Причины и порядок перерегистрации онлайн-кассы в фнс. Не закрыли смену на онлайн-кассе: что делать и как избежать наказания Узнает ли об этом налоговая инспекция

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм - корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса - устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах - тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта. Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия - месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств. При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

документирование с помощью учетных документов - во всех случаях;
документирование с помощью фискальных документов - в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса - в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

Приходных операций .

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов - приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов - чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов - первые могут составляться на основании вторых.

Расходных операций .

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки - но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе .

Главная из таких операций - отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Во всех указанных 3-х разновидностях операций учитываются исключительно наличные денежные средства. Эквайринг в счет не берется - поскольку транзакции там проводятся не на кассе, а по расчетному счету хозяйствующего субъекта. На расчетном счете учет ведется по совершенно иным принципам.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Касса в узком смысле - именно как обустроенное место работы кассира, на котором установлена ККТ (в современной модификации - онлайн-касса), предполагает совершение:

Операций по приему наличных денежных средств (либо оплаты с помощью банковских карт) от покупателей (клиентов) в счет оплаты товаров или услуг.

Вне зависимости от того, каким образом приняты денежные средства - наличными или по карте, факт их приема прописывается в фискальном регистраторе онлайн-кассы. Затем формируется кассовый чек - в бумажном и электронном (если покупатель попросит) виде с определенным признаком (в общем случае — «приход»).

Операций по выдаче наличных средств покупателям (отправке денежных средств на счета банковских карт):

при возврате товаров (например, некачественных), компенсации за некачественные услуги;
при приобретении каких-либо товаров у физических лиц (например, овощей у фермеров).

Все они, в свою очередь, также прописываются в фискальном регистраторе, а затем фиксируются в специальных кассовых чеках с соответствующим признаком (при возврате некачественного товара это признак «возврат прихода», при покупке товара у физического лица — «расход»).

После выполнения онлайн-кассой предусмотренных функций на ней могут быть сформированы дополнительные фискальные документы - прежде всего, различные отчеты.

Отметим, что непосредственно перед началом пользования кассой - когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня - отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены. Все фискальные документы в установленном порядке передаются в ФНС (через Оператора фискальных данных).

Не предполагается распечатка каких-либо отчетов в бумажном виде в целях передачи в ФНС. Большинство из них передаются налоговикам электронно.

Главный нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется формирование фискальных документов - Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, на рабочем месте кассира, на котором стоит онлайн-касса, совершаются следующие 2 независимые категории операций:

как и на любой другой кассе - те, что подлежат отражению в РКО, ПКО, Кассовой книге;
фискального характера - свойственные исключительно для онлайн-кассы (при этом, к кассовым операциям не относятся те, что осуществлены в рамках эквайринга).

При этом, РКО и ПКО могут заполняться на основе сведений из фискальных документов (как частного примера носителей платежных данных, подлежащих документированию в рамках кассового учета). Поэтому, определенная взаимосвязь между указанными видами операций все же есть. Но, очевидно, если на кассе не используется ККТ, то документирование будет происходить только с применением указанных унифицированных документов.

В обоих случаях - как при документировании, так и при фискализации, на кассе могут оформляться различные дополнительные документы - в подтверждение юридической обоснованности операции.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется документирование кассовых операций в рамках 2-х процедур - (условно данную процедуру можно назвать «учетным документированием») и фискализации. Их сочетание типично для работы торгового предприятия.

Ознакомимся также с дополнительными документами, которые могут применяться при обеих типах операций на кассе магазина.

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

Начало смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
в рамках учетного документирования - внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

Работа в течение смены - прием оплаты от покупателей за товары или услуги .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге - чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
в рамках учетного документирования - нет;
прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

«приход» — когда происходит обычная оплата за товар или услугу;
«возврат прихода» — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
«расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
«возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), который .

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами - для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции - документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо - наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Чек коррекции - это, по сути, разновидность обычного чека, но только без детализации фискализируемой суммы (поскольку, очевидно, состав товаров, которые бы эту сумму составляли, определить крайне сложно).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом - пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть - разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

Завершение смены .

