Очередной отпуск по трудовому кодексу. Когда нужно предоставить отпуск по тк рф

Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году и другие важные вопросы расчета отпускных

Какова продолжительность отпуска по ТК РФ 2016, как рассчитать стаж для отпуска, как разделить отпуск и как оформить отпуск по графику – в рамках статьи остановимся на этих вопросах.

Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году

Обычно ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам в календарных днях. Минимум на 28 календарных дней (ст.115, 120 ТК РФ). Но есть случаи, когда отпуск нужно предоставить в рабочих днях: если работник принят на сезонные работы или работает по срочному трудовому договору, продолжительность которого составляет не более двух месяцев. Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году для таких работников определяется из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы.

Пример 1. Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году – расчет при срочном трудовом договоре

В ООО «Прогресс» принят на работу сотрудник Хлебников П.П., с ним заключен срочный трудовой договор сроком на два месяца. Хлебникову полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 рабочих дня (2 рабочих дня за один месяц работы + 2 рабочих дня за другой месяц работы).

Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году – 28 дней как минимум. Работодатель не вправе включать в трудовой договор условие о меньшей продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска. То же касается иной продолжительности отпуска, установленной ТК РФ или другими федеральными законами. Ухудшать положение работников запрещено.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч.1 ст. 120 ТК РФ).

Пример 2. Как продлить отпуск на праздничные дни

Инженер Плюшкин Н.А. уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 1 июня 2016 года на 14 календарных дней. В данный период попадает нерабочий праздничный день, 13 июня. Соответственно, отпуск Плюшкина будет продлен: продолжительность отпуска Плюшкина – с 01 по 15 июня 2016. В табеле учета рабочего времени нерабочий праздничный день следует отметить кодом «В» и, как следствие, этот день оплачивать не следует.

Рассмотренное правило не распространяется на выходные дни. Отпуск на количество выходных дней не продлевается, соответственно, эти дни должны оплачиваться исходя из среднего заработка.

Пример 3. Продолжительность отпуска по ТК РФ в 2016 году с учетом выходных дней

Инженер Сушкин В.Н. уходит в ежегодный отпуск с 3 по 6 июня 2016 года (4 июня -суббота; 5 июня – воскресенье). В заявление Сушкин указал: «прошу предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 03 по 06 июня 2016 года…». В этом случае на выходные дни отпуск не продлевается. В табеле учета рабочего времени за все указанные дни проставляется код «ОТ» или «09», как следствие, все дни следует оплатить исходя из среднего заработка.

Отпуск по графику или вне графика

Работники должны уходить в ежегодный отпуск по графику отпусков, который ежегодно утверждается в организации. На практике отпуска работникам не всегда предоставляются по графику. Если работник обратится к работодателю с заявлением об отпуске вне графика, то работодатель может (но не должен) удовлетворить его просьбу.

Работники в возрасте до 18 лет;

Женщины перед началом отпуска по беременности и родам;

Женщины после отпуска по уходу за ребенком;

Женщины, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;

Работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев, в период усыновления;

Одинокие мужчины, имеющие детей, двух и более, в возрасте до 12 лет;

Работники-совместители;

По желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ).

Если же в организации предоставляют отпуск строго по графику, то у работодателя появляется обязанность известить работников под подпись о начале их отпуска не позднее, чем за две недели (ст.123 ТК РФ). Это можно сделать двумя способами:

Завести в организации для этой цели специальный журнал.
Составить в произвольной форме уведомление и вручить его работнику под подпись.

Если пренебречь уведомлением о начале отпуска, то работник может потребовать от работодателя переноса отпуска на другой срок. Важно с утвержденным графиком отпусков работников ознакомить, иначе от них сложно потребовать его соблюдения. Этих правил могут не придерживаться индивидуальные предприниматели - для таких работодателей график не является обязательным.

Если работник уходит в отпуск по графику, то писать заявление на отпуск работнику не нужно.

Как быть, если работодателю не удобно отпустить работника в отпуск по графику? Например, из-за сложностей производственного процесса. В таком случае отпуск работника можно перенести на другой срок, но только получив письменное согласие работника. Если работник не соглашается, то не отпускать его в отпуск не правомерно. Перенесенный отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ).

