Lo scopo del viaggio - esempi di registrazione per autisti, direttori e dirigenti. Lo scopo del viaggio: esempi di formulazione

Il datore di lavoro è tenuto a fornire supporto procedurale per la maggior parte delle situazioni che si verificano durante il lavoro, inclusa l'indicazione dello scopo del viaggio d'affari nella documentazione. Allo stesso tempo, lo scopo del viaggio d'affari dell'autista sarà sicuramente diverso dagli obiettivi fissati per il contabile o il direttore. Esempi concreti possono aiutare a indicare correttamente lo scopo di un viaggio d'affari, ed è necessario monitorare la correttezza della fissazione dell'obiettivo sia da parte dei dipendenti inviati in viaggio d'affari che dei loro datori di lavoro.

Lo scopo del viaggio d'affari: che cos'è, regolamentazione legale

Dal punto di vista della legislazione russa, le questioni relative all'invio di dipendenti sono considerate in modo completo e per molti aspetti regolano inequivocabilmente i diritti e gli obblighi dei lavoratori e dei datori di lavoro l'uno rispetto all'altro. Fondamentalmente, nel contesto della giustificazione legale della necessità di indicare lo scopo del viaggio d'affari, è necessario prestare attenzione alle disposizioni dei seguenti documenti normativi:

Articolo 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Questo articolo definisce legislativamente le basi della regolamentazione legale delle questioni relative ai viaggi d'affari.
Decreto governativo n. 749 del 13/10/2008. Il suddetto decreto governativo regola più in dettaglio la procedura secondo la quale i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari e li definisce come lo svolgimento di determinati incarichi di mansioni al di fuori del luogo di lavoro permanente.

Nonostante il fatto che non vi sia alcuna necessità diretta di una definizione accurata e specifica degli scopi di un viaggio d'affari nella legislazione, la pratica giudiziaria esistente e i requisiti delle autorità di regolamentazione indicano ancora la necessità di registrarli in modo affidabile nella documentazione.

Di conseguenza, lo scopo di un viaggio d'affari è una descrizione accurata e dettagliata dei compiti che un dipendente inviato dal datore di lavoro deve svolgere in viaggio d'affari. Questi obiettivi devono essere formalizzati adeguatamente in documenti giuridicamente significativi: un ordine da inviare in viaggio d'affari, un certificato di viaggio o altra documentazione prevista dalle normative locali dell'organizzazione.

Perché è necessario specificare lo scopo del viaggio

Specificare lo scopo del viaggio d'affari è un aspetto importante del rapporto di lavoro, che dovrebbe essere considerato sia dai datori di lavoro che dai dipendenti. L’assenza di un obiettivo adeguatamente definito può portare a conseguenze negative per entrambe le parti. Esempi di tali conseguenze sono:

Come impostare correttamente lo scopo di un viaggio d'affari: registrazione procedurale

Poiché la procedura per l'invio dei dipendenti in viaggio d'affari è stata notevolmente semplificata dal 2015, l'unica prova documentale obbligatoria in questo caso è l'ordine del datore di lavoro e la conferma della sua ricezione da parte del dipendente. Tuttavia, se previsto dalle normative locali, è possibile redigere documentazione aggiuntiva, ad esempio un incarico per un viaggio d'affari o un certificato di viaggio separato per i dipendenti.

Sia un incarico di lavoro che un certificato di viaggio possono essere redatti rispettivamente secondo i moduli unificati T-10a e T-9. Tuttavia, l'uso di questi moduli non è obbligatorio per i datori di lavoro: possono anche sviluppare i propri esempi della suddetta documentazione del personale.

Per mandare un dipendente in viaggio d'affari, l'obiettivo dovrebbe essere chiaramente definito, così come i tempi dell'intero viaggio d'affari necessari per completarlo. Quando si compilano gli scopi di un viaggio d'affari e di un incarico di lavoro, è necessario tenere conto di alcune sfumature:

L'obiettivo deve essere specifico. Cioè, descrivere il compito assegnato al dipendente nel modo più chiaro possibile. Quanto più specifico è l'obiettivo, tanto minori saranno le conseguenze legali che il viaggio d'affari avrà sia per il datore di lavoro che per il dipendente.
Il risultato del viaggio dovrebbe essere il raggiungimento dell'obiettivo. Lo scopo non raggiunto del viaggio nella maggior parte dei casi invaliderà l'intero viaggio. Pertanto, se si prevede l'attuazione di determinate azioni con un risultato inizialmente incerto, l'obiettivo non dovrebbe essere il raggiungimento di questi risultati, ma l'adempimento dei compiti designati.

Esempi dello scopo del viaggio del direttore, dell'autista, del contabile e di altri dipendenti

Per comprendere meglio come impostare correttamente lo scopo di un viaggio d'affari, è più semplice considerare esempi di definizione di obiettivi per diverse categorie di lavoratori. Potrebbero assomigliare a questo:

Un esempio di definizione dell'obiettivo del viaggio d'affari di un regista: prendere parte alle trattative per la conclusione di un contratto per la fornitura di prodotti con un rappresentante della società Vector a Mosca il 01.10.2018.

