Презентация опыт внедрения системы электронного документооборота. Презентация на тему: Электронный документооборот
Слайд 2
Тема 1 Основные понятия СЭД
Слайд 3
Современное состояние организаций и их документооборот
По существующим оценкам электронные носители - документы бумажные носители - документы около 30% и все 70% ! По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group» ~6 млрд. - появляется новых документов ежегодно более 1 млрд. - страниц документов создается ежедневно только в США
Слайд 4
Оценка трудозатрат при работе с документами
Создание, поиск, согласование, отправкадокументов Временные затраты: Операции: 30% рабочего времени Работа руководителя с информацией до 80% рабочего времени Потеря корпоративныхдокументов безвозвратно 6% - 15% Копирование каждого внутреннего документа до 20 раз В среднем служащий тратит ежегодно на поиск утерянной информации до 150 часов По оценке Siemens BusinessServices
Слайд 5
I. Назначение СЭД
Электронный документооборот предназначен для выполнения основных операций: Создание документов Обработка документов Передача документов другим лицам Хранение документов Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства)
Слайд 6
Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ Хранения электронных документов Управления работой с документами Здесь понимается: Организация движения документов между подразделениями предприятия (организации) группами пользователей или отдельными пользователями Здесь понимается: Создание и использование структуры сохранения документов. Создание архивов для хранения документов любых форматов и назначения Движение документов– это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением
Слайд 7
II. Требования к СЭД
Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …) Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы
Слайд 8
СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий Требования к СЭД В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов В СЭД должно быть реализовано разграничение правдоступапользователейкдокументам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий СЭД должна адаптивнонастраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами
Слайд 9
Общие функциональные возможности электронной системы документооборота
Создание документов Управление доступом к информации Организация поиска любой документационной информации Конвертирование (преобразование) форматов данных Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации)
Слайд 10
III. Основные свойства СЭД
1. Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением(в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений:- OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange)- ActiveX - ODMA(Open Document Management API)- MAPI (Messaging API) и другие… 3. Иерархический принцип структурированияинформации
Слайд 11
4. Описание документа в СЭД Основные свойства СЭД Атрибуты документа 5. Технологические составляющие СЭД РКК Регистрационно-контрольная карточка Хранилища атрибутов Хранилища документов (т.е. содержимого документов) Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами) В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки) В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.
Слайд 12
Основные свойства СЭД 6. Разграничение прав доступа к данным (виды) Полный контроль над документом Право редактировать, но не удалять документ Право создания новых версий документов, но без права редактирования Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий) Право чтения документа (read only), но не редактирования Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому Полное отсутствие прав доступа к документу Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.
Слайд 13
7. Особенности маршрутизации документов Свободная маршрутизация Жесткая маршрутизация Любой пользователь(участник документооборота) может по своему усмотрению изменить или создать маршрут прохождения документа (выполнение поручений и согласований по нему) Порядок прохождения документа между пользователями (выполнение поручений и согласований по нему) строго регламентирован и пользователи менять его не вправе. 8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит - Viewers) Основные свойства СЭД Большинство СЭД работают со следующими типами файлов
Слайд 14
Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый.xls (MS Excel) - табличный.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы.rtf (Rich Text Format) – расширенный текст.ppt(MS PowerPoint) - презентационный.html (web-документы) - гипертекстовый Основные свойства СЭД 9. Аннотирование (описание) документов Атрибут аннотации Права на редактирование поля Для пользователей Регистрационно-контрольная карточка РКК а) б) Функция«красного карандаша»
Слайд 18
Расшифровка интерфейсов
OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation -автоматическое встраивание и связывание объектов DDE – Dynamic Data Exchange– динамическийобмен данными ActiveX –технология для создания мультимедийных приложений для Интернета ODMA –Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО MAPI–Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)
Посмотреть все слайды
Система электронного документооборота – Управление электронными документами: Модуль "Управление электронными документами" обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio и CorelDraw, звуки, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. УдГУ 2010 Широков В.А. ЦМИТ. 11.
Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.
Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"
Подобные документы
Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.
презентация , добавлен 21.03.2015
Основные признаки, функции электронного документа, требования, предъявляемые к их созданию. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа. Применение и правовой статус электронно-цифровой подписи как средства защиты электронных документов.
курсовая работа , добавлен 07.04.2012
Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа , добавлен 16.02.2015
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 15.01.2013
Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа , добавлен 16.10.2014
Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа , добавлен 05.02.2016
Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
курсовая работа , добавлен 06.04.2015
Автоматизации документооборота. Базовые понятия
Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.
Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа.
Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется.
В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:
DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов;
DocFlow-системы маршрутизации документов;
WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес- процессов», или «Системы поддержки управления»
Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.
Основные задачи, решаемые системами документооборота
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.
Внедрение СЭД позволяет:
повысить управляемость предприятием (это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь)
сокращение времени поиска информации
жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы
повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа)
восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами
Типичные задачи документооборота
1. Оцифровка и регистрация входящих документов.
2. Направление документов на рассмотрение.
3. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения.
3. Согласование проекта нового документа.
4. Поиск документов по определенной тематике.
5. Создание отчета.
6. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов (оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)
Общие требования к системам
электронного документооборота
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.
Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно- аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек.
Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб- приложениями.
Слайд 1
Системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»
Слайд 2
Лучшее «Дело» - для лучших компаний!
Лучшая система электронного документооборота «ДЕЛО» зарекомендовала себя как самая надежная и проверенная СЭД на российском рынке. Продуманный и полный функционал для управления информацией и документооборотом. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.
Слайд 3
Слайд 4
«Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем»
Система электронного документооборота «ДЕЛО» – надежная и удобная система, проверенная временем и пользователями. СЭД «ДЕЛО» позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, поддерживает бумажный, смешанный документооборот, что позволяет плавно перейти к электронному документообороту с минимальными финансовыми и материальными затратами. СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с документами. «ДЕЛО» используют более 6 000 организации, 500 000 пользователей по всей России и странам СНГ.
Слайд 5
Автоматизация документооборота
СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.
Слайд 6
Преимущества СЭД «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» – эффективное решение для автоматизации управления документами и информацией. Внедрив СЭД «ДЕЛО», вы получаете удобный инструмент для повышения эффективности работы компании за счет сокращения времени на обработку и поиск документов, обсуждение и согласование, контроль исполнения поручений, повышения исполнительской дисциплины сотрудников.
Слайд 7
Госуслуги и обращения граждан
Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».
Слайд 8
Надежный электронный архив документов
Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел: поддержка принятой в организации номенклатуры дел; механизм списания документа в дело; формирование и просмотр описи документов, списанных в дело; поддержка работы с многотомными делами; автоматический пересчет страниц в деле (томе).
Слайд 9
Интеграция с другими информационными системами
Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком. Пример: интеграция систем-лидеров на соответствующих рынках – системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированной системы бухгалтерского учета 1С.
Слайд 10
Системные требования
Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: MS SQL Server 2008 (Standart Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2012 SP1 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) MS SQL Server 2014 (Standart Edition, Business Intelligence, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced Services*) Oracle 10g release 10.2.0.1 (и выше) Oracle 11g release 11.2.0.1 (и выше) Oracle 12c release 12.1.0.1 (и выше)
