанализировать все взаимодействия.
Набор знаков в BPMN достаточен для описания любого процесса и обозначения любых типов событий. Кстати, только в этой нотации существует разделение событий на события начала, окончания и промежуточные события. Почему это важно? Потому что процесс всегда начинается и заканчивается событием. Или событиями. Данное разделение позволяет сразу понять, с чего начинается и чем заканчивается процесс.
Существует разделение потоков на рабочие, информационные и ассоциации. Это позволяет разделять поток работ, потоки обмена информацией и потоки, определяющие принадлежность, к примеру, документов к тому или иному процессу. В свою очередь, данное разделение облегчает чтение и анализ моделей бизнес процессов.
Помимо стандартных наборов значков, BPMN позволяет создавать свои, что позволяет адаптировать нотацию к любым потребностям.

Отдельно хочу отметить правила нотации. Они очень гибкие. Существует множество вариаций моделирования процесса. С одной стороны, это снижает упорядоченность и требует определить, какие правила мы будем использовать в компании до начала описания процессов. С другой стороны, это позволяет создать уникальный, учитывающий ваши особенности инструмент моделирования бизнес процессов. На основе BPMN вы можете создать собственную нотацию без особых проблем.

Программы, ориентирующиеся на использование нотации BPMN, являются самыми активно развивающимися. Многие из них можно использовать бесплатно, при этом получать полный функциональный набор. К примеру, программа BizAgi. Это целая платформа, которая позволяет не только моделировать и анализировать, но и создавать исполняемые бизнес процессы. Это ПО можно внедрять в компании любого типа, размера, с ориентацией на любой бюджет.

Одним из огромных плюсов данной нотации является возможность многих программ переводить модели бизнес процессов непосредственно в программный код. Это существенно упрощает процесс разработки ПО. Поэтому многие разработчики отдают предпочтение нотации BPMN.

Есть еще возможности связки моделей BPMN и 1С. В итоге получается эффективная система управления процессами с возможностью отслеживания онлайн. Но об этом я буду рассказывать в другой раз в обзоре программ для моделирования и управления бизнес процессами.

Резюме – нотацию BPMN выбирает большинство профессионалов в управлении бизнес процессами. Она наиболее современная и активно развивающаяся. Я рекомендую работать именно с ней.

На основании чего стоит выбирать нотацию? Я мог бы начать рассказывать о целях и задачах описания. Подробно рассматривать сравнительные особенности каждой нотации. Рассуждать об удобстве работы с каждой из них. Но не стану. Все намного проще.

Выбирайте ту нотацию, с которой у вас уже принято работать.
Если не принято, выбирайте BPMN.
Выбирайте ПО и соответственно ту нотацию, с которой оно работает.
Не знаете с чего начать? Начинайте с BPMN.

Если перед вами стоит задача описать работу организации, у вас на руках огромное количество неупорядоченной информации. Вы в растерянности и не знаете, с какой стороны ко всему этому подступиться, советую следующую последовательность действий:

2. Определить какой тип модели бизнес процесса вам необходимо построить и выбрать список методологий, которые могут быть использованы при моделировании (используйте путеводитель, описанный ниже);

3. Сравнить методологии и нотации моделирования для вашего типа модели и выбрать подходящую для вас методологию:

Методологии моделирования бизнес процессов верхнего уровня и потоков данных;
Методологии моделирования потоков работ;
Методологии моделирования структуры информации.

4. Построить модель.

Путеводитель по нотациям и методологиям

Для того, чтобы не запутаться во всевозможных методологиях и нотациях, которые используются для построения самых распространенных моделей организации (модели управления — бизнес процессы на верхнем уровне, модели потоков работ и информационной модели — структура информации), предлагаю путеводитель и его дальнейшую детализацию.

Если хотя бы одно название методологии, нотации вам не знакомо, то читайте далее, если все знакомо, но интересно и хочется освежить память, то бегло просмотрите.

Классические методологии

Несмотря на свое различие, в основном связанное с названием диаграмм и видов используемых объектов, современные методологии описания бизнес процессов практически идентичны и представляют из себя незначительные изменения классических стандартов.