Definizione degli obiettivi sbagliata: concludere un accordo con un rappresentante del partner. In questo caso l'obiettivo non contiene indicazioni specifiche sulla data e sul luogo delle trattative. Inoltre, presuppone la conclusione obbligatoria di un accordo, quando in pratica i negoziati possono concludersi con il rifiuto di firmarlo.

Un esempio dello scopo del viaggio d'affari di un autista: garantire dalle 10.00 alle 20.00 il movimento del cittadino Ivanov all'interno della città di San Pietroburgo nel periodo dal 11/01/19 al 25/01/19 a bordo di un'auto ufficiale VAZ-2114, numero E1913SN.

Esempio sbagliato di definizione dello scopo di un viaggio d'affari: garantire il movimento del cliente. Come nella situazione precedente, anche qui non ci sono specificità, sia in termini di personalità del cliente, sia in termini di termini di lavoro del dipendente e di un'auto specifica.

Un esempio dello scopo del viaggio d'affari di un contabile: garantire la revisione finanziaria della filiale n. 4 della società "Vector" nella città di Saratov con l'esecuzione dei moduli dell'organizzazione nel modulo n. 14-85.

Esempio sbagliato: condurre un audit finanziario nella filiale di Saratov.

Un esempio dello scopo di un viaggio d'affari per un avvocato: prendere parte come rappresentante dell'organizzazione "Vector" all'udienza in tribunale nel caso n. 88-12-23 il 1 maggio 2019 presso il tribunale arbitrale di Saratov.

Esempio sbagliato: ottenere una decisione positiva a favore della società in una sessione del tribunale di Saratov.

Esempi dello scopo di un viaggio d'affari sono noti a tutti coloro che hanno dovuto risolvere problemi di lavoro in un'altra città. Tuttavia, a volte sorgono ancora domande: cosa può davvero essere definito un obiettivo ufficiale durante un viaggio d'affari e cosa no. Dal punto di vista della legislazione russa, qualsiasi viaggio in un'altra città o paese necessario per completare l'incarico ufficiale assegnato dal capo può essere definito un viaggio d'affari. Allo stesso tempo, la condizione principale è la preservazione del posto di lavoro e dei salari.

Secondo il codice del lavoro, tutte le spese che saranno associate al viaggio di un dipendente in un'altra città o paese devono essere attribuite alle esigenze economiche in modo che in futuro non vi siano problemi con la tassazione. È bene chiarire che il viaggio diventa viaggio d'affari solo dopo che i diretti superiori hanno firmato i documenti amministrativi.

Obiettivi di viaggio:

Scambio di esperienze tra dipendenti di diverse imprese;
Conclusione di un contratto per la fornitura di attrezzature o di materie prime;
Partecipazione al convegno con una relazione;
Partecipare a contenziosi con un'altra società;
Attività analitiche per migliorare le performance aziendali;
Risoluzione di controversie giuridiche e legali;
Ricerche di mercato che aiuteranno l'azienda a raggiungere un nuovo livello di sviluppo.

Questi esempi possono essere attribuiti agli scopi generali dei viaggi d'affari. Spesso ci sono anche orari chiari per tali viaggi. Ciò è solitamente dovuto al fatto che l'azienda ha la necessità di controllare e monitorare regolarmente il lavoro delle sue filiali. Pertanto, per alcuni dipendenti, la maggior parte del lavoro si svolge fuori dalla sede principale.
Esistono però anche casi particolari e specializzati:

Condurre un treno per valutare le condizioni di lavoro;
Manutenzione delle attrezzature previste dal contratto;
Effettuazione di ispezioni fuori piano nelle filiali.

Questo lavoro può essere eseguito solo da quei dipendenti che hanno la specializzazione adeguata.

Solo la persona che ha firmato il contratto con l'impresa e ha obblighi lavorativi con essa può essere inviata in viaggio di lavoro. Ciò è dovuto al fatto che una persona, anche in viaggio d'affari, deve ricevere la sua paga, questa è responsabilità dell'azienda. Cioè, qualsiasi dipendente che fa parte dello staff dell'azienda può essere inviato in viaggio d'affari, se necessario.

Il datore di lavoro dovrebbe sempre ricordare che alcuni dipendenti non possono essere inviati in viaggio d'affari secondo il codice del lavoro:

Donne incinte;
Quei dipendenti che hanno firmato un contratto studentesco con l'impresa;
Persone di età inferiore ai 18 anni;
Dipendenti che partecipano alle elezioni e si candidano alle elezioni.

Alcuni dipendenti hanno il diritto di rifiutare un viaggio. Tale diritto si applica alle seguenti categorie di cittadini:

Madri che hanno figli di età inferiore a 3 anni;
Cittadini che allevano da soli figli di età inferiore ai cinque anni;
Dipendenti che hanno figli con disabilità o parenti bisognosi di cure;
Lavoratori disabili o persone che lavorano in condizioni particolari.

Documentazione

Prima di mandare un dipendente in viaggio, è necessario preparare tutti i documenti e firmarli. Nell'ordine preparato per un viaggio d'affari, è necessario specificare quanto segue:

Dati del passaporto del dipendente;
Specificare la posizione del dipendente;
Posto di lavoro;
Date del prossimo viaggio;
Scopo del viaggio. Deve essere indicato chiaramente e con tutti i dettagli.