Особенности ежегодного отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ч.1 ст.122 ТК РФ). Запрещено не предоставлять работнику отпуск в течении двух лет подряд (ст.124 ТК РФ).

Период, с которого отсчитывается год работы, начинается с первого дня работы сотрудника в организации. Право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч.2,3 ст.122 ТК РФ). Иначе говоря, работодатель может (но не обязан) отпустить сотрудника в отпуск хоть с первого дня работы. На практике такие случаи нередко бывают, когда работники приняты на работу по переводу.

Наоборот, в некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам; работникам в возрасте до восемнадцати лет; усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев. А также другим работникам, если это предусмотрено федеральными законами.

Начиная со второго годы работы, ежегодный отпуск предоставляется в любое время рабочего года (ч.4 ст.122 ТК РФ), ждать, пока истекут 6 месяцев непрерывной работы, не нужно.

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Речь идет об исчислении продолжительности, а не о последовательности предоставления дополнительных отпусков. Их вполне допустимо предоставлять работнику отдельно от основного отпуска.

Стаж для отпуска

В стаж для отпуска включайте (ч.1 ст.121 ТК РФ):

Время фактической работы (например, время, которое отмечено в табеле кодом «Я», «Н»);

Время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), то есть время отдыха (например, ежегодный оплачиваемый отпуск, нерабочие праздничные дни, выходные);

Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы с последующим восстановлением на прежней работе;

Период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

Время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Эти 14 календарных дней исчисляется суммарно в расчете на один рабочий год.

В стаж для отпуска не включайте (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

Время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе из-за отстранения работника от работы в случаях, названных в статье 76 ТК РФ (это время, которое в табеле учета рабочего времени обозначено кодом «НН» или «30», «ПР» или «24», «НБ» или «35»);

Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Бухгалтер Булкина А.Г. находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и одновременно работает на условиях неполного рабочего времени. Нужно ли включить в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, время, когда работница совмещала отпуск по уходу за ребенком и работу. Несмотря на то, что отпуск по уходу за ребенком не входит в стаж (подп 2 ч. 2 ст. 121 ТК РФ), такой период включить в расчет можно.

На нашем сайте есть , который поможет вычислить отпускные за минуту.

Как разделить отпуск

По соглашению работника и работодателя отпуск можно разделить на части, это обычная практика (часть 1 статьи 125 ТК РФ это позволяет). Как минимум одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если работник попросит разделить отпуск на две части (14 дней плюс 14 дней), то работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу. Если же работодатель требует от работника деления отпуска на части, а работник возражает, то действия работодателя не правомерны.

Не менее чем за три дня до начала отпуска работнику выплачиваются отпускные (ст. 136 ТК РФ). Но ТК не оговаривает, какие именно дни, рабочие или календарные, принимать во внимание. Из разъяснений Роструда следует, что сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Когда же день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день, оплата отпуска производится накануне этого дня (ч.8 ст.136 ТК РФ).

Краткая памятка о порядке предоставлении отпуска

Уведомить работника о начале отпуска, если отпуск предоставляется по графику.
Выпустить приказ о предоставлении отпуска. Если работник идет в отпуск вне графика, приказ оформляется на основании заявления работника об отпуске.
Рассчитать отпускные и выплатить их в срок.
Внести запись об отпуске в личную карточку работника.
В табеле учета рабочего времени сделать отметки:

- «ОТ» или «14», если предоставляется ежегодный оплачиваемый основной отпуск;

- «ОД» или «15», если предоставляется дополнительный отпуск.

Законодательство РФ предусматривает право на отдых для всех граждан, работающих по трудовым договорам. Продолжительность их главного отдыха не может быть менее 28 календарных дней. Но когда они могут брать отпуск по Трудовому кодексу ? Подобное право гарантировано предоставляется работникам в сроки, которые зависят от продолжительности трудовой деятельности на последнем месте работы. Поэтому вот что должен знать работодатель на этот счет.

