Электронный счет-фактура. Порядок выставления Как заполнять электронные счета фактуры

Дата публикации: 23.08.2016

Если вы работаете с порталом Электронных счет-фактур впервые, имейте в виду, что вам потребуется:

1) Действующие ключи ЭЦП. В случае если у Вас Юр. лицо это ЭЦП на Физ. лицо директора и на Первого руководителя.
2) Сертификаты НУЦ.

Что касается ключей ЭЦП их нужно получать в ЦОНе.
Установка сертификатов НУЦ доступна на сайте http://pki.gov.kz/

А вот последний, 3-й пункт, разберем подробнее.

Подготовка компьютера к работе с реестром электронных счет-фактур РК

Если просто открыть Mozilla Firefox и перейти на на сайт ЭСФ httpS://esf.gov.kz:8443/esf-web/login , то можно увидеть пустую страницу с непонятными символами или же вот такую картину (изображение внизу):

Поэтому нужно выполнить стандартные подготовительные работы :
1. Убедиться, что у вас обновлен браузер, в противном случае его нужно обновить;
2. Убедится, что у вас установлена последняя версия Java, а все старые удалены;
3. Прописать в Java control panel сайты http://esf.gov.kz и httpS://esf.gov.kz (в списке исключений),
4. Убедится, что браузер, антивирус и другие программы не блокируют доступ к сайтам httpS:// (протокол ssl). В противном случае добавить нужные сайты в «список доверия».

Важное напоминание: если вы вносите изменения в настройки браузера, его важно перезапустить! Этот принцип относится и к другим программам. Также после установки нового программного обеспечения нужно перезагружать компьютер.

Если в процессе выполнения указанных действий у вас возникли вопросы или появились ошибки системы, воспользуйтесь платной технической поддержкой — . Специалист все сделает за вас!

Теперь, когда ваш компьютер готов к работе с системой можно преступить к регистрации.

Регистрация на портале ЭСФ

Первым шагом нужно зарегистрироваться на портале от Физ. лица
На странице входа httpS://esf.gov.kz:8443/esf-web/login нажмите на кнопку «Регистрация» и выберите «Физическое лицо».

Далее вам потребуется указать путь к вашему ЭЦП. Для этого нажмите 1) выбрать сертификат, 2) путь к сертификату и 3) кнопку открыть. Система попросит ввести пароль от ключей, обычно «123456».

Важное напоминание: если при входе у вас появляется всплывающее окно Java с вопросом «Do you want to run this application?», поставьте галочку и нажмите «run».

После выбора сертификата, в анкету будут автоматически подставлены некоторые ваши данные, например Логин (ИИН). Вам останется внести недостающую информацию, в том числе желаемый пароль к вашей ИС ЭСФ и нажать кнопку «Отправить». После чего Вам на электронную почту, которую Вы указали при регистрации, придет письмо со ссылкой на подтверждение регистрации, перейдя по которой Вам необходимо будет подписать соглашение на портале с помощью ЭЦП, указав кнопкой «Обзор» ее место положения на вашем компьютере.

Вторым шагом нужно проделать аналогичные действия для регистрации, но уже от «Руководителя Юридического лица»

После успешной регистрации вы можете вернуться на страницу входа, снова «выбрать сертификат», ввести пароль, который вы указали при регистрации (не путать с паролем ЭЦП) и перейти в ваш кабинет ЭСФ.

Напоминаем, что с 1 января 2017 г. в Казахстане планируется обязательный переход всех плательщиков НДС на систему Электронных Счет-Фактур.

Слишком сложно или остались вопросы? Обратитесь к нашему консультанту, будем рады вам помочь!

Компании, являющиеся плательщиками НДС регистрируют счета-фактуры в книгах покупок и продаж, а компании, которые являются посредниками – в журналах учета. Учет бумажных счетов-фактур происходит по дате составления. С электронными счетами-фактурами немного сложнее, так как они имеют одновременно три даты: дату составления, дату выставления и дату получения. В статье рассмотрим каким образом осуществляется электронный учет счетов-фактур.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура является аналогом бумажного варианта и представляет собой основания для принятия НДС, предъявленных продавцом, к вычету. Для использования в документообороте электронных счетов-фактур необходимо согласие всех сторон совершаемых сделок, а также наличие определенных технических возможностей. Выставлять в электронном виде счета-фактуры вправе не только продавцы, но и налоговые агенты, комиссионеры, агенты, которые от своего имени продают или приобретают товары для принципала. Таким образом, обмен электронными счетами-фактурами возможен в случае соблюдения следующих условий:

наличие согласия от каждого участника сделки;
составление документа происходит по утвержденному формату;
подпись документа осуществляется усиленной квалифицированной подписью;
техсредства и возможности для приема электронных документов и из обработки есть у всех сторон сделки.