Supervisore

È il direttore che è più interessato allo sviluppo dell'impresa in modo che porti il massimo profitto. Gli obiettivi del viaggio d'affari del direttore possono essere i seguenti:

Per incontri con partner commerciali con i quali in futuro è possibile condurre affari congiunti;
Per aprire una nuova filiale in un'altra città o paese;
Il viaggio ha lo scopo di risolvere questioni controverse sorte in un'altra impresa.

Capo contabile

A volte il capo contabile viene mandato in viaggio. Vale la pena notare che un contabile in qualsiasi impresa è una persona finanziariamente responsabile. Dopotutto, è questa persona che mantiene un rapporto su questioni finanziarie, monetarie e immobiliari. Pertanto, possiamo dire che il dipendente è semplicemente legato al suo posto di lavoro. Se viene inviato in viaggio d'affari, viene stipulato un contratto di lavoro part-time. Ciò è particolarmente importante da fare se il dipendente lascia per più di un mese.

Gli scopi di tale viaggio di lavoro del capo contabile dell'impresa possono essere i seguenti:

Controllo della rendicontazione e della contabilità nel ramo dell'impresa;
Creazione di un nuovo database in un'impresa di recente apertura;
Accettazione dei casi. Ciò accade se il contabile viene trasferito in una nuova posizione in un'altra città. Inizialmente dovrà recarsi in azienda per prendere in consegna tutti i documenti e farsi conoscere;
Formazione. La formazione o un viaggio a una conferenza possono migliorare notevolmente la professionalità di un contabile, il che lo aiuterà ulteriormente a tenere i registri con competenza.

Autista

Questo punto è un po 'più complicato degli altri, perché la posizione di un autista spesso comporta lavori itineranti, il che significa che tali viaggi non possono essere definiti viaggi d'affari. Tuttavia, questo funziona solo in alcune aree. Se l'autista deve portare il suo supervisore immediato in un'altra regione, questo è già considerato un viaggio d'affari.

Nel caso in cui l'autista debba partire per un'altra città per più di un giorno per controllare il suo veicolo, anche questo viene rilasciato come viaggio d'affari. Dopotutto, mantenere la macchina in condizioni di qualità adeguate è un suo obbligo diretto ai sensi di un contratto di lavoro.

Importante! Va notato che le regole per l'emissione di un viaggio d'affari per i conducenti di veicoli merci non differiranno. L'unica cosa che lo scopo sarà il trasporto e la consegna di merci varie.

Direttore delle vendite

Molte aziende inviano molto spesso i propri responsabili delle vendite in viaggio di lavoro. Le aziende di solito in questi casi sono impegnate nella vendita o nella produzione di vari prodotti, prodotti o attrezzature. Mandare un manager in un'altra città è sempre una buona idea, perché aiuterà ad aumentare le vendite e la domanda molte volte. Gli scopi del viaggio del manager possono essere i seguenti:

Il manager studierà le esigenze delle imprese al fine di trasmettere informazioni all'azienda. In futuro, l’azienda potrà ampliare la propria gamma sulla base di questa analisi e aumentare i propri profitti;
Negoziare con i potenziali acquirenti. Se si tratta di acquisti importanti è richiesta la consueta presenza personale del gestore;
A volte i manager visitano i punti vendita della concorrenza per analizzare e migliorare la propria attività.

Avvocato d'impresa

Le aziende molto grandi hanno sempre il proprio avvocato, che tra l'altro può anche essere inviato in viaggio d'affari. L'unico motivo è risolvere le controversie sorte in altri settori. A volte ci sono conflitti su appezzamenti di terreno sui quali è prevista la costruzione di una filiale in futuro. Tali problemi vengono risolti dall'avvocato della sede principale.

Sfumature

Affinché una persona possa essere inviata in viaggio d'affari, è necessario tenere conto di alcune sfumature:

Il motivo del viaggio dovrà essere chiaramente indicato nell'ordine, e poi precisato nel titolo di viaggio. Puoi vedere un esempio di riempimento su Internet;
L'azienda deve ricordare che il viaggio non può durare più di 40 giorni. Le scadenze sono fissate in anticipo. Una persona non può partire per un viaggio d'affari per un periodo indeterminato;
Se il viaggio d'affari dura più di un mese, su richiesta del dipendente, il suo stipendio gli viene reindirizzato. Ciò avviene a spese dell'organizzazione;
L'azienda rimborsa al proprio dipendente tutte le spese relative al viaggio e all'affitto. In alcuni casi vengono pagate le spese legate al fatto che il dipendente non si trova nel suo luogo di residenza;
Un viaggio d'affari è considerato un viaggio in cui un dipendente parte per un'altra regione in relazione al suo lavoro permanente e non per il suo luogo di residenza. Cioè, se vivi a San Pietroburgo, ma lavori a Mosca, un viaggio a San Pietroburgo sarà considerato un viaggio d'affari, nonostante tu stia effettivamente tornando a casa.

È importante ricordare che quando fai domanda per un lavoro, accetti automaticamente di poter essere inviato in viaggio d'affari in un'altra città o addirittura in un altro paese.