Классификация отдыха

Вид отпуска

Особенности

Просрочка всегда наказуема

Также надо помнить, что выплатить суммы за отдых необходимо не позднее трех дней до первого дня отдыха. Если же обладающие таким правом сотрудники принесут заявление на отпуск слишком поздно – непосредственно за день или два до начала отдыха, все равно придется также выплатить компенсацию за несвоевременное перечисление. Закон здесь целиком на стороне подчиненных, и наличие вины работодателя значение не имеет (ст. 236 ТК РФ). Также см. «

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Статья 115. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Статья 116. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 117. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда: на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

Статья 118. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации.

Статья 119. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, - органами власти субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Статья 120. Исчисление продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

время фактической работы;

время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

(абзац введен Федеральным законом от 22.07.2008 N 157-ФЗ)

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;

время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

абзац утратил силу. - Федеральный закон от 22.07.2008 N 157-ФЗ.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

(часть вторая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Статья 126. Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника

Письмом Роструда от 09.09.2010 N 2725-6-1 сообщено, что до вступления в силу Конвенции N 132 Международной организации труда "Об оплачиваемых отпусках" продолжают применяться положения данной статьи о том, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом РФ обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О).

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Отпуска в 2019 году

Определяем продолжительность отпуска

Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту - ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:

работникам в возрасте до 18 лет предоставляется отпуск 31 календарный день (ст.267 ТК РФ);
педагогическим работникам от 42 до 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466);
инвалидам всех групп инвалидности не менее 30 календарных дней (ст.23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ);
и т.д.

При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.

Составляем график отпусков

Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:

несовершеннолетние работники;
мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам;
совместители, имеют право на отпуск в момент отпуска по основному месту работы (ст.186 ТК РФ);
почетные доноры;
и т.п.

Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.

Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части. Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей. Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ. У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.). По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

Оформляем отпуск: уведомление, приказ, заявление и др.

При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.

Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».

Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2 . В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.

Рассчитываем средний заработок

Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.

В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).

Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение № 922)).

Формула расчета среднего дневного заработка:

Справочно:

расчетный период - 12 месяцев перед месяцем, в котором работнику предоставлен отпуск, расчетный период может быть менее 12 месяцев, если отпуск предоставляется менее, чем через 12 месяцев у нового работодателя;
29,3 - среднемесячное количество календарных дней.

Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:

Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):

зарплата;
начисленные доплаты и надбавки за особые условия труда;
различные доплаты и надбавки (за выслугу лет, вредные условия труда, мастерство, за знание иностранного языка и т.п.);
все виды премий, предусмотренные Локальными нормативными актами или трудовым договором;
прочие начисления не зависимо от источника выплаты.

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Сумма отпускных будет равна:

Учитываем премии при начислении отпускных

Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.

Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.

При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.

Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2019 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В июле 2018 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2018 года. Так как факт начисления премии июль 2018 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.

Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2018 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В январе 2019 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2017 года по декабрь 2018 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев. В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.

Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Некоторые организации премируют работников к юбилейной дате или празднику. Такие выплаты можно учесть при расчете отпускных, если выполнены необходимые условия: подобные премии предусмотрены системой оплаты труда и начислены в расчетном периоде. Соответствующее разъяснение содержится в Письме Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105, Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 N 22-2/377012-772.

Выплачиваем отпускные

Согласно ст.136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска. То есть учитываются в этих трех календарных днях, как рабочие, так и нерабочие - праздничные и выходные - дни.

Например:
Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, то выплатить ему деньги вы можете в пятницу или раньше (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Для срока выплаты отпускных неважна продолжительность отпуска. Даже если отпуск оформляется на один-два дня отпускные все равно нужно выплатить не позднее, чем за три дня до его начала.

Отзываем из отпуска, делаем перерасчет отпускных

Отзыв из ежегодного основного оплачиваемого отпуска допускается только с согласия работника, причем неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ и п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).

В связи с какими обстоятельствами допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, работодатель вправе такой перечень определить самостоятельно.

Более того часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда даже при наличии их согласия.

В случае, если работник не подпадает под льготную категорию и согласен на отзыв из отпуска, то необходимо сделать перерасчет. Нужно удержать с работника отпускные или нет будет зависеть от периода, когда он будет использовать оставшуюся часть отпуска.