Порядок выставления электронного счета-фактуры

Счет-фактуру необходимо выставить в срок до 5 дней с даты отгрузки товара (работ, услуг) либо получения аванса. В соответствии со статьей 169 НК РФ это можно делать не обязательно в бумажном виде, но и в электронном. Электронный счет-фактура является полноценным аналогом бумажного. Он содержит все необходимые реквизиты, а также подписи уполномоченных лиц. К электронным счетам-фактурам выдвигаются следующие требования:

составляются в соответствии с формой, утвержденной Приказом ФНС №ММВ-7-6/93@ от 04.03.2015;
имеют квалифицированную электронную подпись;
передаются через оператора ЭДО, фиксирующего даты выставления документа и его получение.

Важно! Согласно действующего законодательства РФ документы, которые имеют квалифицированную электронную подпись и передаются через операторов ЭДО – это оригиналы. Распечатывать такие документы не нужно.

Электронный учет счетов-фактур

Для того, чтобы осуществлять учет НДС на предприятиях, его плательщики должны вести книгу покупок и продаж. Посредники, а также лица, которые выставляют и получают счета-фактуры в соответствии с договорами транспортной экспедиции или выполняющие функции застройщика, обязаны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Все виды счетов-фактур (первичные, корректировочные и т.д.) подлежат единой регистрации.

Важно! Форма книги и форма журнала, в том числе и порядок их ведения указываются в Постановлении Правительства №1137 от 26.12.2011.

Учет счетов-фактур можно осуществлять как бумажном, так и в электронном виде. При этом следует помнить, что с 2015 года сведения, содержащиеся в книге и журнале подаются в декларации по НДС, предоставляется которая в электронном виде. В связи с этим и учет счетов-фактур вести удобнее также в электронном виде, а не на бумаге.

Если документооборот ведется на бумаге, то отследить дату выставления счета-фактуры и дату его получения очень сложно, поэтому отражается обычно дата его составления. При использовании электронных счетов-фактур фиксация происходит по трем датам:

составления;
выставления;
получения.

В книге продаж и покупок фиксируется исключительно дата составления, так как книга необходима для учета сумм НДС. В журнал учета, ведут который посреднические организации, вносятся уже даты выставления и получения документа.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж

С возникновением обязанностей по уплате НДС регистрация счетов-фактур происходит в хронологическом порядке в книге продаж по тому налоговому периоду, в котором возникает обязательство по уплате НДС. При регистрации указывается следующая информация:

код вида операции;
ИНН, КПП и наименование компании покупателя;
номер и дата документа об оплате;
валюта и ее код;
сумма сделки, а также налог к уплате.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок

С возникновением права на получение вычета по НДС счета-фактуры регистрируют в книге покупок. В ней указывается следующая информация:

код вида операции;
номер документа и дата его составления;
дата принятия к учету товаров (работ, услуг);
ИНН, КПП наименование компании продавца;
ИНН, КПП и наименование компании посредника;
реквизиты таможенной декларации;
валюта, ее код;
сумма сделки, а также налог, который может быть предъявлен к вычету.

Возникновение права на вычет

Покупатель имеет право уменьшить начисленный НДС на налог, уплаченный по купленным товарам (работам или услугам). Такое право возникает только если соблюдаются следующие условия:

куплены товары (работы, услуги) для операций, облагаемых НДС;
приобретенные товары приняты к учету;
от продавца получен счет-фактура.

Важно! В книгу покупок электронный счет-фактура регистрирует по дате составления, однако право на вычет будет зависеть от того, когда он получен. Возможно уменьшение налога только при наличии правильно оформленного счета-фактуры, за выставление которого отвечает продавец. То есть пока продавец не выставит счет-фактуру и покупатель не получит его, уменьшить налог не получится.

Если документ покупатель получает в налоговом периоде, в котором происходит оприходование товаров, то сложностей при принятии НДС к вычету не возникает.