Основные действия кассира:

в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

На онлайн-кассе рабочая смена должна быть в любом случае закрыта не позднее, чем через 24 часа после формирования отчета об открытии смены.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

о закрытии смены;
о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены - которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после - вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Важный нюанс: в отчете о состоянии счетчиков, который дополняет отчет о закрытии смены, операции по приему (выдаче) наличных денежных средств и те, операции, что совершены в рамках эквайринга, разделены. В РКО и ПКО нужно отразить только операции с наличными денежными средствами по отчету.

Эквайринговые операции документируются:

в рамках фискализации;
в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации - если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного - поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется ПКО - нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Резюме

В процессе использования онлайн-кассы могут использоваться документы:

Фискальные - чеки, отчеты.

Они формируются строго на онлайн-кассе с помощью кассового ПО. В общем случае подлежат отправке в ФНС через ОФД. При необходимости могут быть распечатаны на чековом принтере.

Кассового учета - ПКО, РКО, Кассовая книга.

Они отражают все приходы и расходы на кассе предприятия - не только те, что проведены через онлайн-кассу (при этом, из числа проведенных на ККТ исключаются эквайринговые операции, поскольку они не относятся к кассовым, а проводятся с использованием расчетного счета хозяйствующего субъекта).

По тем операциям, которые связаны с движением наличных средств, при котором осуществляется их фискализация с помощью онлайн-кассы, ордера и Книга заполняются на основании сведений по фискальным документам (в общем случае - по отчету о состоянии счетчиков, который создается вместе с отчетом о закрытии смены).

Дополнительные - в обоснование проведения кассовых операций.

Например — объяснительные записки кассира о неприменении ККТ, заявление от покупателя на замену или сдачу товара.

Видео — открытие и закрытие смены, снятие кассовых отчетов на Смарт-Терминале Эвотор:

Истек законодательный срок действия

Срок функционирования фискальных накопителей отличаются в зависимости от системы налогообложения бизнеса. Существуют устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

Переполнилась внутренняя память устройства

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

Фискальный накопитель вышел из строя

При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.

Изменился владелец онлайн-кассы, в которую вставлен ФН

Один накопитель может быть применен только одним налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) - это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

Заводской номера в паспорте не соответствует номеру в электронной памяти устройства

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

При обновлении прошивки кассы и кассовой программы до ФФД 1.05 или 1.1

Во всех кассах, купленных до 1 июля 2017 году, установлена прошивка версии 1.0. Данная версия прошивки будет действовать до 1 января 2019 года. По закону при обновлении прошивки необходимо заменить фискальный накопитель. Поэтому рекомендуем вам обновлять прошивку онлайн-кассы при плановой замене фискального накопителя.

Если ваша онлайн-касса подключена к кассовой программе, то при перепрошивке необходимо обновить и кассовую программу.

Порядок замены фискального накопителя

Для замены фискального накопителя необходимо выполнить следующие действия:

Закрыть архив ФН в драйвере онлайн-кассы;
Отправить отчет о закрытии ФН в ОФД;
Переустановить ФН;
При необходимости обновить прошивку кассы;
При необходимости обновить кассовую программу;
Перерегистрировать онлайн-кассу в ФНС с новым ФН;
Приобрести контракт с ОФД на год или 3 года.

Только после этого можно продолжать работать на онлайн-кассе!

Где купить фискальный накопитель?

Вы можете приобрести устройство в нашем сервисном центре по выгодной цене.

Дополнительные услуги

В компании «Первый БИТ» накоплен большой опыт работы с кассами и, в том числе, с онлайн кассами: Атол, Эвотор, Штрих, Меркурий, Дримкасс, Вики Принт и другими ККТ.

Услуга	Стоимость
Контракт с ОФД на 1 год	3 000 руб.
Контракт с ОФД на 3 года	6 700 руб.
Выезд специалиста для замены ФН на месте	Зависит от местоположения
Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС и ОФД	Зависит от типа регистрации
Перепрошивка кассы на новый ФФД 1.05 или 1.1	Зависит от модели кассы
Обновление кассовой программы под новый ФФД 1.05 или 1.1	Зависит от кассовой программы

Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.

После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.

Если смена не закрыта

Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.

Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.

Как поступать в таком случае

Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).

Как закрыть смену

Весь алгоритм необходимых действий весьма несложен, хотя он может и различаться в нюансах, в зависимости от конкретной модели и модификации. В целом действия сводятся к следующему: выбирается раздел «Закрытие кассы», и там действие «Закрыть смену». Далее действие продолжается в автоматическом формате. Если этого не происходит, то отчет о закрытии формируется в ручном режиме. Чтобы это сделать, в разделе «Кассовые отчеты» выбирается х-отчет. Тут же происходит печать и касса закрывается. Это дает возможность для открытия новой смены - можно продолжать работу.

