Norme di viaggio. Regolamento sui viaggi di lavoro: modulo, compilazione del campione Regolamento sui viaggi di lavoro nell'anno

Oggi, nella Federazione Russa, è formalmente in vigore una procedura secondo la quale ciascuna organizzazione deve disporre di un documento normativo che regola la procedura per l'invio di tutti i dipendenti in viaggio d'affari. Questa regola è obbligatoria per le organizzazioni e le aziende educative, statali, per l'infanzia, straniere, municipali e di altro tipo. Ciò che definisce esattamente questo documento e come il datore di lavoro dovrebbe svilupparlo verrà descritto più avanti.

Regolamento sui viaggi di lavoro con modifiche nel 2018

Per cominciare, notiamo che la forma obbligatoria per lo stabilimento oggi è regolata dal diritto del lavoro pertinente, vale a dire Decreto governativo con l'attuale numero 729. L'articolo 4 prevede che ogni anno l'organizzazione, rappresentata dal suo datore di lavoro, debba elaborare un'ordinanza locale, attraverso la quale verranno conservati i registri di tutti i viaggi di lavoro assegnati ai dipendenti. La delibera stessa è un atto di raccomandazione, attraverso il quale lo Stato stabilisce un obbligo simile nei confronti dell'organizzazione.

In conformità con esso, questo ordine dovrebbe contenere in forma dispositiva le regole in base alle quali i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari. La procedura per questo in ogni singola organizzazione può essere diversa. Di conseguenza, i dipendenti dovrebbero inizialmente sapere cosa possono sperare se viene loro assegnato un viaggio d'affari.

Regolamento sui viaggi d'affari in un'istituzione di bilancio

I viaggi d'affari in un'organizzazione di bilancio condizionale sono regolati da questo regolamento. Questa disposizione è un modulo, che viene compilato sul territorio del datore di lavoro, con l'indicazione obbligatoria di tutti i viaggi d'affari previsti per l'anno in corso. Qui, dopo l'approvazione, la spesa è indicata anche nel rapporto materiale.

Il limite di spesa in ciascuna organizzazione può essere diverso e dipende dal numero di dipendenti inviati in viaggio d'affari. Le modifiche alla disposizione sui viaggi d'affari sono possibili solo dopo l'ordine del responsabile formale. Eventuali elementi aggiuntivi del documento vengono inoltre introdotti solo in conformità all'ordine del responsabile formale. Nella Federazione Russa, la direzione dei dipendenti in viaggio d'affari in forma documentale è approvata mediante un ordine locale del datore di lavoro.

Regolamento sui viaggi d'affari - campione

Affinché il documento descritto sia redatto correttamente, è consigliabile prima familiarizzare con il suo campione più generale. Si consiglia di farlo per evitare errori nel documento o imprecisioni. Se l'elaborato viene redatto in modo errato, potrebbe essere invalidato.

Regolamento sui viaggi d'affari indipendentemente dal luogo e dalla direzione di lavoro, in relazione a ciascun dipendente, deve contenere anche informazioni sul figlio/i, se presenti.

Regolamento sui viaggi d'affari nel 2018

Nel 2018 il descritto documento viene redatto in conformità alle disposizioni della Delibera 729. Qui, in una forma accessibile, vengono descritti i processi per apportare modifiche, escludere o aggiungere un dipendente formale al campione strutturale, nonché la procedura generale per il funzionamento di questa legge locale.

La regolamentazione sulle modalità di invio dei dipendenti in viaggio d'affari è quindi un atto locale, perché ciascuna organizzazione la sviluppa solo nel proprio interesse. Allo stesso tempo, è necessario prestare attenzione al contenuto di questa risoluzione. Sotto tutti gli altri aspetti, i datori di lavoro non hanno praticamente restrizioni significative.

Ordine di approvazione della disposizione sui viaggi d'affari - campione

Dopo che il documento è pronto in forma strutturale, il datore di lavoro condizionale lo approva mediante un ordine locale. Nelle organizzazioni pubbliche o educative, un campione di questo ordine dovrebbe rispettare solo le regole organizzative.

Pertanto, in due diverse istituzioni, la forma dell'ordinanza sarà diversa. Per comprendere approssimativamente come appare nella pratica, si consiglia di visualizzare in anticipo l'anteprima del campione più comune. Il Regolamento 749 del 13.10.08 sui viaggi di lavoro ha subito all'inizio del 2016 alcune modifiche strutturali. Pertanto, si consiglia di utilizzarne il contenuto solo dopo aver familiarizzato con il documento di esempio corrente.

La travel policy è un atto normativo locale che regola tutte le questioni relative all'invio di dipendenti in viaggio d'affari. Le nuove regole per l'emissione dei viaggi d'affari nel 2016 hanno notevolmente semplificato il lavoro degli specialisti delle risorse umane nell'elaborazione di tutti i documenti necessari per il viaggio. In questo articolo considereremo quali questioni riguardano i Regolamenti sui viaggi d'affari 2016.

Da questo articolo imparerai:

quali aspetti specifici devono essere presi in considerazione nell'elaborazione del regolamento sui viaggi d'affari nel 2016;
quali sezioni sono incluse nel contenuto del Regolamento sui viaggi di lavoro;
che ruolo gioca il regolamento sui viaggi d'affari nel calcolo del compenso per un viaggio d'affari;
come è la regolamentazione sui viaggi d'affari nel 2016.

Regolamento di viaggio 2016: nuove regole per i viaggi d'affari

L'abolizione di due documenti richiesti per i viaggi d'affari: un certificato di viaggio e un incarico di lavoro, ha notevolmente facilitato il lavoro degli specialisti del personale. Dopo l'entrata in vigore, la procedura per l'emissione dei viaggi d'affari è stata notevolmente semplificata. Le regole per l'elaborazione dei documenti necessari sono ancora regolate dalle "Peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari", ma il lavoro cartaceo degli specialisti del personale è notevolmente diminuito.

Le modifiche apportate alla legislazione sul lavoro influiscono direttamente sulla progettazione delle normative locali. Se l'azienda ha sviluppato e approvato il proprio Regolamento sui viaggi d'affari, allora dovrebbe essere modificato in conformità con la legislazione attuale.

Si noti che le aziende hanno ancora la possibilità di lavorare utilizzando la precedente procedura del flusso di lavoro, se ciò è stabilito nell'atto normativo locale che regola la procedura per l'invio dei dipendenti in viaggio d'affari.

Quindi, ad esempio, le nuove regole per l'elaborazione dei viaggi di lavoro non obbligano un dipendente a redigere un rapporto obbligatorio sull'incarico completato. In pratica il datore di lavoro vorrebbe ricevere conferma della mansione svolta dal dipendente.

La maggior parte delle aziende invia i propri dipendenti in viaggio d'affari, almeno occasionalmente. La legge non richiede lo sviluppo Regolamento sui viaggi d'affari, ma la sua presenza in azienda semplifica notevolmente molti aspetti dei normali processi di flusso di lavoro.

Considerazioni speciali nello sviluppo della Travel Policy 2016

Sviluppo Norme di viaggio richiede un'attenta attenzione a due punti importanti che influenzano il pacchetto retributivo dei dipendenti e del management Compensazione dei costi. Andando in viaggio d'affari, il dipendente si aspetta che il suo alloggio, viaggio, indennità giornaliera e comunicazioni mobili siano a carico del datore di lavoro. L'aspetto quotidiano del viaggio per i dipendenti che viaggiano spesso per lavoro è di grande importanza. Il disagio derivante da un viaggio d'affari forzato e dal lavoro in un ambiente insolito può essere ridotto aumentando la classe di trasporto o il livello dell'hotel, aumentando le indennità giornaliere. Ciò consentirà al dipendente di concentrarsi sullo svolgimento del lavoro e rendere più confortevole la sua permanenza in un luogo sconosciuto.