Если отзыв из отпуска на короткий срок и работник сразу после отзыва будет использовать оставшуюся часть отпуска, то не нужно удерживать отпускные в случае, если использование отпуска приходится на тот же месяц в котором начался отпуск.

Например:
Работник находится в отпуске с 2 по 15 июля 2018 года. С письменного согласия работника его отозвали из отпуска на неделю раньше, то есть с 9 июля. Работник решил до использовать отпуск с 16 июля. В данном примере за период с 9 по 13 июля работнику будет начислена заработная плата, а с 16 по 22 июля сохранен средний заработок. Размер среднего заработка не изменится, так как расчетный период для определения среднего заработка не поменялся.

Приведенный выше пример очень часто встречается если в период отпуска работник заболевает, а после выздоровления использует отпуск, приходящийся на время временной нетрудоспособности.

Если при отзыве из отпуска оставшаяся часть отпуска будет использоваться в другом месяце, то необходимо сделать перерасчет, так как средний заработок будет определяться из другого расчетного периода.

Отражаем отпускные в бухучете

Согласно ПБУ 8/2010 все организации, кроме тех, кому можно вести упрощенный учет, обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков. Резерв отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату (п. 15 ПБУ 8/2010). Его нужно создавать минимум раз в год на 31 декабря.

ПБУ 8/2010 не определяет порядок расчета оценочного обязательства по отпускам, поэтому каждая организация должна его закрепить Учетной политикой по бухгалтерскому учету.

Одним из способов , который используют организации (самый простой способ) это зарезервировать на следующий год сумму, которая потрачена на отпускные и страховые взносы с них в текущем году. Но в таком случае обязательство на 31 декабря будет сильно отличаться от реальной суммы. Занижена, если планируется повышение заработной платы или расширение штата. Завышена, если не должны работникам так много отпускных.

Второй способ позволит отразить в отчетности более достоверные данные. Однако он очень трудоемкий в подсчете. При данном способе нужно посчитать, сколько не отгулянных дней отпуска есть у каждого работников на отчетную дату. Определить средний заработок на отчетную дату и умножить его на количество не отгулянных отпусков. Полученную сумму отпускных умножить на тариф страховых взносов.

Третий способ также не даст достоверную картину по обязательствам о не отгулянных отпусках. При данном способе нужно фонд оплаты труда за 12 месяцев перед отчетной датой нужно разделить на 12 месяцев и 29,3 и разделить на количество работников. Полученный средний дневной заработок умножить на количество дней неиспользованного отпуска по всем работникам и далее умножить на тариф страховых взносов. Данный способ не даст достоверной суммы, если в организации по должностям очень отличается размер оплаты труда.

Полученный резерв отнесите на счета затрат - это и будут оценочные обязательства по отпускам.

Д 20 (26,44) - К 96 - начислен резерв на оплату отпусков
В периоде, когда отпуска будут использоваться, их нужно относить не на прямую на счета затрат, а уменьшать сформированный резерв.
Д 96 - К 70 - Начислены отпускные за счет резерва
Д 96 - К 69 - Начислены взносы на сумму отпускных за счет резерва

Так как резерв определяется приблизительно, на весь год его может не хватить. Тогда относите отпускные и страховые взносы напрямую на счета затрат.

Отражаем отпускные в налоговом учете

К расходам на оплату труда в целях гл. 25 НК РФ относятся, в частности, расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ).

Что касается периода отражения отпускных в расходах по налогу на прибыль, то необходимо руководствоваться п. 1 ст. 272 НК РФ, согласно которому расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и учитываются на основании положений ст. ст. 318 - 320 НК РФ. Аналогичной позиции придерживается Минфин России в Письме от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147.

С другой стороны, п. 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ позволяют сумму отпускных учесть в целях налога на прибыль на дату начисления.

Получите
консультацию
эксперта

Задайте вопрос по Вашей ситуации и получите консультацию эксперта.

Оформлять ежегодный отпуск нужно в следующем порядке:

составить график отпусков;
предоставить отпуск работнику (по графику или вне графика);
оформить продление (перенос) отпуска (при необходимости).