Если оприходование и получение документа происходят в разных периодах, то могут возникать вопросы. При получении счета-фактуры уже после окончания налогового периода, где товары приняты к учету, но до того момента как представлена за этот период декларация, покупатель может принять НДС к вычету по тем товарам в периоде, в котором они были приняты к учету. Если счет-фактура к покупателю поступает уже после сдачи декларации, то отнести его уже придется к следующему налоговому периоду.

Регистрация счетов-фактур в журнале учета

В зависимости от того, является ли посредник плательщиком НДС, определяется его обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур. При этом посредники, экспедиторы и застройщики не платят НДС и не принимают его к вычету по тем счетам-фактурам, которые регистрируют в своих журналах.

Журнал учета разделен на две части, в одной из которых происходит регистрация выставленных счетов-фактур, а в другой – полученных.

В первой части происходит регистрация документов по дате их выставления. Если счета-фактуры клиентам не передаются, то регистрируются они по дате составления. Во второй части происходит регистрация документов по дате их получения.

По каждому кварталу посредники обязаны предоставлять журналы учета в налоговые органы. На основании этого ИФНС осуществляет контроль, а также определяют соответствие сумм НДС начисленных и заявленных покупателями к вычету. А также соответствуют ли заявленные суммы НДС к вычету уплаченным в бюджет продавцами.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Можно ли продублировать электронный счет-фактуру, который выставлен покупателю, в бумажном виде?

Ответ: Нет, однако при необходимости можно предоставить счет-фактуру на бумаге вместо документа в электронном виде. Это может потребоваться, например, если у оператора ЭДО произошел технический сбой.

Вопрос: В компании выставляются счета-фактуре и на бумаге и в электронном виде. Как должен осуществляться их учет?

Ответ: Регистрация в книге покупок и продаж и бумажных и электронных счетов-фактур происходит в общем хронологическом порядке. Выставляя счет-фактуру в электронном виде указывается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца. Получая документ указать нужно дату направления файла оператором ЭДО покупателю, которая содержится в подтверждении оператора.

Обмен документами через интернет очень удобен для предпринимательской деятельности. В современный электронный обиход входит все большее количество видов документации. Сегодня уже практически повсеместно принят обмен счетами-фактурами в электронном виде, имеющими такую же юридическую силу, как и аналог этого документа, оформленный на бумаге.

Рассмотрим преимущества выставления и получения счетов-фактур онлайн, раскроем нюансы этой процедуры, поговорим о сроках и рисках их нарушения.

Электронный счет-фактура – юридический оригинал

Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:

данные и реквизиты организации;
сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.

Эволюция нормативной базы

Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:

Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).

Положительные свойства счетов-фактур онлайн

Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:

Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
Освобождение ресурсов . В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.

Недостатки электронного счета-фактуры

На фоне множества бесспорных позитивных свойств недочеты электронного счета-фактуры покажутся совсем небольшой «ложкой дегтя». Они вытекают как раз из достоинств, поскольку являются их обратной стороной:

невозможность оформления «задним числом»;
доступность всех отправленных вариантов налоговому контролю;
вычет по НДС можно получить немного позже обычного, поскольку день получения счета-фактуры отображается в реальном формате.

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
своевременное отправление документа получателю;
формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи , оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры

Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):

Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Электронной подписью скрепляется каждый документ в процессе электронного оборота, а не только сами счета-фактуры.

Сроки выставления и цена опоздания

Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:

отгрузка;
выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
момент оказания услуги.

Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:

возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
указание товара (услуги, работы);
подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.

Дата публикации: 2016-06-10 11:03

I. Что такое - ЭСЧФ ?
С 1 июля 2016 года электронные счета-фактуры по НДС (ЭСЧФ) станут обязательным электронным документом для всех плательщиков налога на добавленную стоимость (НДС). Электронный документооборот ЭСЧФ между продавцами и покупателями будет осуществляться с использованием Портала электронных счетов-фактур (www.vat.gov.by) (Портал), являющегося информационным ресурсом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

II . Кто, когда и в какие сроки подает ЭСЧФ?
Выставление (направление) ЭСЧФ с 1 июля 2016 года должны будут осуществлять плательщики по отгруженным (переданным, ввезенным) товарам (выполненным работам, оказанным услугам, переданным имущественным правам) не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, т.е. срок первой подачи ЭСЧФ за июль 2016 года - не позднее 5-го августа 2016 года.
Упрощенно процесс выглядит таким образом:

Продавец выставляет ЭСЧФ на портал.
Покупатель на портале в разделе «Входящие» находит выставленный продавцом ЭСЧФ и подписывает его со своей стороны.