È importante che un datore di lavoro consideri attentamente tutti gli aspetti Norme di viaggio, che sono associati ad accordi reciproci tra lui e i dipendenti dell'azienda.

Contenuto consigliato del Regolamento di viaggio 2016

Regolamento sui viaggi d'affari, di norma, è composto da diverse sezioni standard, che l'azienda può modificare in base alle esigenze e ai desideri dei dipendenti. Considera le sezioni tipiche Norme di viaggio:

Disposizioni generali

Questa sezione riguarda l'acqua e contiene un elenco di concetti di base. Dovrebbe registrare quali viaggi sono riconosciuti come viaggi d'affari, chi è coperto dal documento, chi può essere inviato in viaggio d'affari, chi è responsabile della decisione sull'invio di un dipendente, se Regolamento sui viaggi d'affari per viaggi all'estero o valido solo per viaggi di lavoro all'interno del Paese. In questa sezione puoi anche determinare quali viaggi non sono considerati viaggi di lavoro: se la posizione del dipendente prevede la natura itinerante del lavoro o durante il viaggio ha la possibilità di tornare quotidianamente al suo luogo di residenza.

Durata dei viaggi d'affari

In questa sezione è possibile definire la durata del viaggio. Durante lo sviluppo Norme di viaggio il datore di lavoro può stabilire la durata massima e minima del viaggio d'affari. Una parte importante di questa sezione è la descrizione della procedura per il prolungamento del viaggio: chi decide il prolungamento, quali documenti devono essere rilasciati, come pagare i costi causati dal prolungamento del viaggio). Allo stesso modo, è necessario descrivere la procedura per il rientro anticipato da un viaggio d'affari. Oltretutto, Regolamento sui viaggi d'affari può contenere indicazioni su come vengono determinate la data di partenza, di arrivo e il tempo trascorso in transito, nonché se il dipendente deve presentarsi al lavoro il giorno di partenza o di arrivo.

Flusso di documenti quando si inviano dipendenti in viaggio d'affari

Questa sezione può essere giustamente considerata la parte principale Norme di viaggio. È lui che regola tutti i processi aziendali relativi ai viaggi di lavoro. Deve indicare chi è responsabile della documentazione dell'invio di un dipendente in viaggio d'affari, chi coordina il lavoro di formazione dei dipendenti. Ciò significa che nel regolamento è necessario stabilire esattamente chi è responsabile dell'esecuzione di documenti come l'ordine di invio di un dipendente in viaggio d'affari, incarico di lavoro, certificato di viaggio, registro di viaggio.

Nel capitolo Norme di viaggio regolando il flusso di lavoro, è necessario determinare le scadenze per la fornitura di tutti i documenti al rientro del dipendente. La stessa sezione definisce la persona responsabile dell'esecuzione dei documenti e dell'approvazione del rapporto anticipato.

Maggiori informazioni sul pagamento dei viaggi d'affari nei fine settimana.

Garanzie in caso di invio in viaggio d'affari e retribuzione del lavoratore distaccato

Questa sezione affronta una questione chiave relativa ai viaggi d'affari: la retribuzione. Il Codice del lavoro della Federazione Russa garantisce al dipendente la conservazione del luogo di lavoro e il guadagno medio quando viene inviato in viaggio d'affari. IN Regolamento sui viaggi d'affariè necessario considerare tutte le questioni relative alle spese di viaggio: quali spese vengono pagate a un dipendente in viaggio d'affari, come viene determinata la diaria, come vengono rimborsate le spese di viaggio e le telefonate, come vengono pagate le spese di prenotazione e locazione dell'alloggio , quali fattori determinano il calcolo dell'anticipo.

Tutte le domande relative al possibile risarcimento dovrebbero essere discusse in questa sezione. Norme di viaggio. Se un'azienda decide di includere un supplemento di viaggio nel proprio pacchetto retributivo, ciò deve essere registrato nel relativo regolamento. Inoltre, in questa sezione è necessario indicare come viene determinata la modalità di lavoro e di riposo durante un viaggio d'affari.

Rimborso spese di viaggio

Formattazione di questa sezione Norme di viaggio, di norma, causa le maggiori difficoltà al datore di lavoro, quindi lo considereremo in modo più dettagliato. Il datore di lavoro deve determinare l'elenco e l'importo dei costi che l'azienda compensa per il dipendente distaccato. È importante indicare quali spese vengono pagate solo se vengono forniti i documenti primari e quali - in loro assenza. Al fine di facilitare la rendicontazione fiscale, l'elenco dei costi dovrebbe includere tutte le spese, anche quelle apparentemente insignificanti. Le spese standard, di norma, includono:

Spese di viaggio;

Pagamento per viaggi con i mezzi pubblici, verso la stazione, la stazione, il molo, l'aeroporto e, di conseguenza, da loro, premio assicurativo per l'assicurazione personale obbligatoria dei passeggeri nel trasporto, pagamento dei documenti di viaggio, pagamento dei servizi di taxi e noleggio auto, pagamento del parcheggio, spese per carburante e lubrificanti, spese per la biancheria da letto sui treni, pagamento per il bagaglio.

Fondi per le pratiche burocratiche necessarie per il viaggio;

Pagamento per il rilascio di visti, passaporti stranieri, voucher, inviti e altri documenti di viaggio simili, tasse consolari e aeroportuali obbligatorie, altri pagamenti e tasse obbligatori.

Spese abitative;

Pagamento per un albergo o affitto di una camera, prenotazione, servizi alberghieri aggiuntivi.

Spese di comunicazione mobile;

Dopo aver compilato tale elenco, il datore di lavoro deve decidere l'importo dell'eventuale risarcimento e il metodo del suo pagamento. IN Regolamento sui viaggi d'affari il datore di lavoro dovrebbe descrivere l’approccio scelto:

Risarcimento spese di pari importo per tutti i dipendenti dell'azienda o rimborso di importi a seconda della posizione ricoperta;
Dipendenza dei pagamenti compensativi dalla distanza del viaggio d'affari (durata del volo, distanza dalla destinazione, tipo di trasporto utilizzato);
La dipendenza dei pagamenti dal tempo trascorso in viaggio d'affari;
Utilizzo dei voti per calcolare i pagamenti.

Nel determinare l'importo dell'indennità giornaliera, il datore di lavoro deve tenere conto del fatto che la tariffa giornaliera è fissata da ciascuna organizzazione in modo indipendente, ma l'imposta sul reddito personale deve essere trattenuta dal dipendente dalle indennità giornaliere superiori a 700 rubli in Russia e 2500 rubli all'estero.

Sezioni aggiuntive

Alle tipiche sezioni aggiuntive Norme di viaggio possono essere attribuiti i capitoli “Diritti, doveri e responsabilità del lavoratore distaccato” e “Disposizioni finali”. In queste sezioni, il datore di lavoro ha il diritto di risolvere tutte le questioni aggiuntive relative ai viaggi di lavoro. Un esempio sono le tipologie delle sanzioni disciplinari e la loro entità. Potrebbero essere applicate penalità per ritardata consegna o esecuzione dei documenti; per l'assenza nel certificato di viaggio dei marchi (firme e sigilli) dell'organizzazione (organizzazioni) a cui è stato inviato il dipendente.

Va notato che tutte le questioni non sono state risolte regolamenti di viaggio, sarà deciso sulla base della normativa vigente.

Registrazione del Regolamento sui viaggi d'affari 2016

Processo di registrazione Norme di viaggio si conclude con l'emissione di un'ordinanza per l'attuazione del presente documento. Dopo l'emissione dell'ordine, il datore di lavoro è tenuto a familiarizzare il personale con il nuovo regolamento aziendale. Questo può essere fatto in modo generale o utilizzando un'applicazione con un elenco di posizioni per le quali è obbligatoria la familiarità.