La procedura per l'emissione di un viaggio d'affari nel 2020 è rilevante in relazione all'annullamento dei certificati di viaggio nel 2020. Per la registrazione di un viaggio d'affari non vengono utilizzati nemmeno i rapporti sul lavoro svolto e sulle attività di servizio.

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Considera come organizzare correttamente un viaggio d'affari per un manager utilizzando la nuova legislazione.

Base normativa

Un viaggio d'affari è possibile solo per le persone che hanno rapporti di lavoro con il datore di lavoro.

I dipendenti di organizzazioni terze o artisti con contratto di diritto civile non possono essere inviati in viaggio d'affari, poiché le spese non saranno riconosciute come spese fiscali.

Le principali normative che regolano il processo di invio di personale in viaggio d'affari, i loro tempi sono il Codice del lavoro della Federazione Russa, Decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 “Sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari " insieme all'omonimo regolamento, che si applica ai dipendenti distaccati sia sul territorio della Federazione Russa che all'estero.

Le regole e i requisiti delle norme della legislazione vigente si applicano anche al viaggio d'affari del capo, poiché è un dipendente dell'organizzazione.

Scopi del viaggio

Gli scopi del servizio si riflettono nell'attuale decreto del governo della Federazione Russa n. 749.

Lo scopo del viaggio d'affari dell'amministratore delegato è svolgere compiti ufficiali in conformità con la sua posizione al fine di migliorare le prestazioni dell'organizzazione.

La base documentale per il viaggio è l'ordine del capo sotto forma di nota formalizzata.

Esempi degli scopi del viaggio d'affari di un regista all'estero e all'interno del paese possono essere:

avviare un nuovo progetto, negoziare con appaltatori e altri appaltatori, concludere accordi di cooperazione a lungo termine con loro;
condurre un audit della filiale in caso di rivelazione di gravi violazioni durante le ispezioni degli organi statali di controllo presso le divisioni dell'impresa situate in un'altra città o regione. Ciò richiede la presenza di un leader per risolvere tutte le controversie;
ricerca di nuove opportunità per lo sviluppo del business, organizzazione di incontri con potenziali partner dell'impresa, creazione e realizzazione di nuovi progetti imprenditoriali;
apertura di nuove suddivisioni strutturali, dipartimenti o filiali in altre città e paesi.

Gli scopi dei viaggi d'affari non sono fissati nei documenti normativi o del personale. Essi devono sempre essere indicati o in una nota del gestore, oppure in.

Registrazione del viaggio d'affari del capo (direttore) nel 2020

Regole e requisiti

Secondo l'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente su ordine del datore di lavoro per un periodo specifico per svolgere incarichi ufficiali al di fuori del posto di lavoro permanente.

Un viaggio d'affari soddisfa le seguenti condizioni:

viaggio di un dipendente per conto del datore di lavoro;
l'incarico non è legato ad un posto di lavoro a tempo indeterminato;
il viaggio è limitato nel tempo;
un dipendente in viaggio non svolge il suo lavoro e il suo lavoro non è legato al viaggio.

Quanti giorni può durare il viaggio?

La durata del viaggio d'affari viene stabilita tenendo conto delle specificità dell'incarico.

Oggi non è fissata la durata massima del viaggio d'affari per un manager. Pertanto, il viaggio può essere rilasciato per qualsiasi periodo necessario allo svolgimento di un incarico ufficiale.

Durante un viaggio d'affari, il dipendente mantiene un posto di lavoro permanente e funzioni lavorative di base. Pertanto, la durata del viaggio deve essere chiaramente definita.

In tali situazioni si parla di termini “ragionevoli”, sebbene questo concetto sia relativo.

Effettuare una sostituzione

Il dovere del manager è firmare con i dipendenti, sottoporre i dipendenti alla responsabilità disciplinare e altri. Questi poteri possono essere trasferiti temporaneamente o permanentemente ad un'altra persona.

Delegando la propria autorità, il dirigente trasferisce al dipendente ulteriori nuove responsabilità, che dovranno essere concordate con lui. Le nuove responsabilità devono essere previste nel contratto di lavoro.

Il trasferimento del diritto di firma deve essere garantito da una procura (articolo 185 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Viene rilasciato per un periodo non superiore a 3 anni, tuttavia, quando un manager viaggia, vengono fissati i termini minimi.

La procura può specificare una limitazione al periodo della sua validità. Non è necessaria l'autenticazione notarile.

Secondo l'art. 185 del Codice Civile della Federazione Russa, viene rilasciata una procura per rappresentare il datore di lavoro davanti a terzi. Il documento indica tutte le azioni che eseguirà il rappresentante del datore di lavoro.

Se è necessario trasferire i poteri del dirigente per la durata del suo viaggio d'affari, oltre all'ordine di assegnare compiti al dipendente, si conclude con lui le condizioni per svolgere lavoro aggiuntivo e pagarlo.

È inoltre necessario ottenere il consenso scritto del dipendente.

Successivamente viene emesso un ordine per il personale con l'assegnazione di compiti aggiuntivi.

Esempio di procura:

Un esempio di procura

Un esempio di ordine di trasferimento:

Esempio di ordine

Un esempio di accordo aggiuntivo:

Accordo aggiuntivo al contratto di lavoro

Documentazione

I documenti utilizzati per i viaggi di lavoro nel 2020 dipendono dal tipo di trasporto utilizzato dal gestore.