Ответственность за нарушение

Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.

Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.

Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:

для ИП/должностного лица – 1500 – 3000 рублей;
для ЮЛ – 5 000 – 10 000 рублей.

Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.

Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.

Контрольная лента нужна для сохранения информации о производимых в течение дня кассовых операциях. При замене ЭКЛЗ порядок действий в 2018 году зависит от причин обновления этой детали – поломка или достижение показателя планового износа. Причём устройство не может быть заменено работниками самостоятельно: для этой процедуры необходимо привлекать компанию, обслуживающую ККМ.

Причины и условия обновления блока ЭКЛЗ

ЭКЛЗ представляет собой устройство со встроенной флэш-памятью и системой криптографического шифрования данных. Максимальный объем сохраняемой информации составляет 16 мегабайт. Все проведенные платежные операции автоматически записываются на контрольной ленте. Эти сведения невозможно откорректировать или частично изъять.

ЭКЛЗ содержит защищенную от внешнего воздействия контрольную ленту, на которой отражена информация по каждому выбитому чеку. Блок памяти опломбируют и этим обеспечивают сохранность его внутренних элементов от несанкционированного доступа пользователей.

Срок действия ЭКЛЗ зависит от двух факторов:

Запас фиксируемой информации ограничен объемом чеков, равным 100 тыс. экземпляров.
Истечение временнОго ресурса работы блока, который устанавливает производитель на уровне 1 года с одним дополнительным месяцем.

При исчерпании любого из лимитов работа ЭКЛЗ приостанавливается, функционирование ККМ блокируется.

Узнать о том, что скоро нужна замена ЭКЛЗ, можно из появившегося на z-отчете предупреждения о нехватке памяти. После первого уведомления об исчерпании ресурса работы до блокировки ККМ проходит около 3-х месяцев.

Назовём условия, возникновение которых служит причиной обязательного обновления блока ЭКЛЗ:

память заполнена на 9/10;
отведенный производителем эксплуатационный срок подходит к завершению;
сбои в функционировании ЭКЛЗ;
проведение процедуры перерегистрации кассового аппарата.

Порядок замены блока с контрольной лентой

Для обновления внутренних элементов кассового аппарата, отвечающих за накопление фискальных данных, необходимо заключить договор со специализированной компанией. При наличии действующего соглашения сразу оформляют заявку на ремонт. Уведомить о необходимости планового или гарантийного обновления ККМ должен руководитель предприятия или его доверенное лицо.

При плановой замене устройства расходы по оплате услуг привлекаемых специалистов производят за счет компании, эксплуатирующей кассовый аппарат. В стоимость услуги входит:

покупка нового блока ЭКЛЗ;
оплата тарифа работы специалиста, проводящего замену;
доставка ККМ в сервисный центр или оплата проезда специалиста к месту установки оборудования.

Алгоритм действий субъекта хозяйствования при плановой замене блока с памятью ККТ таков:

Если в течение первого года эксплуатации устройство вышло из строя, но память не исчерпала свой ресурс, замена поврежденного элемента происходит в рамках гарантийного обслуживания. В этом случае пользователь ККМ передает аппарат в ЦТО вместе с приложенным к нему:

последним зед-отчетом;
паспортом ЭКЛЗ.

При ремонте всю накопленную фискальную информацию переносят на внешний носитель. По выявленным неполадкам оформляют акт и заявку на экспертизу генеральным поставщиком с последующим обновлением неисправных элементов.

Документальное подтверждение процесса замены

При обновлении блока памяти в кассовом аппарате этот факт должен быть зарегистрирован в Налоговой службе. Для этого в ФНС необходимо представить:

паспорт кассового аппарата;
документ, отражающий информацию о версии устройства;
паспорт на заменяемый блок ЭКЛЗ;
журнал по форме КМ-4;
заявление на замену на бланке, выданном в ЦТО;
действующее соглашение на ТО кассового аппарата;
оформленная первая часть бланка КМ-2, которую визирует специалист ФНС.