Подписание счета-фактуры со стороны покупателя важно, в первую очередь, для самого покупателя. Покупатель может принять к вычету предъявленную продавцом в ЭСЧФ сумму НДС только после подписания этого ЭСЧФ со своей стороны.
Выставление счета-фактуры со стороны продавца также важно: налоговая инспекция будет сверять заявленную выручку в налоговой декларации и объем выставленных ЭСЧФ. В случае расхождений ИМНС будет в оперативном режиме требовать разъяснений.

III. Что делать, если контрагент не является плательщиком НДС?
Если продавцом выступает компания, работающая на упрощенной системе налогообложения без уплаты НДС, а покупатель уплачивает НДС , то выставлять электронный счет-фактуру не требуется, т.к. предмет сделки не содержит НДС в своей стоимости.

Если компания-продавец является плательщиком НДС, а компания-покупатель НДС не уплачивает , то продавец все равно должен отправить электронный счет-фактуру на портал. Будет он подписан покупателем или нет - это выбор покупателя. Электронные счета-фактуры могут просто накапливаться в личном кабинете у покупателя, так как покупателю неплательщику НДС ЭСЧФ не нужны.

При осуществлении внешнеэкономической деятельности электронные счета-фактуры должны заполняться по каждой сделке. При этом они также не будут подписаны второй стороной, так как контрагентам за пределами Беларуси этот документ не требуется.

При розничной реализации товаров и услуг продавец подает один ЭСЧФ по выручке за месяц. Однако есть случаи, когда розничная покупка осуществляется в пользу организации, которая рассчитывает получить вычет по НДС на основании данного розничного чека. Тогда в момент совершения продажи покупатель обязан известить продавца об этом и сообщить реквизиты организации, от лица которой планируется производить данный вычет. В таких случаях продавец подает ЭСЧФ на каждую реализацию и отдельную ЭСЧФ по остальной выручке за месяц. К подобным ситуациям лучше заранее подготовиться и покупателям, и продавцам.

I V. Каковы варианты подачи ЭСЧФ? И что для этого необходимо сделать?
Авторизация каждого плательщика (пользователя) на Портале будет происходить по личному ключу (сертификату открытого ключа электронной цифровой подписи), выдаваемому удостоверяющими центрами:

РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» по областям Республики Беларусь и г. Минску;
Государственной системой управления открытыми ключами электронной цифровой подписи (ГосСУОК) РУП «Национальный центр электронных услуг».

Справочно: для плательщиков, подключенных к системе электронного декларирования МНС, представляющих в налоговые органы отчетность (декларации, расчеты) в виде электронных документов с использованием ключа ЭЦП, полученного в указанных удостоверяющих центрах, получение дополнительного ключа ЭЦП для работы с Порталом не требуется.

Создаваемая система допускает возможность создания ЭСЧФ в организации несколькими пользователями. При этом для каждого дополнительного пользователя плательщику необходимо будет приобрести ключ ЭЦП (возможны варианты с разными типами доступа), так как авторизация каждого пользователя на Портале происходит по личному ключу.

При работе с ЭСЧФ плательщику будет предоставлена возможность их создания одним из следующих способов:

заполнение ЭСЧФ непосредственно на Портале (www.vat.gov.by);
загрузка на Портал ЭСЧФ в формате xml-файла, подготовленного в учетной (бухгалтерской) системе субъекта хозяйствования;
осуществление автоматической подачи на Портал ЭСЧФ, подписанного ЭЦП, непосредственно из учетной (бухгалтерской) системы.

Для работы с Порталом требуется рабочее место пользователя - компьютер со следующей минимальной конфигурацией:

процессор не ниже Intel Pentium 2 Ггц,
оперативная память не менее 2 Гб,
свободное место на жестком диске не менее 720 Mбайт,
сетевая карта Ethernet 100.

К слову, аналогичные требования к компьютеру предоставляет система Электронного декларирования МНС. Если на Вашем компьютере запускается Электронное декларирование, с Порталом вопросов возникать не должно.