При этом есть особенности предоставления и оформления отпуска:

совместителю;
руководителю организации (процедура имеет отличия в зависимости от того, относится вопрос о предоставлении ему отпуска к компетенции участников (акционеров) общества либо к компетенции самого руководителя организации);
работнику с последующим увольнением (процедура имеет отличия в зависимости от того, предоставляется отпуск при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон).

В данной статье мы будем говорить об общем порядке оформления отпуска.

Составление графика отпусков

В каждом структурном подразделении работодателя составляется проект графика отпусков по подразделению (в свободной форме). Если структурных подразделений нет, разрабатывается единый проект. В эти проекты вносятся пожелания работников о времени предоставления им отпусков на предстоящий год, разделении отпусков на части и т.п.

Работодатели составляют график отпусков в соответствии с законодательно установленной обязанностью (ч. 4 ст. 122, ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Вместе с тем в отношении оформления работодателем - индивидуальным предпринимателем графика отпусков единая точка зрения не выработана.

Мнение Роструда в письме № 3683-6-1 от 20 декабря 2011 г.: наличие графика отпусков у работодателя - физического лица не является обязательным требованием законодательства. Это связано с тем, что порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяется по соглашению между работником и работодателем - физическим лицом (ст. 305 Трудового кодекса РФ). Однако если численность наемных работников значительна, то целесообразно составлять указанный график в порядке, предусмотренном ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, а именно - не позднее чем за две недели до начала очередного календарного года.

Мнение Роструда в письме № 4414-6 от 31 октября 2007 г.: индивидуальные предприниматели - работодатели издают локальные нормативные акты (в т. ч. графики отпусков) в общем порядке. При этом в данном разъяснении обязанность по оформлению графика отпусков не ставится в зависимость от количества наемных работников.

Беспроблемный вариант

Работодателю - индивидуальному предпринимателю целесообразно составлять график отпусков независимо от того, сколько работников состоит у него в штате.

В общем случае отпуска работникам предоставляются по утвержденному графику отпусков. График отпусков издается по унифицированной либо самостоятельно утвержденной работодателем форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, график отпусков он должен составить по форме № Т-7.

В графике отпусков нужно предусматривать ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников, за исключением отдельных категорий. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в график необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (если их предоставление предусмотрено действующим законодательством). При этом в график отпусков могут включаться неиспользованные отпуска за прошлые годы.

Работодатель (лицо, уполномоченное вести график отпусков) самостоятельно решает вопрос о том, руководствоваться ли мнением работника о конкретном периоде календарного года, в котором ему удобно использовать отпуск (с учетом собственных интересов - например, периодов повышенной загруженности, когда массовый уход работников в отпуск нежелателен). При этом обязательно учитывается право отдельных категорий работников, которым в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по их желанию в удобное для них время (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Если на момент составления графика работники или работодатель затрудняются с конкретными датами предоставления отпусков, в графике отпусков могут быть указаны не конкретные даты, а месяц предоставления отпуска (с возможностью внесения изменений в дальнейшем).

График отпусков на следующий календарный год нужно составить и утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников.

Подтверждение: ст. 123 Трудового кодекса РФ, ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Если работодатель создан, например, в начале текущего календарного года, ему также рекомендуется составить и утвердить график отпусков на текущий год.

График отпусков является обязательным документом работодателя. Его наличие предотвратит риск привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства (например, при внеплановой проверке). Требование ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ о том, что график отпусков составляется не позднее чем за две недели до начала календарного года, в этом случае не будет соблюдено. Но в этом нет вины работодателя, так как на тот момент он еще не существовал.

График отпусков можно оформить той датой, когда полностью сформировался штат после начала деятельности работодателя, или более поздней датой, но желательно до того, как работники начнут использовать ежегодные оплачиваемые отпуска.

При отсутствии у вновь созданного работодателя утвержденного графика отпусков на текущий календарный год работники могут пойти в ежегодные отпуска в этом году на основании личных заявлений.

Необходимо учитывать, что в определенных случаях за отказ уйти в отпуск по графику отпусков работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Предоставление отпуска

Процедура предоставления отпуска работнику включает в себя следующие действия:

издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику;
расчет и выплата отпускных;
внесение информации об отпуске в кадровые документы.

Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику

Приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного отпуска работнику издается по унифицированной либо самостоятельно утвержденной работодателем форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, приказ он должен составить по форме № Т-6 (форме № Т-6а - в случае оформления отпусков нескольким работникам одним приказом). Приказ издается на основании графика отпусков, утвержденного работодателем. Приказ составляют и подписывают ответственные лица. При его подготовке необходимо:

определить и указать период работы, за который работнику предоставляется отпуск;
учесть особенности возникновения права на отпуск у конкретного работника (в т. ч. стаж, необходимый для предоставления отпуска). При этом нужно иметь в виду, что отдельные категории работников имеют право на предоставление отпуска авансом или в удобное для них время;
определить продолжительность отпуска (в т. ч. пересчитать количество дней отпуска, если на его период выпадают праздники).

С утвержденным приказом (распоряжением) нужно ознакомить под подпись работника (работников), уходящего (уходящих) в отпуск. Например, для этого в унифицированной форме № Т-6 предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". В унифицированной форме № Т-6а для этих целей предусмотрен столбец "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата".

Подтверждение: ст. 122-123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-6, № Т-6а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Расчет и выплата работнику отпускных

При расчете и выплате работнику отпускных составляется записка-расчет по самостоятельно разработанной или унифицированной форме. Если работодатель примет решение использовать формы, разработанные Госкомстатом России, записку-расчет нужно составить по форме № Т-60. Работник кадровой службы заполняет лицевую сторону записки-расчета.

Начислять и выплачивать отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника.

Подтверждение: ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письма Роструда № 1693-6-1 от 30 июля 2014 г., № 3707-6-1 от 21 декабря 2011 г., п. 3 письма Роструда № 428-6-1 от 22 марта 2012 г.

Внесение информации об отпуске в кадровые документы

Внести информацию об отпуске необходимо:

в личную карточку. Сведения о предоставляемых работнику отпусках, количестве календарных дней отпуска, датах начала и окончания отпуска, а также об основании предоставления отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска) необходимо вносить в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника;
в лицевой счет работника, составленный по самостоятельно разработанной или унифицированной форме (формы № Т-54, № Т-54а);
в табель учета рабочего времени. При использовании унифицированной формы в нем нужно проставить буквенный код "ОТ" или цифровой код "09", если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" или цифровой код "10", если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

При использовании самостоятельно разработанной формы графика отпусков порядок заполнения графика (в т. ч. внесения в него изменений) определяется самим работодателем.

В зависимости от того, предоставляется ли отпуск по графику или вне графика (по заявлению работника), указанная общая процедура имеет некоторые особенности.

По графику

Если работник идет в отпуск строго по графику отпусков, его следует известить о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Заявление о предоставлении отпуска в этом случае работник может не писать, если правило о написании заявления не установлено работодателем для всех без исключения работников, уходящих в отпуск.

Поскольку отпуск работника начинается именно в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 графика отпусков "запланированная" и "фактическая" даты различаться не будут, поэтому вносить изменения в график по факту ухода работника в отпуск не нужно.

Вне графика

Если работник идет в отпуск не по графику, а на основании заявления, работодатель не всегда может выполнить требования ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ - известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. В данной ситуации по сути работник уведомляет работодателя, написав заявление о предоставлении отпуска вне графика. При согласии работодателя с датой начала отпуска эта дата считается согласованной сторонами. Согласие работодателя с датой начала отпуска выражается резолюцией уполномоченного лица (например, руководителя организации) на заявлении работника о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска должно быть написано работником с учетом указанного выше срока выплаты отпускных, то есть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска работника. Это необходимо, чтобы работодатель при выплате отпускных не нарушал требования трудового законодательства.

Поскольку отпуск работника начинается не в ту дату, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 графика отпусков "запланированная" и "фактическая" даты будут различаться. Например, в графе "запланированная" было указано "23.06.2014", но стороны пришли к соглашению о переносе даты начала отпуска на 1 июля 2014 года. Поэтому в графе "фактическая" по факту ухода работника в отпуск будет указано "01.07.2014".