Il periodo effettivo di permanenza nel viaggio è stabilito:

quando si utilizza qualsiasi tipo di trasporto in assenza di documenti di viaggio - sulla base di un promemoria;
negli altri casi, sulla base dei documenti di viaggio.

Il gestore, entro 3 giorni lavorativi dal rientro dal viaggio, presenta i fondi spesi corredati dei documenti giustificativi:

spese di viaggio (viaggio, ecc.);
utilizzo dei mezzi di trasporto (fatture, assegni, ricevute, lettere di vettura e altri);
nota di servizio relativa al periodo del viaggio.

Ordine

La base per il viaggio d'affari del capo è la decisione del datore di lavoro.

Per la sua registrazione viene redatto un ordine per l'invio in viaggio. Non è previsto un modulo obbligatorio, quindi puoi svilupparlo tu stesso o applicare il modulo unificato T-9 o T-9a.

Lo scopo è indicato nell'ordine di viaggio d'affari, che viene rilasciato presso l'ufficio del personale nel modulo sopra riportato, nonché in una versione arbitraria.

Il numero di copie non è stabilito da documenti normativi, pertanto, in ciascuna impresa, tali ordini possono essere moltiplicati esattamente nella quantità necessaria per la gestione dei registri del personale.

promemoria

Secondo la nuova legislazione, al posto del certificato di viaggio viene redatta una nota del manager per l'invio in viaggio d'affari. L'ordine viene emesso sulla base di una nota.

Considera come emettere correttamente un promemoria:

La posizione, il cognome e le iniziali del manager superiore sono indicati nell'angolo in alto a destra del documento.
Al centro è scritto il titolo del documento "Memorandum".
Sotto il titolo è scritto un appello con la richiesta di inviare il dipendente in viaggio d'affari. Sono indicati lo scopo del viaggio, il periodo di svolgimento dei compiti ufficiali.
Sotto il testo sono riportate la data e la firma del compilatore della nota. Il testo può riflettere i costi finanziari previsti, le specifiche del viaggio.

Ciò è necessario per il corretto calcolo dell'importo.

Esempio di nota di servizio:

Un esempio di compilazione di una nota di servizio (memorandum).

Pagamento e rimborso

Secondo la normativa sul lavoro, al dipendente distaccato vengono rimborsate le seguenti spese:

Per viaggiare;
per alloggi in affitto;
spese quotidiane;
altre spese concordate con il datore di lavoro.

La procedura e l'importo del loro compenso sono stabiliti nei documenti normativi locali del datore di lavoro o.

Rapporto anticipato

Al ritorno dal viaggio, il responsabile è tenuto a rilasciare entro 3 giorni lavorativi un rapporto anticipato sulle spese sostenute per un viaggio d'affari, con allegati tutti i documenti giustificativi.

Secondo questo documento viene effettuato il saldo finale dell'acconto per le spese di viaggio rilasciato prima della partenza.

Se viene speso meno di quanto emesso, è necessario restituire al cassiere i fondi responsabili non spesi.

Altrimenti, se secondo la nota spese si verifica una spesa eccessiva, al dipendente viene restituito il denaro personale speso. Ciò è possibile previo accordo con il gestore del rapporto anticipato.

La base per l'emissione di denaro è un mandato di spesa in contanti, i cui dettagli sono indicati nella relazione anticipata.

Vitto e alloggio, indennità giornaliera

L'indennità giornaliera dipende dal viaggio d'affari all'interno della Federazione Russa o.

L'importo delle indennità giornaliere è lo stesso per tutti i dipendenti, indipendentemente dalla posizione, dall'anzianità di servizio e dall'età.

Se il viaggio è avvenuto con veicolo privato

Quando un dirigente sceglie la propria auto o quella aziendale per un viaggio di lavoro, deve rilasciare i seguenti documenti attestanti l'utilizzo del veicolo:

scheda percorso;
fatture pagate, assegni, ricevute;
documenti che confermano il suo percorso verso la destinazione.

Sfumature per i capi delle istituzioni di bilancio

Quando si effettuano viaggi d'affari per i capi delle istituzioni di bilancio, potrebbero sorgere alcune difficoltà.

Nelle istituzioni di bilancio, è necessario stabilire fonti di finanziamento per le spese di viaggio, che possono essere fondi di bilancio ed extrabilancio (ad esempio, sovvenzioni, entrate derivanti dalla fornitura di servizi retribuiti, dalla fornitura di servizi nell'ambito di contratti economici e altri). L'ordine di mandare il manager in viaggio indica una certa fonte di fondi da cui vengono pagate le spese di viaggio.

Per la corretta elaborazione della documentazione relativa alle spese di viaggio, un aspetto molto importante è lo scopo correttamente impostato del viaggio di lavoro del dipendente. È indicato nell'ordine scritto del datore di lavoro. Questo ordine consente di inviare un dipendente a svolgere un incarico lavorativo finalizzato a realizzare un profitto per l'impresa. Durante il soggiorno in viaggio d'affari, l'attività assegnata deve essere completata. Questo requisito è precisato nella parte 1 dell'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 3 "Regolamento sulle peculiarità dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari", approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749.