После проведения всех процедур по замене блока памяти в налоговую инспекцию надо принести паспорт на новый блок ЭКЛЗ с формуляром ККМ и журналом по форме КМ-8. Также обязательно прикладывают дополнительный лист и паспорт на сам кассовый аппарат.

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Причины

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

ИНН налогоплательщика;
заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором - о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер - выданный при первичной регистрации ККТ.

Карточка регистрации онлайн-касса - документ, которым ФНС подтверждает регистрацию ККТ. Фактически, это «свидетельство о регистрации» устройства в государственном реестре. Пользователь онлайн-кассы может, если будет желание, получить электронную версию карточки в Личном кабинете налогоплательщика ФНС или запросить ее в бумажном виде при личном обращении в территориальное представительство ведомства.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

название модели ККТ;
заводской номер ККТ (он, как мы уже знаем изменен быть не может в принципе - только если ставится новая касса);
регистрационный номер кассы (как мы уже отметили выше, он при перерегистрации не меняется);
название модели фискального накопителя;
заводской номер накопителя;
реквизиты хозяйствующего субъекта, на которого зарегистрирована онлайн-касса (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, КПП юрлица, ОГРН или ОГРНИП);
адрес, по которому используется онлайн-касса;
место установки ККТ (указывается название магазина или, если процесс торговли не привязан к конкретному адресу - например, если ведется развозная торговля, здесь может быть отражен номер автомашины);
отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы в составе вендинг-машины;
номер вендинг-машины, если она используется;
отметка о наличии (отсутствии) у налогоплательщика статуса налогового агента или субагента;
отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы при продаже лотерейных билетов, приеме ставок;
отметка об использовании (неиспользовании) ККТ в развозной или разносной торговле;
отметка об использовании (неиспользовании) кассы при фискализации расчетов онлайн через интернет-магазин;
отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы в режиме без передачи данных;
отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы только в целях фискализации выручки при оказании услуг;
отметка об использовании (неиспользовании) кассы магазином, реализующим подакцизные товары;
сведения об Операторе фискальных данных (наименование, ИНН).

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы .

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

1500 - 3000 рублей - на должностное лицо или ИП;
5000 - 10 000 рублей - на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены - перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику - сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы - это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ - кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить - например, если магазин переезжает целиком в другое место города. В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы.

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы - замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер - который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя - и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин - хищение накопителя, повреждение, «глюк».

Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя .

Так, накопитель может быть заменен:

при приближении окончания срока его эксплуатации;
при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя - собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета - вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса - который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой - перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Чем перерегистрация онлайн-кассы отличается от её повторной регистрации

Повторная регистрация ККТ - процедура, которая состоит из двух этапов:

снятия ККТ с учета;
последующей постановки ККТ на учет.

Но в связи с чем возникает потребность в повторной регистрации? Неужели нельзя обойтись простой «одноступенчатой» перерегистрацией?

Оказывается, нет.

Дело в том, что в законодательстве однозначно прописан ряд оснований, при которых онлайн-касса обязательно снимается с учета в ФНС. Эти основания можно классифицировать по двум категориям:

Основания для снятия ККТ с регистрации по инициативе пользователя:

передача онлайн-кассы другому хозяйствующему субъекту;
потеря или хищение онлайн-кассы;
поломка онлайн-кассы.

Основания для снятия онлайн-кассы с регистрации по инициативе ФНС:

прекращение хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности (которое сопровождается соответствующей записью в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
обнаружение несоответствия ККТ требованиям закона;
истечение срока действия фискального накопителя (тот случай, о котором мы сказали выше).

Снятие ККТ с учета подтверждается специальной карточкой - по аналогии с карточкой, которая подтверждает постановку онлайн-кассы на учет. В этом одно из документальных отличий перерегистрации от повторной регистрации - в первом случае выдается новая карточка регистрации ККТ (и именно на основе сведений в ней нужно будет «мониторить» появление причин для очередной перерегистрации). Новая карточка также оформляется при повторной регистрации снятой ККТ с учета - но уже в рамках другой юридической процедуры.

В случае, если онлайн-касса снята с учета ФНС в связи с истечением срока эксплуатации ФН, то в течение 60 дней после этого пользователю нужно через Личный кабинет передать в ФНС фискальные данные с данного фискального накопителя. А если накопитель сломан - провести его экспертизу в порядке, предусмотренном п. 8.1 и 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Кстати, то же самое нужно сделать, если поломка стала причиной замены ФН (и, соответственно, основанием для перерегистрации ККТ). Но об этом чуть позже.