Подтверждение: ст. 123-124 Трудового кодекса РФ, ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Помимо заявления работника для оформления отпуска не по графику могут потребоваться и другие документы. Так, при предоставлении беременной женщине ежегодного оплачиваемого отпуска непосредственно перед отпуском по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ) от работницы требуется медицинская справка, подтверждающая состояние беременности и, соответственно, ее право воспользоваться данной привилегией (письмо Роструда № 659-6-0 от 18 марта 2008 г.). При оформлении отпуска руководителю организации может понадобиться решение уполномоченного органа организации, если вопросы предоставления отпуска генеральному директору (директору) находятся в компетенции этого органа.

Продление (перенос) отпуска (при необходимости)

При наличии установленных законом обстоятельств работодателю следует продлить или перенести отпуск на другой срок (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Отпуск должен быть продлен или перенесен в следующих случаях:

работник во время отпуска был временно нетрудоспособен (болел). При этом продление (перенесение) возможно при совпадении именно дней отпуска с днями болезни. Если с периодом нетрудоспособности совпали другие дни отдыха, присоединенные к отпуску (например, выходные, положенные работнику-донору), оснований для продления (перенесения) отдыха не возникает (письмо Роструда № 2206-6-1 от 23 июля 2010 г.);
работник во время отпуска исполнял государственные обязанности, предусматривающие освобождение от работы (например, присяжного заседателя, члена избирательной комиссии, - ч. 3 ст. 11 Федерального закона № 113-ФЗ от 20 августа 2004 г., п. 17 ст. 29 Федерального закона № 67-ФЗ от 12 июня 2002 г.);
были другие основания для продления или перенесения отпуска, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами работодателя (например, в связи с болезнью члена семьи работника).

Указанные основания продления и переноса ежегодного отпуска применяются и в отношении работников-совместителей (например, в случае болезни совместителя во время отпуска).

Если работник при возникновении указанных обстоятельств желает продлить ежегодный отпуск, не выходя из него, он должен до окончания отпуска известить об этом работодателя любым доступным способом (по телефону, телеграммой и т.п.). Данные обстоятельства являются основанием для автоматического продления отпуска на соответствующее количество дней, например на число дней нетрудоспособности (п. 18 Правил, утв. Постановлением НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г. (действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ)). Предупредить работодателя работник должен для того, чтобы его отсутствие после даты окончания отпуска не было квалифицировано как прогул. При выходе из продленного отпуска (или ранее, если есть такая возможность) работник представляет работодателю подтверждающие документы (листок нетрудоспособности, справки и т.п.).

Если же работник намерен не продлить отпуск, а перенести его неиспользованную часть на другой срок, он должен выйти из отпуска по его окончании (в соответствии с приказом о предоставлении отпуска) и подать работодателю соответствующее заявление с приложением подтверждающих документов (см. Заявление работника о перенесении отпуска на другой срок). Работник и работодатель должны согласовать между собой (хотя бы предварительно) время предоставления неиспользованной части отпуска. При этом минимальное и максимальное количество дней отпуска, которое можно переносить на следующий год, трудовым законодательством не определено.

Подтверждение: ч. 1 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Есть случаи, в которых отпуск должен быть только перенесен на другой срок, согласованный с работником, а не продлен. Это следующие ситуации:

работнику в срок (т.е. не позднее трех календарных дней до начала отпуска) не были выплачены отпускные;
работник был уведомлен об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Подтверждение: ч. 2 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год по инициативе работодателя (с согласия работника). В этом случае работник должен использовать отпуск в срок не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

При этом нужно учесть, что возможность перенесения отпуска на следующий год ограничена законодательством. Так, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Подтверждение: ч. 3-4 ст. 124 Трудового кодекса РФ.

Работник может сам попросить перенести ему отпуск по личным обстоятельствам (например, не смог приобрести билеты на самолет, поезд), то есть предоставить отпуск не по графику. В случаях, когда причина переноса связана исключительно с желанием работника, перенести отпуск можно только по согласованию сторон, так как график отпусков обязателен для работодателя и работника.