L'attività è formata in base alle esigenze aziendali dell'impresa.

È importante notare che la corretta formulazione dell'obiettivo consente di evitare rischi inutili se lo scopo del viaggio non viene raggiunto. Ad esempio, la frase "firmare un accordo con la Horns and Hooves Company" sembra inequivocabile e la frase "valutare la possibilità di cooperazione con la Horns and Hooves Company" implica un risultato negativo come una delle opzioni per raggiungere l'obiettivo.

Quali sono gli obiettivi

Gli scopi di un viaggio di lavoro possono essere di natura diversa e possono essere condizionatamente suddivisi in universali e speciali:

Quelli universali mirano a sviluppare l'attività dell'azienda e possono includere la ricerca di clienti o l'attrazione di investitori.
Gli obiettivi speciali possono essere di diversa natura e riflettere le esigenze dell'impresa in un particolare momento, ad esempio la partecipazione a una causa giudiziaria.

È importante notare che qualsiasi obiettivo deve essere specifico e contenere informazioni complete sull'attività nella sua formulazione, ovvero essere specifico.

Scopo del viaggio ed esempi:

partecipazione di un rappresentante della società alle trattative (deve essere indicata la controparte) su questioni (è prescritto l'oggetto delle trattative);
rappresentanza nella sessione giudiziaria del tribunale arbitrale (nome completo del tribunale) nel caso (numero del caso);
condurre un'ispezione della filiale (indirizzo della filiale).

Lo scopo della persona distaccata può essere scritto anche nel piano del viaggio d'affari, se richiesto dalle normative locali dell'organizzazione. Il direttore o altra persona autorizzata redige e firma il presente documento. Il dipendente firma il piano dopo averlo letto.

Oltre all'attività, il piano dovrebbe contenere informazioni sul luogo o sull'organizzazione in cui è stato inviato il dipendente, un elenco di problemi da risolvere e la durata del viaggio.

modello di piano di viaggio

In base al Decreto del Governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014 n. 1595, entrato in vigore l'8 gennaio 2015, la preparazione di un certificato di viaggio ha cessato di essere obbligatoria ed è richiesta solo se prescritta nel normative locali dell’impresa stessa. In questo caso, puoi vedere lo scopo del viaggio nel certificato di viaggio e negli esempi sopra.

Quale?

I contabili professionisti forniscono facilmente vari esempi di scopi di viaggio e sottolineano quanto segue:

Il viaggio d'affari di un dipendente deve essere chiaramente nel migliore interesse dell'azienda. Lo scopo del viaggio d'affari è formulato in modo tale che sia chiaro: il “viaggio” è vantaggioso per l'azienda, contribuisce direttamente o indirettamente al profitto dell'azienda, all'aumento del volume delle attività e al miglioramento della qualità dei beni e Servizi. Un dipendente dell'organizzazione non può essere inviato in viaggio d'affari, affidandogli il compito di "riposare", "recuperare le forze" o "recuperarsi". Per questo sono previste ferie: annuali o per motivi di salute.
Lo scopo del viaggio non deve contraddire la descrizione del lavoro del dipendente. Pertanto, un contabile non può essere inviato in viaggio d'affari per negoziare con i clienti. E il direttore commerciale dell'azienda non può essere inviato in un'altra città ai fini del “trasporto dei dipendenti”.
Il motivo del viaggio d'affari dovrebbe essere coerente con la durata del "viaggio" e con il suo percorso. Se lo scopo del viaggio d'affari è, ad esempio, la partecipazione a una mostra, il dipendente dell'organizzazione è tenuto a “spostarsi” nella direzione opposta entro 24 ore dalla fine dell'evento.
Dovresti stare estremamente attento quando giustifichi i viaggi di lavoro nei fine settimana. Se un dipendente dell'azienda si reca in un'altra città, ad esempio, per negoziare lunedì e il tempo di viaggio è di un giorno, puoi partire non prima di sabato sera. In caso contrario, il costo dei biglietti o del carburante non potrà essere imputato ai costi.
È meglio evitare formulazioni generiche. È importante indicare perché esattamente un dipendente dell'organizzazione viene inviato a lavorare fuori dal luogo di servizio permanente. In caso contrario, i controllori potrebbero avere dubbi sulla legalità dell’imputazione delle spese di viaggio alla contabilità fiscale.
Lo scopo del viaggio dovrebbe essere formulato in modo tale da poter trarre una conclusione inequivocabile sul fatto che l'attività assegnata sia stata completata o meno. Dopo il viaggio, il dipendente dovrà presentare una relazione sui risultati, allegare i documenti che confermano il completamento dell'attività. A proposito, è possibile una situazione in cui lo scopo del viaggio non viene raggiunto. In questo caso, il datore di lavoro richiede al dipendente di fornire una “nota esplicativa” indicando i motivi per cui non è stato possibile portare a termine l'incarico lavorativo. Se si dispone di questo documento, le spese di viaggio possono essere accettate per la contabilità fiscale.
Se lo scopo del viaggio è voluminoso, consiste in più compiti, è anche importante prescrivere compiti di viaggio individuali, il completamento di ciascuno dei quali dovrà anche essere confermato.
Se il lavoro di uno specialista è viaggiare in natura e il trasferimento in un'altra località è associato allo svolgimento delle attività quotidiane, allora tale "viaggio", secondo il Codice del lavoro, non è affatto riconosciuto come un viaggio d'affari.