A Regolamento sui viaggi d'affari possono essere allegati moduli standard di documentazione primaria coinvolta nel flusso di lavoro su questo problema.

Regolamento sui viaggi d'affari si riferisce a una delle importanti normative locali necessarie per le attività di qualsiasi organizzazione. Regola tutte le questioni relative all'invio dei dipendenti dell'azienda in viaggio d'affari. Composto correttamente Regolamento sui viaggi d'affari può salvare il datore di lavoro da molti problemi associati alla progettazione e al pagamento dei viaggi di lavoro.

Documenti di esempio:

Regolamento sui viaggi d'affari
>Ordine di inviare un dipendente in viaggio d'affari
Ordine di posticipare la data di partenza del dipendente (dipendenti) dal luogo del viaggio d'affari
Ordinanza di annullamento viaggio
Promemoria che conferma il fatto di essere in viaggio d'affari in assenza di documenti giustificativi

3. Durata e modalità del viaggio d'affari

3.1. La durata del viaggio d'affari è stabilita dall'ordine del Direttore Generale o da altro atto amministrativo di un funzionario autorizzato a inviare dipendenti della Società in base a:

Tempo stimato necessario per completare l'incarico;

Durata dell'evento formativo;

I termini del contratto, che prevedono gli obblighi della Società di inviare dipendenti.

3.2. Il periodo di viaggio d'affari di un dipendente della Società non può superare i 30 giorni.

3.3. Il periodo effettivo di soggiorno nel luogo del viaggio d'affari è determinato dai segni nel certificato di viaggio relativi alla data di arrivo nel luogo del viaggio d'affari e alla data di partenza da esso. Se un dipendente viene inviato in viaggio d'affari a organizzazioni situate in diversi insediamenti, in ciascuna delle organizzazioni vengono segnati la data di arrivo e la data di partenza nel certificato di viaggio.

3.4. Il giorno di partenza di un dipendente in viaggio d'affari è il giorno di partenza di un treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente, e il giorno di arrivo da un viaggio d'affari è il giorno in cui il veicolo arriva al luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo viene spedito prima delle 24 ore comprese, il giorno della partenza per un viaggio d'affari viene considerato il giorno corrente e dalle ore 0000 in poi il giorno successivo. Allo stesso modo, viene determinata la data di arrivo del dipendente nel luogo di lavoro permanente.

3.5. Il dipendente in viaggio d'affari è soggetto all'orario di lavoro e alle regole dell'impresa, istituzione, organizzazione presso la quale è distaccato. La conferma del lavoro nei fine settimana è un estratto della scheda attività dell'organizzazione presso la quale il Dipendente è stato distaccato.

3.6. Nei casi in cui un dipendente viene inviato a lavorare nei fine settimana o nei giorni festivi e non lavorativi, l'indennità per il lavoro svolto in questi giorni viene pagata per un importo pari a una doppia tariffa. In luogo dei giorni di riposo non goduti durante il viaggio di lavoro non sono previsti altri giorni di riposo al rientro dal viaggio di lavoro.

3.7. Durante il ritardo nel viaggio senza giustificato motivo, al dipendente non viene pagato lo stipendio, le spese giornaliere, le spese per l'affitto di un'abitazione e altre spese non vengono rimborsate. Se la data del documento di viaggio non coincide con la data di inizio/fine del viaggio d'affari secondo l'ordine di invio in viaggio d'affari, nonché in caso di smarrimento dei documenti di viaggio, il rimborso delle spese di viaggio è soggetto a imposta sul reddito delle persone fisiche con un'aliquota del 13%.

3.8. La proroga del periodo del viaggio d'affari è consentita sulla base di una richiesta scritta del dipendente approvata dal Direttore Generale o da altra persona autorizzata.

3.9. Il rientro anticipato da un viaggio d'affari per vari motivi (svolgimento anticipato di un incarico di servizio, impossibilità di portare a termine un incarico, ecc.) viene concordato con il supervisore immediato. Il pagamento delle spese di viaggio in questo caso viene effettuato per il tempo di permanenza effettiva in viaggio d'affari.

3.10. La partenza non autorizzata da un viaggio d'affari di un dipendente senza una buona ragione e senza il consenso del supervisore immediato costituisce una violazione della disciplina del lavoro. In questo caso le spese di viaggio non sono dovute.

3.11. In caso di partenza / arrivo in viaggio d'affari / da un viaggio d'affari durante la giornata lavorativa, la questione dell'andare al lavoro viene decisa in accordo con il responsabile.

3.12. La scheda attività del viaggiatore d'affari è conservata nel luogo di lavoro principale.

4. Spese di viaggio

4.1. Al dipendente inviato in viaggio d'affari sia all'interno della Federazione Russa che all'estero vengono rimborsate le seguenti spese:

4.1.1. Indennità giornaliera per ogni giorno di viaggio d'affari, compreso il tragitto verso il luogo del viaggio d'affari e ritorno per un importo di:

Strofinare. quando si viaggia in viaggio d'affari negli insediamenti della Federazione Russa;

Strofinare. quando si viaggia fuori dalla Federazione Russa.

4.1.2. Spese previste effettivamente effettuate e documentate:

Affittare un'abitazione;

Viaggio da e verso la destinazione;

Spese per servizi aeroportuali, commissioni;

Spese per viaggi verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria ai punti di partenza, destinazione o trasferimenti e ritorno, compreso il costo del pagamento dei servizi taxi;

Spese per biglietti del treno espresso da/per l'aeroporto;

Il costo del noleggio e della manutenzione dell'auto durante un viaggio d'affari;

Spese per il bagaglio;

Per le conversazioni telefoniche d'ufficio in conformità al Regolamento sulle comunicazioni mobili aziendali;

Ottenimento e registrazione di un passaporto straniero ufficiale, ottenimento dei visti;

Per i servizi medici nei casi previsti dal Ministero della Salute, se il dipendente è in viaggio d'affari nel territorio della Federazione Russa, per i servizi medici previsti da una convenzione con una compagnia assicurativa;

Associato allo scambio di contanti o di un assegno in una banca con contanti in valuta estera.

4.2. Le spese alimentari, il cui costo è compreso nelle fatture relative al costo del soggiorno in albergo o nei documenti di viaggio e che sono evidenziate in una riga separata, sono riconosciute come reddito del lavoratore distaccato e sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche con aliquota del 13%.

4.3. Non vengono risarcite le spese relative alla morte di un lavoratore distaccato all'estero e al rimpatrio della sua salma in patria.

4.4. Non è previsto il rimborso delle spese per il trasporto di bagagli di peso superiore ai limiti normativi stabiliti dalle compagnie di trasporto.

4.5. Le spese di viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e ritorno sono rimborsate al lavoratore distaccato per l'importo del costo del viaggio con il trasporto pubblico aereo, ferroviario, acquatico o automobilistico, compresi i pagamenti assicurativi per l'assicurazione statale obbligatoria dei passeggeri nei trasporti, il pagamento dei servizi per la prevendita di titoli di viaggio, spese per l'utilizzo della biancheria dei treni.

4.6. Quando si reca al luogo del viaggio d'affari in aereo, al Direttore Generale viene rimborsato il costo del viaggio in classe business. Al resto dei dipendenti viene rimborsato il costo del viaggio in classe economica.

4.7. Quando si recano al luogo del viaggio d'affari in treno, il direttore generale, il vicedirettore generale e il capo contabile vengono rimborsati per il costo del viaggio nel vagone CB del treno targato, il resto dei dipendenti viene rimborsato per il costo del viaggio in il vagone del treno marchiato.

4.8. Le spese relative alla restituzione da parte di un lavoratore distaccato di un biglietto ferroviario, aereo o altro veicolo precedentemente acquistato per validi motivi (decisione di annullamento di un viaggio d'affari, richiamo dal viaggio d'affari, malattia, condizioni meteorologiche) possono essere rimborsate solo se esiste un documento che conferma tali spese.