На компьютере пользователя должно быть установлено программное обеспечение:

операционная система Microsoft Windows 7 Service Pack 1 и интернет-браузер Microsoft Internet Explorer 9 и выше (однако, по неофициальным данным, к 1 июля 2016 года планируется реализовать поддержку Windows XP и Microsoft Internet Explorer 8);
программные средства криптографической защиты информации «Авест» (программный комплекс "Комплект Абонента АВЕСТ": криптопровайдер AvCSP, персональный менеджер сертификатов «Авест» AvPCM).

Скорость интернет-соединения со стороны пользователя должна быть не менее 512 кбит/с.

V. Какие основные проблемы могут возникнуть в работе с ЭСЧФ?
При предварительном тестировании системы у пользователей возникают вопросы, связанные, прежде всего, с:

подготовкой рабочего места (ПК) к работе с Порталом в соответствии с техническими требованиями - система может не работать, если компьютер не подготовлен должным образом для работы с Порталом;
корректностью формирования файла из учетной (бухгалтерской) программы, его загрузкой и передачей данных на Портал - необходимо убедиться, что разработчики учетной (бухгалтерской) программы серьезно протестировали необходимые изменения в вашей базе;
установкой ПО для работы на Портале - при установке ПО могут возникнуть проблемы с другими программами, использующими комплекс ЭЦП «Авест»: системы клиент-банк, Электронное декларирование МНС, портал ФСЗН;
стабильностью работы Портала - напрямую зависит от стабильности работы интернета и самого Портала;
регистрацией и авторизацией на Портале - как следствие некорректно настроенной системы;
корректным отображением данных на Портале - в случае, если браузер не соответствует минимальным требованиям.

В этой связи важно заранее продумать данный вопрос и подготовиться к данному нововведению, как со стороны установки/регистрации, так и корректной работы, сопровождения системы.
Поэтому основные вопросы, которые необходимо будет контролировать бухгалтеру по данной теме после 1 июля 2016 года, следующие:

правильность выписки счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг);
подпись выписанных счетов-фактур продавцами товаров (работ, услуг);
получение и подпись счетов-фактур покупателями по приобретенным товарам (работам, услугам);
сверка электронных счетов-фактур по НДС с бумажными первичными бухгалтерскими документами.

С 3 июня вступил в силу Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. В нем прописаны правила выставления и обмена электронными счетами-фактурами, а также порядок внесения исправлений. Подробности - в статье.

Когда можно применять электронный документооборот

Возможность выставлять электронные счета-фактуры предусмотрена статьей 169 Налогового кодекса РФ. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей.

Обмен проводят в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде… (утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н; далее - Порядок). Но на практике такой обмен будет возможен после того, как ФНС России утвердит форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде.

Счет-фактура

Разумеется, электронный счет-фактура в первую очередь необходим, чтобы покупатель принял налог на добавленную стоимость к вычету. Из пункта 1.2 Порядка следует, что вычет по счету-фактуре возможен, если он:

Создан в электронном виде в утвержденном формате;

Подписан электронной цифровой подписью продавца;

Выставлен и получен по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком.

Такие счета-фактуры могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса РФ. Их могут выставлять комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.

Соглашение сторон

Итак, счета-фактуры составляют в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки при наличии технических возможностей в соотвествии с Порядком. Об этом сказано в пункте 1.4 Порядка.

Отметим, что согласие о таком обмене целесообразно зафиксировать в договоре между сторонами. При этом отказ одной из сторон сделки не может рассматриваться как уклонение от заключения договора. Ведь обмен электронными счетами-фактурами является правом, а не обязанностью заинтересованной стороны.

Обмен счетами-фактурами проходит при участии операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка). Причем документооборот может проходить как через одного, так и через нескольких операторов.

В последнем случае они должны иметь совместимые технические средства для приема и передачи счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.

Обмен допускается при обязательном использовании сертифицированных средств криптографической защиты информации. Они должны позволить идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации (п. 1.6 Порядка). Кроме того, эти средства должны быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России.

Выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде можно в зашифрованном или незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Документооборот проводится по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9 Порядка). Датой выставления документа покупателю считается день поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дату указывает оператор в подтверждении).

При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило:

Соответствующее подтверждение от оператора;

Извещение от покупателя о получении счета-фактуры (извещение направляет оператор, оно должно быть подписано электронной цифровой подписью покупателя).

В свою очередь моментом получения покупателем счета-фактуры считается дата, когда оператор направит ему файл счета-фактуры от продавца (дату оператор указывает в подтверждении).