А пока что резюмируем приведенные выше тезисы о причинах перерегистрации ККТ и об отличиях данной процедуры от повторной регистрации в небольшой таблице.

Таблица

Когда нужна перерегистрация или повторная регистрация онлайн-кассы:

Причина (событие)	Требуемая процедура	Комментарии
Изменился адрес, место расчетов (либо иные реквизиты карточки регистрации - с учетом особенностей изменения состояния фискального накопителя)	Перерегистрация онлайн-кассы	Выдается новая карточка регистрации ККТ по завершении перерегистрации
Сломался фискальный накопитель, у которого не закончился срок эксплуатации Фискальный накопитель заменен по иным причинам, не связанным со сроком эксплуатации	Перерегистрация онлайн-кассы	Выдается новая карточка регистрации Если накопитель сломан, нужно произвести его экспертизу
Онлайн-касса сломалась (вне зависимости от состояния фискального накопителя)	Снятие ККТ с регистрации по инициативе пользователя	При необходимости производится повторная регистрация ККТ
Онлайн-касса украдена (вместе с накопителем или без него)
Онлайн-касса передана (вместе с накопителем или без него) в другую фирму
Закончился срок эксплуатации ФН (сломан он или нет - значения не имеет)	Снятие ККТ с учета по инициативе ФНС	Нужно передать фискальные данные с накопителя в ФНС через Личный кабинет Если ФН сломан, то нужно произвести его экспертизу
Хозяйствующий субъект прекратил деятельность	Снятие ККТ с учета по инициативе ФНС	При необходимости - повторная регистрация онлайн-кассы

Итак, мы узнали о том, когда нужна перерегистрация ККТ. Теперь ознакомимся с порядком ее проведения.

Заявление о перерегистрации ККТ

Перерегистрация онлайн-кассы осуществляется в соответствии с заявлением пользователя, которое в общем случае подается через Личный кабинет на сайте ФНС. А если касса используется в режиме без передачи данных в ОФД - на бумаге с применением формы по приложению № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.

Направить такое заявление в ФНС нужно оперативно - не позднее одного рабочего дня, следующего за тем, в котором произошли корректировки в «изменяемых» реквизитах карточки учета кассовой техники . Например - перерегистрация онлайн-кассы при смене адреса: после переезда магазина и фактического начала торговли на новом месте с применением ККТ.

В общем случае для перерегистрации ККТ достаточно одного лишь заявления. Но есть много обстоятельств, при которых оно может сопровождаться необходимостью предоставления в ФНС ряда дополнительных документов.

Видео — перерегистрация ККТ без замены ФН:

В частности, это нужно сделать, если причина перерегистрации - замена фискального накопителя. В этом случае в ФНС необходимо передать (в общем случае через Личный кабинет):

отчет о регистрации или об изменении параметров данной процедуры;
отчет о закрытии фискального накопителя (если ФН не был похищен или сломан - вследствие чего нет возможности сформировать на нем данный отчет).

В случае, если воспользоваться Личным кабинетом нет возможности, то фискальный накопитель нужно принести в ФНС вместе с бумажным заявлением о перерегистрации - необходимые данные будут считаны с него специалистами налоговой инспекции.

Если ФН сломан, то его нужно передать на экспертизу изготовителю. В течение 30 дней изготовитель направит пользователю техническое заключение о состоянии устройства и уведомит об этом ФНС. Если экспертиза покажет, что техническая возможность считывания данных с накопителя имеется, то нужно будет попытаться их передать в ФНС еще раз - через Личный кабинет (или принести на считывание непосредственно в само ведомство) в течение 60 дней после подачи в ФНС заявления на перерегистрацию ККТ.

Экспертиза будет бесплатной, если поломка накопителя связана с заводским браком. Налоговый орган вправе определить дополнительный порядок действий налогоплательщика при перерегистрации онлайн-кассы в связи с выходном из строя фискального накопителя.

В течение 10 дней после получения заявления о перерегистрации ККТ специалисты ФНС должны сформировать новую карточку учета онлайн-кассы, а затем направить ее налогоплательщику - через Личный кабинет или через ОФД.

Новую карточку также можно запросить в бумажном виде при личном визите в ведомство.

Видео — перерегистрация ККТ при замене ФН: