Должностные обязанности сотрудника архива. Должностная инструкция архивариуса - образец

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

4. Архивариус должен знать:

4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.

4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

4.3. Единую государственную систему делопроизводства.

4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.

4.7. Структуру предприятия.

4.8. основы организации труда.

4.9. Правила эксплуатации технических средств.

4.10. Законодательство о труде.

4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением об архиве.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

1.2. Создание справочного аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Архивариус организует работу по ведению архивного дела в организации. В частности, в должностные обязанности архивариуса входит хранение и обеспечение сохранности документов, которые поступили в архив компании. Рассмотрим, как прописать должностные обязанности архивариуса 2017 в должностной инструкции.

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения может быть более объемной, чем тот же документ в коммерческой организации. Это связано с тем, что в бюджетных учреждениях, например, образовательных или медицинских, обычно очень большой документооборот. Он может быть как электроным, так и вестись на бумажных носителях.

Обязанности архивариуса

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения 2017 закрепляет, что сотрудник обязан:

принимать и обрабатывать архивные документы, в том числе сортировать их по видам. Помимо этого архивариус выдает документы или их копии сотрудникам подразделении в пределах их полномочий. Кроме того, архивариус составляет отчетность по документообороту и т. д.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Основной функцией архивариуса в медицинском учреждении является обеспечение сохранности до- кументов, которые образуются в процессе деятельности учреждения.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предусматривает, что его назначает и увольняет главный врач в соответствии с действующим законодательством. Архивариус обычно непосредственно подчиняется заместителю главного врача по общим вопросам.

В своей работе архивариус руководствуется приказами и распоряжениями главного врача, типовым положением об архиве учреждения, должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения содержит следущие обязанности:

>принимать, регистрировать и хранить законченные делопроизводством документы;

осуществлять контроль за сохранностью и правильностью оформления дел в структурных подразделениях, участовать и давать рекомендации по составлению номенклатуры дел.

создавать и пополнять научно-справочный аппарат на документы, которые подлежат передаче на государственное хранение;

участвует в разработке номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления при передаче дел в архив.

шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

составляет сводные описи единиц как постоянного, так и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

ведет работу по составлению справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и оперативный их поиск;

участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Кроме того, в рамках своих должностных обязанностей архивариус предприятия:

следит за состоянием документов, своевременным их восстановлением, обеспечением в помещениях архива условий, которые требуются для их сохранности;
следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещении архива;
выдает по запросам архивные копии и документы;
составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
готовит информацию для составления отчетности о работе архива;
принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Генеральный директор

ОАО «___________»

_______________ ___________.

___ __________ 20__ г.

Должностная инструкция архивариуса № __

Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

4. Архивариус должен знать:

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
Единую государственную систему делопроизводства.
Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
Порядок ведения учета и составления отчетности.
Структуру предприятия.
Основы организации труда.
Правила эксплуатации технических средств.
Законодательство о труде.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, производственной санитарии.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

Положением об архиве.

Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

8. К работе архивариуса допускаются лица, прошедшие медосмотр, вводный и первичный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности и имеющие 1 группу по электробезопасности.

9. Архивариус обязан заботиться о личной безопасности и здоровье, а также о безопасности и здоровье окружающих людей в процессе выполнения любых работ; соблюдать осмотрительность при передвижении по всей территории речного порта, в здании административного корпуса, в помещении архива.

10. Архивариусу не прикасаться руками и предметами к токоведущим частям, проводам, кабелям и электрооборудованию, находящемуся под напряжением.

11. Работы выше 1 метра производить с применением исправных, испытанных и надежно установленных переносных лестниц или стремянок, применять для этой цели различные предметы (стулья, бочки, ящики) запрещается.

12. Лестницы-стремянки должны иметь на тетивах резиновые башмаки. Производить какие-либо работы с приставной лестницы, поддерживаемой другим работником, запрещается.

14. Обеспечивать устойчивую укладку штабелей архивных документов на верхних полках.

15. Не следует допускать образование нагромождения архивных документов на верхних ярусах во избежание их обрушения.

16. Запрещается подтаскивание архивных документов с соседних полок, находясь на лестнице или стремянке; также доставать документы с верхних полок, находясь внизу, во избежание их обрушения.

17. Не загромождать проходы различными архивными документами и другими предметами.

Обязанности

Основными задачами архивариуса являются:

1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

2. Создание справочного аппарата к ним.

3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов предприятия.

4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

9. Контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.

10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов, участвует в проведении инвентаризации, проводимую в отделе.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. При необходимости подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

14. Рационально планирует свой день.

Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела кадров о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, также создания надлежащих условий для обеспечения нормальной работы.

6. Корректировать свою деятельность в работе в зависимости от изменения обстоятельств.

Ответственность

Архивариус несет ответственность:

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим законодательством.

4. Архивариус несет личную ответственность за нарушение требований, изложенных в данной Инструкции согласно действующему законодательству, и лично отвечает за свои действия в части соблюдения требований техники и пожарной безопасности.

5. За полное материальное обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.

Квалификационные требования

1. Архивариус должен иметь начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Требования безопасности в аварийных ситуациях

В случае возникновения аварийных ситуаций немедленно сообщить непосредственному руководителю, администрации или руководству порта и действовать в соответствии с их распоряжениями.
При несчастном случае немедленно прекратить работу и сообщить о случившемся непосредственному руководителю.

Согласовано:

_______________________

Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.

Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

І. Общие положения

1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.

3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.

4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.

5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.

6. Архивариус должен знать:

правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
единую государственную систему делопроизводства;
инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
правила оформления актов об уничтожении документов;
организационно-штатную структуру предприятия;
нормы ведения учета и составления отчетности;
правила обращения со средствами коммуникации;
основные принципы организации труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
нормы делового общения, этики;
законодательство о труде Российской Федерации;
нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.

7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:

данной должностной инструкцией;
Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
законодательными актами РФ;
приказами, распоряжениями руководства.

ІІ. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.

11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.

12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.

13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.

14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.

15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.

16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.

17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.

19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.

ІІІ. Права

Архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.

3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.

4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.

7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.

8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.

9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.

10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.

12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.

ІV. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.

5. Качество ведения отчетной документации.

6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.

7. Последствия самостоятельных действий и решений.

8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.

9. Нарушение норм этикета, делового общения.

10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.

Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве. Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус. При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.

Оглавление:

Нюансы работы архивариуса

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Архивариус: должностные обязанности и требования

Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:

быть ознакомленным с основами делопроизводства;
отточить навык регистрации документов;
ознакомиться с правилами ведения архива.

Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально. Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения. Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.

Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.

Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.