4.9. Le spese per l'affitto dell'abitazione vengono rimborsate per ogni giorno di permanenza nel luogo di trasferta dal giorno di arrivo al giorno di partenza, previa disponibilità dei documenti debitamente compilati:

Fatture, atto di lavoro eseguito;

Conti per l'alloggio nel modulo n. 3-G;

Certificato di viaggio con i segni di partenza e di arrivo da un viaggio d'affari, nonché i segni della parte ospitante sulle date di arrivo e partenza;

Documenti che confermano il costo dell'affitto di un'abitazione;

Documenti attestanti il pagamento delle tariffe per i servizi aeroportuali, altre commissioni;

Documenti che confermano il costo del viaggio verso la destinazione e ritorno, se queste spese sono state effettuate da lui personalmente;

Una fotocopia dei segni su un passaporto straniero per viaggi d'affari all'estero.

I documenti giustificativi devono essere forniti per tutte le spese aggiuntive.

5.4. Il saldo dei fondi eccedenti l'importo utilizzato secondo il rapporto anticipato è soggetto a restituzione da parte del dipendente alla cassa entro e non oltre tre giorni lavorativi dal rientro da un viaggio d'affari, oppure viene trattenuto dallo stipendio sulla base dell'Ordine del Direttore Generale e la ricezione da parte del dipendente del suo consenso alla ritenuta (Allegato n. 1).

5.5. Entro tre giorni lavorativi dalla data di ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a preparare e presentare al funzionario che ha preso la decisione di inviare una relazione sul lavoro da lui svolto o sulla partecipazione all'evento a cui ha partecipato inviato.

5.6. Il dipendente distaccato per svolgere determinate mansioni è tenuto ad allegare al verbale di trasferta le fotocopie dei documenti da lui ricevuti ovvero sottoscritti e consegnatigli per conto della Società.

5.7. Il dipendente distaccato per partecipare a qualsiasi evento dovrà allegare al verbale di viaggio i materiali (programmi, attestati, attestati) da lui ricevuti in qualità di partecipante all'evento.

5.8. In caso di violazione dei termini per la presentazione dei rapporti anticipati specificati nella clausola 5.3. del presente Regolamento, gli importi residui vengono trattenuti dallo stipendio del dipendente ai sensi dell'art. 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

6. Disposizioni finali

6.1. Il presente Regolamento può essere modificato o integrato con provvedimento del Direttore Generale.

6.2. Il presente regolamento è obbligatorio per la familiarizzazione dei dipendenti della Società.

APPROVARE

____________________________________
(nome della posizione della testa
istituzioni)
____________________________________
(nome completo, firma)

"____"___________________ _____ G.

Allegato n. ____
alla politica contabile dell’istituzione,
approvato con ordine del capo
da "___" ________________ 20__

Regolamento sui viaggi d'affari

Il presente regolamento stabilisce la procedura per l'invio in viaggio d'affari sul territorio della Federazione Russa e oltre i suoi confini dei dipendenti che fanno parte del personale di ____________________________________________________, di seguito denominata "Istituzione".
(nome completo dell'istituzione)

Il regolamento è stato sviluppato in conformità con il Codice del lavoro e con il Decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 "Sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari".

Ai fini dell'applicazione di questa disposizione, un viaggio d'affari è riconosciuto come viaggio di un dipendente per ordine del capo dell'Istituzione per un certo periodo in un'altra località (al di fuori del luogo di lavoro permanente) per svolgere un incarico ufficiale o partecipare a eventi che corrispondono alle finalità e agli obiettivi statutari dell’Ente.

Non sono viaggi di lavoro:

- nella zona da cui il dipendente può rientrare ogni giorno presso il luogo di residenza. Allo stesso tempo, in ciascun caso, l'opportunità e la necessità di riportare a casa il dipendente è determinata dal capo dell'Istituzione;

- su questioni personali (cioè senza necessità produttive).

Un dipendente in viaggio d'affari è soggetto all'orario di lavoro e alle norme sul lavoro stabilite nell'organizzazione presso la quale è distaccato.

Al dipendente inviato in viaggio d'affari sono garantiti:

– preservazione del luogo di lavoro (posizione) e della retribuzione media;

– rimborso delle spese di viaggio nelle modalità e nell'importo stabiliti dal presente regolamento;

- pagamento delle prestazioni per invalidità temporanea (confermata da un istituto medico) verificatasi durante il periodo in cui il dipendente era in viaggio d'affari;

- prevedere un giorno di riposo nel caso in cui il dipendente parta per un viaggio d'affari o ritorni da esso in un giorno libero.

1. Stabilire un periodo di viaggio d'affari

1.1. La durata del viaggio d'affari è determinata dal capo dell'istituto in ciascun caso specifico, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico.

1.2. Il periodo del viaggio d'affari di un dipendente non può superare i 30 giorni di calendario. La direzione di un dipendente per un periodo superiore a 30 giorni di calendario viene effettuata in casi eccezionali con il suo consenso scritto.

1.3. La durata totale del viaggio d'affari di un dipendente durante l'anno non deve superare i 91 giorni di calendario.

1.4. La durata del soggiorno effettivo di un dipendente in viaggio d'affari è determinata dalle indicazioni sul certificato di viaggio relative ai giorni di partenza e di arrivo.

Il giorno di partenza in un viaggio d'affari è la data di partenza del treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore d'affari, e il giorno di arrivo dal viaggio d'affari è la data di arrivo del veicolo specificato nel luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo viene spedito prima delle 24:00 comprese, il giorno di partenza per un viaggio d'affari viene considerato il giorno corrente e dalle 00:00 in poi il giorno successivo.

Se la stazione, il molo o l'aeroporto si trovano fuori dall'insediamento, viene preso in considerazione il tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto.

Allo stesso modo, viene determinato il giorno di arrivo del dipendente nel luogo di lavoro permanente.

La questione della presenza del dipendente al lavoro il giorno della partenza per un viaggio d'affari e il giorno dell'arrivo dal viaggio d'affari è decisa di comune accordo con il capo dell'Istituzione.

1.5. Il periodo di inabilità temporanea al lavoro attribuibile al tempo in cui il dipendente è in viaggio d'affari non è compreso nel periodo del viaggio d'affari.

6.3. Le modifiche a questa disposizione vengono apportate sulla base di un ordine (istruzione) del capo dell'Istituzione.

Il datore di lavoro può prevedere nella legge locale (regolamento sui viaggi d'affari - campione 2016) un pagamento aggiuntivo ai dipendenti per i viaggi d'affari e tenerne conto nelle spese nel calcolo dell'imposta sul reddito.

Chi può essere inviato in viaggio d'affari

Solo un dipendente a tempo pieno con il quale è stato concluso un contratto di lavoro può essere inviato in viaggio d'affari (articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Se hai firmato un GPA con una persona, questa non è un dipendente a tempo pieno. Non puoi mandarlo in viaggio d'affari.

È vietato inviare in viaggio d'affari:

dipendenti durante il periodo di validità del contratto studentesco, se il viaggio d'affari non è correlato all'apprendistato (articolo 203 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
donne incinte (articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
dipendenti minori (ad eccezione degli atleti professionisti e dei lavoratori creativi, il cui elenco delle professioni e delle posizioni è stato approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 28 aprile 2007 n. 252) (articolo 268, parte 3 dell'articolo 348.8 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Come registrarsi per diaria nella posizione in viaggio d'affari

- I funzionari intendono cancellare l'indennità giornaliera per i viaggi d'affari in Russia. Quando le aziende possono aspettarsi questi cambiamenti?

Se le modifiche verranno adottate, entreranno in vigore nel 2017. L'indennità giornaliera rimane per i viaggi d'affari all'estero. E i dipendenti inviati in viaggio d'affari in tutta la Russia verranno rimborsati per le spese documentate. Ad esempio, per viaggio o alloggio (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, comma 11 del Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749).

- Anche le spese per il cibo?

Sì, se l'importo e la procedura del risarcimento sono prescritti in una legge locale o in un contratto collettivo. Ad esempio, è possibile specificare che il dipendente venga risarcito per le spese effettive per i pasti durante un viaggio d'affari per un importo di 700 rubli al giorno. Quindi l'importo fisso può essere preso in considerazione nelle spese. E le spese del dipendente che superano questo limite non vengono rimborsate né ammortizzate.

E se l'azienda prevede la diaria in una legge locale o in un contratto collettivo, può essere inclusa nei costi?

No, non puoi. Se verranno cancellati non rappresenteranno più un costo per le aziende.

Quali documenti confermano le spese di soggiorno

- Gli hotel invece della ricevuta emettono un assegno o un modulo di responsabilità rigoroso. Ma la ricevuta è ancora menzionata nel Regolamento sui viaggi d'affari, approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749. Il paragrafo 7 di questo documento afferma che una ricevuta dell'hotel conferma la durata del viaggio d'affari in assenza di documenti di viaggio. È possibile cancellare le spese di soggiorno e le indennità giornaliere nella contabilità fiscale se il dipendente, dopo un viaggio d'affari, ha portato dall'hotel non una ricevuta, ma un BSO?

Sì, puoi, se ha un periodo di residenza. Il paragrafo 7 del Regolamento menziona non solo la ricevuta, ma anche un altro documento attestante la conclusione di un accordo con l'hotel. Anche il BSO può essere utilizzato come documento di questo tipo se contiene tutti i dettagli richiesti per il primario.

- E se il dipendente portasse una ricevuta?

Quindi i costi non possono essere presi in considerazione. Questo documento non è menzionato nelle nuove regole per la fornitura dei servizi alberghieri, il che significa che non conferma più il periodo di soggiorno (Decreto del Governo della Federazione Russa del 9 ottobre 2015 n. 1085).

La travel policy giustifica sempre le spese?

L'azienda prevede nella normativa locale sui viaggi d'affari che per i viaggi d'affari di un giorno i dipendenti non hanno diritto al guadagno medio, ma allo stipendio normale. Può essere incluso nei costi?

No, non puoi. Una simile disposizione contenuta nelle leggi locali è contraria alla legge. Il lavoro durante un viaggio d'affari di un giorno deve essere pagato secondo le stesse regole di qualsiasi altro, ovvero il dipendente mantiene lo stipendio medio (articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 9 della Risoluzione n. 749) .

- E se paghi al dipendente la differenza tra stipendio e guadagno medio?

Il datore di lavoro può prevedere un pagamento aggiuntivo nella legge locale (regolamento sui viaggi d'affari - campione 2016) e, nel calcolare l'imposta sul reddito, tenerne conto nel costo del lavoro.

Regolamento sui viaggi d'affari - campione 2016

POSIZIONE

sui viaggi d'affari

Mosca 06.03. 2016

1. Disposizioni generali

1.1. Il presente Regolamento è stato sviluppato in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa e definisce le specifiche della procedura per l'invio dei dipendenti di Alfa LLC (di seguito denominata Organizzazione) in viaggi d'affari sia in Russia che all'estero.

1.2. Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente per ordine del capo dell'Organizzazione per un periodo di tempo limitato per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente.

1.3. Il presente Regolamento si applica a tutti i dipendenti dell'Organizzazione, compreso il direttore.

1.4. I viaggi d'affari non includono:

viaggi di lavoro di dipendenti le cui mansioni ufficiali comportano la natura itinerante del lavoro, salvo diversamente previsto da atti giuridici locali o regolamentari;
viaggi nell'area da cui il dipendente, a causa delle condizioni di comunicazione dei trasporti e della natura del lavoro, ha l'opportunità di tornare quotidianamente al proprio luogo di residenza;
viaggi per motivi personali (senza necessità di produzione, contratto corrispondente o chiamata dell'invitante);
ammissione allo studio e allo studio presso i dipartimenti di corrispondenza degli istituti di istruzione di istruzione professionale superiore e aggiuntiva.

2. Durata e modalità del viaggio d'affari

2.1. La durata del viaggio d'affari dei dipendenti è determinata dalla decisione del capo dell'organizzazione, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico.

2.2. Il periodo effettivo di permanenza di un dipendente nel luogo del viaggio d'affari è determinato dai documenti di viaggio presentati dal dipendente al suo ritorno da un viaggio d'affari. Nel caso in cui un dipendente si rechi al luogo del viaggio d'affari o ritorni al luogo di lavoro con un mezzo di trasporto personale, nella nota è indicato il periodo effettivo di permanenza nel luogo del viaggio d'affari. Al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente presenta una nota al datore di lavoro insieme ai documenti giustificativi che confermano l'utilizzo del trasporto personale (lettera di vettura, fatture, ricevute, ricevute di cassa, ecc.)

2.3. Il giorno di partenza in viaggio d'affari è la data di partenza di un treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore d'affari e il giorno di arrivo è la data di arrivo del veicolo nel luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo viene spedito prima delle 24:00 comprese, il giorno di partenza per un viaggio d'affari viene considerato il giorno corrente e dalle 00:00 in poi il giorno successivo.

Se la stazione, il molo o l'aeroporto si trovano fuori dall'insediamento, viene preso in considerazione il tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto. Allo stesso modo, viene determinato il giorno di arrivo del dipendente nel luogo di lavoro permanente.

2.4. La presenza del dipendente al lavoro il giorno della partenza per un viaggio d'affari o il giorno dell'arrivo da un viaggio d'affari è decisa di comune accordo con il direttore dell'Organizzazione.

2.5. Un dipendente in viaggio d'affari è soggetto all'orario di lavoro e alle regole procedurali dell'impresa, istituzione, organizzazione presso la quale è distaccato.

2.6. In caso di insorgenza di invalidità temporanea durante il viaggio di lavoro, il dipendente è tenuto a comunicare immediatamente tale circostanza al datore di lavoro.

L'incapacità temporanea al lavoro di un lavoratore distaccato, nonché l'impossibilità di ritornare al luogo di residenza permanente per motivi di salute, devono essere certificati da documenti debitamente redatti dello stato pertinente (comunale) o di altre organizzazioni mediche autorizzate (certificate) a fornire servizi medici. Per il periodo di inabilità temporanea al lavoro, al lavoratore distaccato viene corrisposta, in via generale, un'indennità per inabilità temporanea al lavoro.

I giorni di inabilità temporanea non sono compresi nel periodo di trasferta.

In caso di inabilità temporanea al lavoro del lavoratore distaccato, gli vengono rimborsate, in generale, le spese di locazione dell'abitazione (ad eccezione dei casi in cui il lavoratore distaccato è in ricovero ospedaliero) e vengono corrisposte le indennità giornaliere per l'intero periodo fino a quando non sia in grado, per motivi di salute, di iniziare a svolgere i compiti assegnatigli, di incarico ufficiale o di ritornare al luogo di sua residenza permanente.

3. Documentazione di un viaggio d'affari

3.1. La base per inviare un dipendente in viaggio d'affari è la decisione di mandarlo in viaggio d'affari, redatta in forma arbitraria.

3.2. Sulla base della decisione di inviare in viaggio d'affari, l'ufficiale del personale emette un ordine di inviare in viaggio d'affari secondo il modulo n. T-9 (n. T-9a), approvato con decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1.

3.3. Le informazioni sul viaggio d'affari di un dipendente vengono inserite nel registro dei dipendenti in partenza per un viaggio d'affari.

4. Spese di viaggio

4.1. Il guadagno medio per il tempo in cui un dipendente è in viaggio d'affari viene risparmiato per tutti i giorni lavorativi della settimana secondo il programma stabilito nel luogo di lavoro permanente.

4.2. Un dipendente inviato in viaggio d'affari sia in Russia che all'estero viene rimborsato per le seguenti spese:

per affittare un'abitazione;
viaggiare da e per la destinazione;
indennità giornaliera;
effettivamente prodotto con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro e documentato
obiettivo di spesa:
spese per servizi aeroportuali, commissioni;
per spostamenti verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria nei punti di partenza, destinazione o trasferimenti;
per i bagagli;
per chiamate di lavoro;
sull'ottenimento e la registrazione di un passaporto straniero ufficiale, sull'ottenimento dei visti;
associato allo scambio di contanti o di un assegno in una banca con contanti in valuta estera.

4.3. Per ogni giorno di viaggio d'affari, compresi i fine settimana e i giorni festivi non lavorativi, nonché per i giorni di viaggio, compreso il tempo di sosta forzata lungo il percorso, il dipendente viene pagato al giorno.

Se il lavoratore può tornare a casa ogni giorno, la diaria non viene pagata.

Per i viaggi d'affari sul territorio della Russia, l'indennità giornaliera è fissata nell'importo di:

direttore: 5000 rubli,
direttori di filiale - 3000 rubli,
tutti gli altri dipendenti: 1000 rubli.

Per ogni giorno di viaggio d'affari fuori dalla Russia, il dipendente riceve una paga giornaliera per un importo di:

direttore - 200 euro,
direttori di filiale - 100 euro,
tutti gli altri dipendenti - 70 euro.

4.4. Le spese di viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e di ritorno al luogo di lavoro permanente sono rimborsate al lavoratore distaccato per l'importo del costo del viaggio con i trasporti pubblici aerei, ferroviari, acquatici e automobilistici, compresi i pagamenti assicurativi per l'assicurazione statale obbligatoria dei passeggeri nei trasporti, corrispettivo per servizi di prevendita di titoli di viaggio, spese per l'utilizzo della biancheria sui treni.

Quando si viaggia in aereo verso il luogo del viaggio d'affari, il direttore e i vicedirettori vengono rimborsati per il costo del viaggio in classe business. Al resto dei dipendenti viene rimborsato il costo del viaggio in classe economica.

Quando si recano al luogo del viaggio d'affari in treno, al direttore e ai vicedirettori viene rimborsato il costo del viaggio nella carrozza CB del treno aziendale, al resto dei dipendenti viene rimborsato il costo del viaggio nella carrozza a scompartimenti del treno aziendale.

Al dipendente vengono rimborsate le spese di viaggio verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria nei luoghi di partenza, destinazione o per i trasferimenti, compresi taxi, bagagli. In assenza di documenti che confermino l'importo delle spese per il viaggio verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria, per il trasporto dei bagagli, le spese vengono rimborsate per un importo di 1000 rubli. per un viaggio.

L'indennità giornaliera in valuta estera viene pagata a un dipendente quando invia un dipendente in viaggio d'affari fuori dal territorio della Russia nell'importo determinato dal presente regolamento.

Le diarie vengono pagate secondo la seguente regola:

quando un dipendente viaggia dal territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato russo è inclusa nei giorni per i quali viene pagata l'indennità giornaliera in valuta estera;
quando si viaggia nel territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato russo è inclusa nei giorni per i quali viene pagata l'indennità giornaliera in rubli.

Le date di attraversamento del confine di stato della Federazione Russa sono determinate dai segni delle autorità di frontiera sul passaporto.

Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari nel territorio di due o più stati esteri, l'indennità giornaliera per il giorno di attraversamento del confine tra stati viene pagata in valuta estera secondo le norme stabilite per lo stato in cui viene inviato il dipendente.

4.5. Le spese relative alla restituzione di un biglietto ferroviario, aereo o di altro veicolo da parte di un lavoratore distaccato possono essere rimborsate con l'autorizzazione del Direttore dell'Organizzazione solo per validi motivi (decisione di annullamento del viaggio d'affari, richiamo dal viaggio d'affari, malattia ) se esiste un documento che conferma tali spese.

4.6. Non è previsto il rimborso delle spese per il trasporto di bagagli di peso superiore ai limiti normativi stabiliti dalle compagnie di trasporto.

4.7. Al dipendente viene rimborsato il costo delle conversazioni telefoniche d'ufficio. In assenza di documenti che confermino le spese sostenute (conti dettagliati dell'operatore di telecomunicazioni), le spese vengono rimborsate per un importo di 200 rubli. al giorno.

4.8. Prima della partenza per un viaggio d'affari, al lavoratore distaccato viene concesso un anticipo in contanti nei limiti degli importi dovuti per il viaggio, delle spese per l'affitto di un'abitazione e dell'indennità giornaliera.

4.9. Al dipendente vengono rimborsate le spese effettive di prenotazione e affitto di un'abitazione, confermate dai documenti pertinenti, ma non più di 5.000 rubli. al giorno.

In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il pagamento delle spese per l'affitto di un'abitazione, l'importo di tale pagamento sarà rimborsato per un importo pari a:

700 rubli. per ogni giorno di viaggio d'affari in Russia;
2500 rubli. per ogni giorno trascorso in viaggio d'affari all'estero.

Le spese di locazione di un'abitazione vengono rimborsate per ogni giorno di permanenza in occasione di un viaggio d'affari dal giorno dell'arrivo del viaggiatore a destinazione fino al giorno della partenza da essa.

4.10. Durante il ritardo nel viaggio senza una buona ragione, al dipendente non vengono pagati lo stipendio, l'indennità giornaliera e le spese di affitto di un'abitazione e altre spese non vengono rimborsate.

5. Pagamento per lavoro nei fine settimana durante un viaggio d'affari

5.1. Se un dipendente parte in viaggio d'affari in un giorno non lavorativo (fine settimana, festivo), il giorno di partenza è considerato il primo giorno del viaggio d'affari, il cui pagamento è previsto ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro di la Federazione Russa, cioè per quanto riguarda il lavoro durante il fine settimana o nei giorni festivi non lavorativi. Allo stesso modo, la questione viene risolta nel caso in cui un dipendente arrivi da un viaggio d'affari in un giorno non lavorativo (giorno libero,
vacanza.

5.2. Il lavoro durante il fine settimana o nei giorni festivi non lavorativi viene pagato almeno il doppio dell'importo ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Importi specifici della retribuzione per il lavoro durante un giorno libero o una vacanza non lavorativa possono essere stabiliti da un contratto collettivo, da un atto normativo locale adottato tenendo conto del parere dell'organo rappresentativo dei lavoratori e da un contratto di lavoro. Allo stesso tempo, su richiesta di un dipendente che ha lavorato durante un fine settimana o un giorno festivo non lavorativo, gli può essere concesso un altro giorno di riposo. In questo caso, il lavoro durante il fine settimana o nei giorni festivi non lavorativi viene pagato in un unico importo e il giorno di riposo non è soggetto a pagamento.

6. Garanzie in caso di invio di dipendenti ai comandanti di lavoro

6.1. Sulla base dell'articolo 167 del Codice del lavoro della Federazione Russa, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, nonché mentre il dipendente è in viaggio verso il luogo del viaggio d'affari (dal luogo del viaggio d'affari), egli è garantito il mantenimento del luogo di lavoro (posizione) e del guadagno medio, nonché il rimborso delle spese legate al viaggio d'affari.

6.2. In caso di invio di un lavoratore a tempo parziale in viaggio d'affari contemporaneamente per il lavoro principale e il lavoro svolto a tempo parziale, il guadagno medio viene trattenuto da entrambi i datori di lavoro e le spese rimborsabili per il viaggio d'affari sono distribuiti tra i datori di lavoro invianti di comune accordo.

6.3. Quando viene inviato in viaggio d'affari, al dipendente viene concesso un anticipo in contanti per il pagamento:

spese di viaggio;
spese per l'affitto di un'abitazione;
spese aggiuntive associate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (per diem).

7. Modalità di presentazione delle segnalazioni relative alla direzione dei dipendenti

durante i viaggi d'affari

7.1. Entro tre giorni lavorativi dalla data di ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare all'ufficio contabilità un rapporto anticipato sugli importi da lui spesi.

Insieme al rapporto anticipato, i documenti (in originale) che confermano l'importo delle spese sostenute vengono trasferiti al reparto contabilità, indicando la forma di pagamento (contanti, assegno, carta di credito, bonifico non in contanti). Per i viaggi di lavoro all'estero, al verbale è allegata la fotocopia dei contrassegni presenti sul passaporto estero.

7.2. Alla relazione anticipata sono allegati i seguenti documenti:

documenti che confermano i costi di affitto di un'abitazione;
documenti attestanti il pagamento dei corrispettivi per i servizi aeroportuali, altre commissioni;
documenti che confermano il costo del viaggio verso la destinazione e ritorno, se tali spese sono state effettuate personalmente dal dipendente;
documenti attestanti il costo del viaggio verso l'aeroporto, la stazione ferroviaria nei punti di partenza, destinazione o trasferimenti, per i bagagli;
documenti che confermano il costo delle conversazioni telefoniche ufficiali;
documenti che confermano i costi per l'ottenimento e la registrazione di un passaporto straniero ufficiale, l'ottenimento dei visti, se queste azioni non sono state eseguite dall'Organizzazione;
documenti che confermano le spese associate al cambio di valuta contante o un assegno in banca per valuta estera in contanti.

7.3. In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il pagamento delle spese per l'affitto di un'abitazione, l'importo di tale pagamento sarà rimborsato nella misura stabilita dal paragrafo 4.10 del presente Regolamento.

7.4. In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il costo del viaggio da e per la destinazione, se tali spese sono state effettuate personalmente dal dipendente, le spese vengono rimborsate per l'importo del costo del viaggio fino al luogo del viaggio d'affari e ritorno in un vagone a scompartimenti o il costo di un biglietto aereo di classe economica.

7.5. In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il costo del viaggio all'aeroporto, alla stazione nei punti di partenza, destinazione o trasferimenti, per i bagagli, le spese vengono rimborsate per un importo di 1000 rubli. per un viaggio.

7.6. In assenza di documentazione attestante il costo delle conversazioni telefoniche ufficiali, le spese vengono rimborsate nella misura stabilita dal paragrafo 4.6 del presente Regolamento.

In assenza di documenti che confermino i costi per l'ottenimento dei visti e i costi associati al cambio di valuta contante, tali costi non verranno rimborsati.

7.7. Il saldo dei fondi eccedenti l'importo utilizzato secondo il rapporto anticipato è soggetto a restituzione da parte del dipendente alla cassa nella valuta in cui è stato emesso l'anticipo entro e non oltre tre giorni lavorativi dal rientro da un viaggio d'affari.

7.8. Se il dipendente non restituisce il saldo dei fondi entro il termine specificato al paragrafo 7.7 del presente regolamento, l'importo corrispondente viene rimborsato mediante detrazione dallo stipendio del dipendente, tenendo conto dell'importo massimo della detrazione stabilito dall'articolo 138 del Codice del lavoro di la Federazione Russa.

7.9. Entro tre giorni lavorativi dalla data di ritorno dal viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a preparare e presentare al funzionario che ha preso la decisione di inviare una relazione sul lavoro da lui svolto o sulla partecipazione all'evento a cui ha partecipato è stato inviato.

Il dipendente distaccato per svolgere determinate mansioni è tenuto ad allegare al resoconto di viaggio gli originali o le fotocopie dei documenti da lui ricevuti ovvero firmati e consegnatigli per conto dell'Organizzazione.

Il dipendente distaccato per partecipare ad un evento dovrà allegare al verbale del viaggio di lavoro il materiale da lui ricevuto in qualità di partecipante all'evento.

Le regole per la registrazione di un dipendente in viaggio d'affari sono cambiate. Dal 2015 non sono più necessari certificati di viaggio, incarichi di lavoro e relazioni sul lavoro svolto (Decreto del Governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014 n. 1595). Abbiamo compilato un modello di regolamento di viaggio con le modifiche. Nell'articolo puoi anche scaricare il relativo modulo, che sarà utile a qualsiasi azienda.

Tieni presente che l'azienda ha il diritto di decidere autonomamente come modificare la disposizione: puoi approvare un nuovo documento o apportare modifiche a quello attuale. Se ci sono molte modifiche, dovrai utilizzare la prima opzione. Come elaborare una posizione sui viaggi d'affari per il 2016, abbiamo mostrato nell'articolo qui sotto. Se i cambiamenti sono pochi, ma esistono, è sufficiente svilupparli e approvarli al fine di modificare la normativa sui viaggi d'affari .

Società a responsabilità limitata Alpha
(Alfa LLC)
TIN 7708123456, KPP 770801001, OKPO 98756423
nome completo dell'organizzazione, codici identificativi (TIN, KPP, OKPO)

APPROVARE

Direttore della LLC
"Alfa"
AA. Ivanov
09.02.2016

POSIZIONE

sui viaggi d'affari

Mosca 09.02. 2016

1. Disposizioni generali

1.2. Un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente per ordine del capo dell'Organizzazione per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente.

1.3. Il presente Regolamento si applica a tutti i dipendenti dell'Organizzazione, compreso il direttore.

1.4. I viaggi d'affari non includono:

viaggi di lavoro di dipendenti le cui mansioni ufficiali comportano la natura itinerante del lavoro, salvo diversamente previsto da atti giuridici locali o regolamentari;
viaggi nell'area da cui il dipendente, a causa delle condizioni di comunicazione dei trasporti e della natura del lavoro, ha l'opportunità di tornare quotidianamente al proprio luogo di residenza;
viaggi per motivi personali (senza necessità di produzione, contratto corrispondente o chiamata dell'invitante);
ammissione allo studio e allo studio presso i dipartimenti di corrispondenza degli istituti di istruzione di istruzione professionale superiore e aggiuntiva.

2. Durata e modalità del viaggio d'affari

2.1. La durata del viaggio d'affari dei dipendenti è determinata dalla decisione del capo dell'organizzazione, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico.

2.2. La durata effettiva del soggiorno del dipendente nel luogo del viaggio d'affari è determinata dai documenti di viaggio presentati dal dipendente al suo ritorno dal viaggio d'affari. Nel caso in cui un dipendente si rechi al luogo del viaggio d'affari o ritorni al luogo di lavoro con un mezzo di trasporto personale, nella nota è indicato il periodo effettivo di permanenza nel luogo del viaggio d'affari. Al ritorno da un viaggio, il dipendente presenta una nota al datore di lavoro contestualmente ai documenti giustificativi attestanti l'utilizzo del mezzo di trasporto personale (foglio di viaggio, fatture, ricevute, ricevute di cassa, ecc.)

2.3. Il giorno di partenza in viaggio d'affari è la data di partenza di un treno, aereo, autobus o altro veicolo dal luogo di lavoro permanente del viaggiatore d'affari e il giorno di arrivo è la data di arrivo del veicolo nel luogo di lavoro permanente. Quando il veicolo parte prima delle 24:00 comprese, il giorno di partenza è considerato il giorno corrente e dalle 00:00 in poi il giorno successivo.

2.4. La presenza del dipendente al lavoro il giorno della partenza per un viaggio d'affari o il giorno dell'arrivo da esso è decisa di comune accordo con il direttore dell'Organizzazione.

2.5. Un dipendente in viaggio d'affari è soggetto all'orario di lavoro e alle regole procedurali dell'impresa, istituzione, organizzazione presso la quale è distaccato.

2.6. In caso di insorgenza di inabilità temporanea durante il periodo di un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a informare immediatamente il datore di lavoro di tali circostanze.