При этом счет-фактура считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение оператора и при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (оно должно быть подписано электронной цифровой подписью и подтверждено оператором).

Процедуры обмена электронными счетами-фактурами

Обмен счетами-фактурами в электронном виде конкретизирован в разделе II Порядка.

Подготовка к документообороту

Итак, участнику документооборота (продавцу или покупателю) нужно, во-первых, получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью.

>|Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдают организации (удостоверяющие центры), которые их выпускают для использования в информационных системах общего пользования. При этом они должны входить в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка).|<

Во-вторых, необходимо оформить и представить оператору заявление об участии организации в электронном документообороте счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи.

В заявлении указываются следующие учетные данные:

Полное наименование участника (для индивидуального предпринимателя - фамилия, имя, отчество);

Местонахождение участника (для индивидуального предпринимателя - место жительства);

ИНН участника;

Сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;

Контактные данные участника;

Сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете участник.

В-третьих, необходимо получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к такому документообороту.

Данный порядок действий предусмотрен пунктом 2.1 Порядка.

Обязанности продавца

Последовательность действий продавца при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде приведена в пункте 2.4 Порядка. Так, продавец последовательно:

1) формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;

2) проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца;

3) подписывает счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;

4) при необходимости зашифровывает счет-фактуру;

6) сохраняет подписанный счет-фактуру.

Проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора;

Формирует извещение о получении подтверждения оператора;

Подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца и направляет его оператору;

Сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное извещение о получении данного подтверждения в электронном виде.

Обязанности покупателя

В пункте 2.9 Порядка определено, что при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде покупатель должен не позднее следующего рабочего дня:

1) проверить подлинность электронной цифровой подписи продавца;

2) сформировать извещение о получении счета-фактуры;

3) подписать извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;

Кроме того, покупатель должен проверить полученный счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям и формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры (п. 2.15 Порядка). А когда от оператора поступит подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, то не позднее следующего рабочего дня нужно выполнить действия, аналогичные предусмотренным для продавца пунктом 2.7 Порядка (п. 2.13 Порядка).

Если счет-фактуру необходимо скорректировать

При получении счета-фактуры покупатель может выявить какие-либо недочеты, которые необходимо устранить.

Для внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора уведомление об уточнении счета-фактуры (п. 1.12 Порядка).

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1) формируется уведомление об уточнении счета-фактуры;

2) уведомление подписывается электронной цифровой подписью покупателя;

3) если есть необходимость, уведомление зашифровывается;

5) по окончании процедуры подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде следует сохранить.

Оператор при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца (п. 2.16 Порядка).

Получив от покупателя уведомление об уточнении счета-фактуры, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде (п. 1.12 Порядка).

Для этого не позднее следующего рабочего дня продавцу нужно:

1) проверить подлинность электронной цифровой подписи покупателя;

2) сформировать извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;

3) подписать извещение электронной подписью;

Обратите внимание: участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью. Но это касается только тех документов, составление и выставление которых предусмотрено Порядком.

Совместно с документами нужно хранить сертификат ключа подписи, применявшийся для формирования электронной цифровой подписи данных документов.

Срок хранения такой же, что установлен для хранения счетов-фактур. Об этом сказано в пункте 1.13 Порядка.

Если в процессе документооборота возникли сложности

В Порядке также рассмотрен алгоритм действий сторон в случае, если возникнут те или иные проблемы.

Например, если продавец не получил в установленный срок подтверждение (в котором указаны дата и время поступления файла со счетом-фактурой), то он должен сообщить об этом оператору.

Это же следует сделать, если продавцу не поступит извещение от покупателя о получении счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

Может случиться так, что покупатель не получит в установленный срок счет-фактуру. В таком случае он должен проинформировать об этом продавца. Если продавец отправлял счет-фактуру и может подтвердить отправку файла, то далее следует связаться с оператором и уведомить его о сложившейся ситуации.

И если у продавца есть подтверждение оператора о получении файла счета-фактуры, продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) о данном факте. В этом случае продавец повторно направляет ранее составленный счет-фактуру без изменения его реквизитов. Об этом сказано в пункте 2.21 Порядка.

>|Если на дату повторного направления ранее составленного счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в него, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами (п. 2.21 Порядка).|<