È possibile inviare dipendenti in viaggio d'affari?

Questo è importante tanto quanto la questione su come determinare lo scopo del viaggio. Gli esempi di casi in cui un datore di lavoro è stato multato per aver mandato in viaggio in un'altra città un dipendente che non poteva essere inviato non sono isolati.

Prima di inviare un dipendente in un’altra città o paese, è importante considerare che:

È severamente vietato "equipaggiare in viaggio" donne incinte e lavoratori minorenni (ad eccezione del personale impiegato nel campo della creatività).
Un dipendente inviato in viaggio d'affari deve avere un rapporto di lavoro con il datore di lavoro. Al momento della partenza dovrà essere già stipulato un contratto di noleggio, redatto in conformità alle leggi vigenti.
Ci sono categorie di cittadini che hanno il diritto di rifiutare i viaggi d'affari. Inviarli in un'altra città o paese per affari ufficiali è consentito solo con il loro consenso scritto.

Tali persone includono:

Madri di bambini di età inferiore a 3 anni.
Genitori o tutori di persone disabili di età inferiore a 18 anni.
Cittadini che assistono familiari malati, previa relazione medica.
Madri e padri che allevano figli di età inferiore ai 5 anni senza coniuge.

Direttore

Il lavoro delle prime persone delle imprese è spesso associato al "viaggio".

Il viaggio d'affari del direttore dell'azienda, di regola, non viene emesso da un ordine, ma da un ordine contenente la frase: "Parto per un viaggio d'affari con l'obiettivo di ...".

Il capo dell'azienda può partire in viaggio d'affari, in particolare, per conquistare nuovi mercati di vendita, cercare clienti, concludere contratti per la fornitura di prodotti. Quale sarebbe lo scopo del viaggio del regista in questo caso? Esempi:

negoziare e concludere un contratto con Firma LLC;
svolgimento di trattative con i partecipanti alla conferenza "Prodotti del futuro" nella città di N-sk "___"________ 20__;
dimostrazione di campioni del prodotto "Articolo-1" della società LLC "Grande cliente";
presentazione della merce per JSC Good Client.

La prima persona dell'azienda può anche recarsi in un'altra città o paese per incontrare i clienti esistenti dell'azienda. In questo caso, gli specialisti delle risorse umane hanno già capito come scrivere lo scopo del viaggio nel certificato di viaggio. Esempi:

discussione dei termini del contratto per la fornitura di attrezzature di produzione a Nash Friend LLC;
approvazione del piano di appalto per la seconda metà del ____ con JSC "Concern".

I direttori dell'azienda vengono inviati di tanto in tanto in altre città o paesi per "aprire una nuova filiale dell'azienda". Una tale formulazione del risultato desiderato è accettabile anche nei documenti. Tuttavia, in questo caso, vale la pena identificare sia le finalità che gli obiettivi del viaggio. Esempio:

“Sto partendo per la città di Nsk per organizzare i lavori di una nuova unità strutturale.

Studio del mercato di riferimento.
Testare e assumere un dipendente per la posizione di direttore di filiale.
Coordinamento con il responsabile della filiale dei piani di lavoro per ___ anno.

Inoltre, il capo di una piccola azienda, nonché uno specialista nel dipartimento appalti, può recarsi in un'altra città o paese per acquistare nuove attrezzature, concludere contratti per la fornitura di materie prime, materiali, componenti e negoziare i termini di cooperazione con i fornitori. In questo caso, i documenti dovrebbero indicare correttamente anche lo scopo del viaggio del regista. Esempi:

negoziare con LLC "Partner" sull'acquisto di una spedizione di merci "Thing";
conclusione di un accordo per l'acquisto di prodotti da parte di Pomoshnik LLC;
acquisto dell'attrezzatura "Macchina";
studio di campioni del prodotto "Shtuka" di Producer LLC.

In quale altro modo si può formulare lo scopo del viaggio d'affari della prima persona dell'azienda? Esempi:

formazione;
partecipazione a mostre, seminari, conferenze” (visita a eventi legati alle attività finanziarie ed economiche dell'impresa);
sviluppo professionale;
sviluppo di nuove tecnologie;
verificare la qualità del lavoro del dipartimento.

Esempi di formulazione corretta

Per facilitare la decisione sulla preparazione dei documenti, forniremo diversi esempi degli scopi dei viaggi di lavoro con la formulazione corretta. Magari tra questi ne troverai anche uno che si adatta bene al tuo caso specifico:

Amministrazione e direzione

Apertura di una nuova unità strutturale
Negoziati per la conclusione di un accordo di fornitura a lungo termine
Audit non programmato del personale di una filiale remota
Espansione dei rapporti commerciali

Reparto vendite

Ricerca di mercato
Trattative con potenziali acquirenti all'ingrosso
Analisi comparativa dei prodotti della concorrenza
Sviluppo professionale: corsi di formazione alla vendita, scambio di conoscenze ed esperienze