L'invalidità temporanea di un dipendente distaccato, nonché l'impossibilità di ritornare al luogo di residenza permanente per motivi di salute, devono essere certificate da documenti debitamente redatti dello stato pertinente (comunale) o di altre organizzazioni mediche autorizzate (certificate) a fornire cure mediche Servizi. Per il periodo di inabilità temporanea al lavoro, al lavoratore distaccato viene corrisposta, in via generale, un'indennità per inabilità temporanea al lavoro.

I giorni di inabilità temporanea non sono compresi nel periodo di trasferta.

In caso di incapacità temporanea al lavoro di un dipendente, gli vengono rimborsate, in generale, le spese di locazione di un'abitazione (ad eccezione dei casi in cui è ricoverato in ospedale) e vengono pagate le indennità giornaliere per tutto il tempo fino all'incapacità lavorativa. , per motivi di salute, per iniziare ad adempiere all'incarico ufficiale assegnatogli o ritornare al luogo di residenza permanente.

3. Documentazione

3.1. La base per inviare un dipendente in viaggio d'affari è la decisione di mandarlo in viaggio d'affari, redatta in forma arbitraria.

3.2. Sulla base della decisione di inviare in viaggio d'affari, l'ufficiale del personale emette un ordine in conformità con il modulo n. T-9 (n. T-9a), approvato dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio, 2004 n. 1.

3.3. Le informazioni sul viaggio d'affari di un dipendente vengono inserite nel registro dei dipendenti in partenza per un viaggio d'affari.

4. Spese di viaggio

4.1. Il guadagno medio per il tempo in cui il dipendente è in viaggio d'affari viene risparmiato per tutti i giorni lavorativi della settimana secondo il programma stabilito nel luogo di lavoro permanente.

4.2. Un dipendente inviato in viaggio d'affari sia in Russia che all'estero viene rimborsato per le seguenti spese:

viaggiare da e per la destinazione;
per affittare un'abitazione;
indennità giornaliera;
effettivamente effettuate con il permesso o la conoscenza del datore di lavoro e spese mirate documentate:

Spese per servizi aeroportuali, commissioni;

Per spostamenti verso l'aeroporto o la stazione ferroviaria nei punti di partenza, destinazione o trasferimenti;

Per i bagagli;

Per chiamate di lavoro;

Ottenimento e registrazione di un passaporto straniero ufficiale, ottenimento dei visti;

Associato allo scambio di contanti o di un assegno in una banca con contanti in valuta estera.

Se il lavoratore può tornare a casa ogni giorno, la diaria non viene pagata.

Per i viaggi d'affari sul territorio della Russia, l'indennità giornaliera è fissata nella misura di:

direttore: 5000 rubli,
direttori di filiale - 3000 rubli,
tutti gli altri dipendenti: 1000 rubli.

Per ogni giorno di viaggio d'affari fuori dalla Russia, il dipendente riceve una paga giornaliera per un importo di:

direttore - 200 euro,
direttori di filiale - 100 euro,
tutti gli altri dipendenti - 70 euro.

4.4. Le spese di viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e di ritorno al luogo di lavoro permanente sono rimborsate al dipendente per l'importo del costo del viaggio con il trasporto pubblico aereo, ferroviario, acquatico e automobilistico, compresi i pagamenti assicurativi per l'assicurazione statale obbligatoria dei passeggeri in trasporti, compenso per servizi di prevendita titoli di viaggio, spese per utilizzo biancheria letto sui treni.

Quando viaggiano in treno, al direttore e ai vicedirettori viene rimborsato il costo del viaggio nella carrozza CB del treno aziendale, al resto dei dipendenti viene rimborsato il costo del viaggio nella carrozza a scompartimenti del treno aziendale.

Le diarie vengono pagate secondo la seguente regola:

quando un dipendente viaggia dal territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato russo è inclusa nei giorni per i quali viene pagata l'indennità giornaliera in valuta estera;
quando si viaggia nel territorio della Russia, la data di attraversamento del confine di stato russo è inclusa nei giorni per i quali viene pagata l'indennità giornaliera in rubli.

Le date di attraversamento del confine di stato della Federazione Russa sono determinate dai segni delle autorità di frontiera sul passaporto.

4.6. Non è previsto il rimborso delle spese per il trasporto di bagagli di peso superiore ai limiti normativi stabiliti dalle compagnie di trasporto.

4.8. Al dipendente distaccato viene concesso un anticipo in contanti un giorno lavorativo prima della partenza per un viaggio d'affari nei limiti degli importi dovuti per il viaggio, le spese per l'affitto di un'abitazione e l'indennità giornaliera.

4.9. Al dipendente vengono rimborsate le spese effettive di prenotazione e affitto di un'abitazione, confermate dai documenti pertinenti, ma non più di 5.000 rubli. al giorno.

In caso di mancata presentazione dei documenti attestanti il pagamento delle spese per l'affitto di un'abitazione, l'importo di tale pagamento sarà rimborsato per un importo pari a:

700 rubli. per ogni giorno di viaggio d'affari in Russia;
2500 rubli. per ogni giorno trascorso in viaggio d'affari all'estero.

5. Pagamento per lavoro nei fine settimana durante un viaggio d'affari

5.1. Se un dipendente parte in viaggio d'affari in un giorno non lavorativo (fine settimana, festivo), il giorno di partenza è considerato il primo giorno del viaggio d'affari, il cui pagamento è previsto ai sensi dell'articolo 153 del Codice del lavoro di la Federazione Russa, cioè per quanto riguarda il lavoro durante il fine settimana o nei giorni festivi non lavorativi. Allo stesso modo, la questione viene risolta in caso di arrivo di un dipendente da un viaggio d'affari in un giorno non lavorativo (fine settimana, festivo).

6. Garanzie in caso di invio di dipendenti in viaggio d'affari

6.3. Quando viene inviato in viaggio d'affari, al dipendente viene concesso un anticipo in contanti per il pagamento:

spese di viaggio;
spese per l'affitto di un'abitazione;
spese aggiuntive associate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (per diem).

7. La procedura per la presentazione delle segnalazioni relative all'invio di dipendenti in trasferta

7.1. Entro tre giorni lavorativi dalla data di ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare all'ufficio contabilità un rapporto anticipato sugli importi da lui spesi.

7.2. Alla relazione anticipata sono allegati i seguenti documenti:

documenti che confermano i costi di affitto di un'abitazione;
documenti attestanti il pagamento dei corrispettivi per i servizi aeroportuali, altre commissioni;
documenti che confermano il costo del viaggio verso la destinazione e ritorno, se tali spese sono state effettuate personalmente dal dipendente;
documenti attestanti il costo del viaggio verso l'aeroporto, la stazione ferroviaria nei punti di partenza, destinazione o trasferimenti, per i bagagli;
documenti che confermano il costo delle conversazioni telefoniche ufficiali;
documenti che confermano i costi per l'ottenimento e la registrazione di un passaporto straniero ufficiale, l'ottenimento dei visti, se queste azioni non sono state eseguite dall'Organizzazione;
documenti che confermano le spese associate al cambio di valuta contante o un assegno in banca per valuta estera in contanti.

7.6. In assenza di documentazione attestante il costo delle conversazioni telefoniche ufficiali, le spese vengono rimborsate nella misura stabilita dal paragrafo 4.6 del presente Regolamento. In assenza di documenti che confermino i costi per l'ottenimento dei visti e i costi associati al cambio di valuta contante, tali costi non verranno rimborsati.

Il dipendente distaccato per partecipare ad un evento è tenuto ad allegare al resoconto del viaggio di lavoro il materiale da lui ricevuto in qualità di partecipante all'evento.

Files allegati

Regolamento sui viaggi d'affari sample.doc
Scarica la normativa sui viaggi di lavoro (modulo).doc