Ricercatori

Partecipazione a mostre itineranti, convegni e presentazioni
Raccolta di informazioni per attività di ricerca
Condurre ricerche sul campo
Lo studio delle fonti primarie dei lavori scientifici

Settore agricolo

Visitare mostre dedicate alle nuove tecnologie nel campo dell'agricoltura
Vendita di prodotti in fiere ed eventi simili
Acquisto di macchine agricole
Acquisto di fertilizzanti o mangimi per il bestiame

Sopra sono riportati i motivi più comuni dei viaggi d'affari per questi gruppi di dipendenti. Naturalmente, alcuni di essi sono universali e possono essere eseguiti da dipendenti di diversi dipartimenti. Quindi, ad esempio, il superamento di una formazione può diventare lo scopo del viaggio d'affari di un direttore e un rappresentante del reparto vendite può occuparsi di un contratto di fornitura.

10.09.2019

Il piano di viaggio è un documento la cui responsabilità spetta al capo del dipendente inviato in viaggio d'affari.

Oltre alle informazioni di base sul lavoratore distaccato e sul viaggio di lavoro stesso, il programma di lavoro indica gli obiettivi per i quali il dipendente parte per un viaggio.

Hai bisogno di comporre?

La legislazione sul lavoro in vigore sul territorio della Federazione Russa stabilisce alcune regole e requisiti in relazione ai viaggi di lavoro - viaggi d'affari.

Diversi articoli sono dedicati a questo argomento nel Codice del lavoro della Federazione Russa, tra cui 168. Le informazioni sui viaggi d'affari sono incluse anche nella legge fiscale.

Il piano di viaggio riflette gli scopi per i quali il lavoratore si reca in viaggio di lavoro.

Va notato che il documento del campione specificato non appartiene alla categoria degli obbligatori. Da ciò possiamo concludere che il piano è redatto a discrezione del capo dell'impresa.

Lo scopo del viaggio può essere indicato nell'ordine, in base al quale il dipendente viene inviato dal datore di lavoro in viaggio d'affari.

In termini generali, possiamo dire che il piano e il programma di viaggio sono progettati per facilitare il lavoro di un dipendente in viaggio.

Per adempiere adeguatamente ai suoi doveri, è sufficiente che rispetti la procedura determinata dal leader.

Un piano di viaggio d'affari è particolarmente utile in situazioni in cui sono presenti diversi scopi e obiettivi del viaggio.

In questi casi, è molto più facile percepire le informazioni.

Successivamente, il datore di lavoro non ha il diritto di esigere ciò che non è specificato nel piano.

È importante notare che la necessità di rilasciare questo documento per alcune categorie di cittadini che lavorano si riflette nell'ordinanza del Ministero degli affari interni della Federazione Russa n. 1150, Agenzia federale per la gestione della proprietà n. 51, Dipartimento giudiziario n. 152 .

Come redigere un programma di lavoro e un programma di lavoro?

Il programma e il programma di lavoro in viaggio d'affari sono sviluppati dal capo del dipendente in viaggio d'affari o da una persona nominata responsabile.

Ogni azienda può utilizzare la propria tecnologia di progettazione della carta di questo tipo. Le informazioni su questo argomento dovrebbero riflettersi nella documentazione amministrativa dell'impresa.

Nella maggior parte dei casi, tutti i datori di lavoro riflettono dati standard. Nel caso di un programma di viaggio di lavoro, le seguenti informazioni vengono utilizzate come tali:

la durata del viaggio d'affari, la data di inizio e di fine;
il territorio in cui viene inviato il dipendente distaccato;
informazioni sulla parte ricevente: il nome dell'azienda situata in un'altra area;
scopo di un viaggio d'affari: può essercene un numero illimitato;
la posizione del dipendente in viaggio d'affari, le sue iniziali;
parte principale.

La parte principale può essere formattata come una tabella con i seguenti nomi di colonna:

questioni/attività/compiti da svolgere/svolgere mentre il lavoratore è in viaggio di lavoro;
la scadenza per il completamento dell'attività/evento o per la risoluzione del problema, il periodo di tempo assegnato per questo;
il risultato atteso come risultato dell'implementazione dell'attività, dell'evento, ecc.

La tabella dovrà essere seguita dalla firma del responsabile che ha redatto il programma. È indicata la data di emissione.

Successivamente, il dipendente per il quale viene redatto il piano viene a conoscenza del contenuto del documento. In assenza di domande lascia la sua firma sul documento.

Un breve esempio per un responsabile delle vendite

Un esempio di struttura del piano di viaggio d'affari per un responsabile delle vendite potrebbe assomigliare a questo:

viaggi d'affari

La durata del viaggio di lavoro è di 5 giorni. Dal 10 al 14 novembre 2019.

L'ospite è la società Trading Networks, San Pietroburgo, via Leninskaya, edificio 4.

Lo scopo del viaggio d'affari è concludere un contratto per la fornitura di prodotti.

Dipendente distaccato - direttore delle vendite - Anisimova Lyudmila Sergeevna.

Contenuto del viaggio di lavoro

Responsabile dell'impresa: Salenko A.E., firma

Familiarità con il piano di viaggio d'affari: Anisimova L.S., firma

Scarica un esempio di piano e programma per un viaggio d'affari -