Должностная инструкция администратора офиса. Обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.
Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.
Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.
Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.
I. Общие положения
1. Администратор офиса относится к категории специалистов.
2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
3. Администратор офиса должен знать:
3.1. Расположение офисных помещений.
3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3.3. Правила и методы организации работы офиса.
3.4. Сферу деятельности работников офиса.
3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Принципы организации снабжения офиса.
3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
3.9. Техническое оснащение офиса.
3.10. Правила пользования оргтехникой.
3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.14. Основы трудового законодательства.
3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.
6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Скачать должностную инструкциюадминистратора офиса (.doc, 82КБ)
I. Общие положения
- Администратор офиса относится к категории специалистов.
- Администратор офиса должен знать:
- 2.1. Расположение офисных помещений.
- 2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
- 2.3. Правила и методы организации работы офиса.
- 2.4. Сферу деятельности работников офиса.
- 2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
- 2.6. Стандарты делопроизводства.
- 2.7. Принципы организации снабжения офиса.
- 2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
- 2.9. Техническое оснащение офиса.
- 2.10. Правила пользования оргтехникой.
- 2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
- 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
- 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 2.14. Основы трудового законодательства.
- 2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
- Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
- На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса:
- Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
- Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
- Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
- Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
- Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
- Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
- Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
- Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
- Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
- Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
- Ведет учет посетителей.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
- Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Администратор офиса имеет право:
- Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Генеральный директор
компании _________________
И. О.Ф.
«___» _________ 200__ года
Должностная инструкция
Администратора офиса
I. Общие положения
1. Администратор офиса формирует и решает все вопросы, связанные с обеспечением бесперебойного рабочего режима офиса.
2. Администратор офиса подбирается из числа квалифицированных специалистов с высшим образованием, обладающих хорошими организаторскими способностями, имеющих стаж работы в аналогичной должности не менее 3-х лет.
3. Администратор офиса назначается Генеральным директором.
4. В работе Администратор офиса руководствуется:
Действующим законодательством,
Должностной инструкцией,
Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения
Указаниями Генерального директора
И руководителя отдела по работе с персоналом.
4. Администратор офиса подчиняется непосредственно Директору по административным вопросам.
II. Должностные обязанности
Администратор офиса должен:
1.1. Следить за чистотой и порядком в офисе, контролировать исправность технических средств и оборудования, осуществляя с этой целью взаимодействие со службами арендодателя;
1.2. Производить закупку офисной мебели, оборудования канцелярских и хозяйственных товаров;
1.3. Вести учет приобретенного имущества, оборудования и других материальных ценностей, расход материалов, Контролировать их рациональное использование;
2.10. Осуществлять контроль за выполнением сотрудниками правил внутреннего распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельного распорядка, списки нарушителей, установленных правил еженедельно вывешивать на «Информационной доске»;
2.11. Следить за актуализацией информации на «Информационной доске», своевременно размещать на ней приказы, распоряжения и др. информацию, регламентирующую внутренний распорядок работы офиса; Принимать участие в разработке планов текущих ремонтов основных средств и помещений.
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Принимать участие в созываемых руководством совещаниях при обсуждении на них вопросов, имеющих отношение к своей компетенции;
2. Представительствовать от имени Общества в других организациях и учреждениях по вопросам, относящимся с своей компетенции.
IV. Ответственность
Администратор офиса несет административную ответственность за выполнение должностных обязанностей в соответствии с положениями настоящей Инструкции. Несет ответственность в соответствии с «Положением о системе мотивации» за выполнение должностных обязанностей своевременно и в полном объеме.
Директор по административным вопросам:
____________________/И. О.Ф./ «__»__________200__ г.
Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Обязанности администратора офиса
Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:
- Подбор и расстановка специалистов.
- Планирование стратегии и тактики в работе.
- Построение организационной структуры офиса.
Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.
Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.
Внутренний контроль
Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:
- Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
- Соблюдение специфических норм общения в компании.
- Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
- Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.
Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.
Обязанности завхоза
Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.
Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.
Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.
Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.
Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.
Секретарь и его обязанности
Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.
Сотрудничество и интеграция
Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.
Менеджер в структуре управления
Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.
Инструкция специалиста
Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.
Карьерная лестница
Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.
Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|||||||
00.00.0000 |
№ 00 |
(подпись) |
(Ф.И.О.) |
||||
Структурное подразделение: |
Туристическое агенство |
||||||
Должность: |
Администратор офиса |
||||||
00.00.0000 |
|||||||
- Общие положения
специалистов .
Администратор офисаназначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора туристического агенства.
1.4.1 |
Прямое подчинение |
Директора туристического агенства |
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
|
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором туристического агенства |
1.4.5 |
Работник замещает |
2.1. |
Образование |
высшее профессиональное (экономическое) или среднее профессиональное (экономическое) |
опыт работы |
стаж работы в туристской индустрии или опыт хозяйственной и административной работы не менее 3 лет |
|
знания |
закон «Об основах туристской деятельности в Украины», постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других организаций в сфере туризма; расположение офисных помещений; принципы планировки и оформления помещений офиса; правила и методы организации работы офиса; сферу деятельности работников офиса; этику взаимоотношений в рабочей группе; стандарты делопроизводства (классификацию документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.); принципы организации снабжения офиса; требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; техническое оснащение офиса; правила пользования оргтехникой; принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения; основы эстетики, этики и социальной психологии; правила внутреннего трудового распорядка; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; |
|
навыки |
||
дополнительные требования |
- администратора офиса
3.1 Внешние документы:
3.2 Внутренние документы:
Устав туристического агенства, Приказы и распоряжения директора туристического агенства; Положение о туристическом агенстве, Должностная инструкция администратора офиса
- Должностные обязанности администратора офиса
Администратор офиса исполняет следующие обязанности:
4.1.Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деак-тивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
4.2.Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
4.3.Оформляет необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, техническое обслуживание и ремонт оргтехники, иные услуги.
4.4.Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи клиентам.
4.5.Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
4.6.Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
4.7.Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
4.8.Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.9.Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
4.11.Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
4.12.Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, ведет учет посетителей;
4.14.Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
4.15.Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
4.16.Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
Администратор офиса
УТВЕРЖДАЮ |
|||||||
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
(руководитель предприятия, организации, учреждения) |
||||||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|||||||
00.00.0000 |
№ 00 |
(подпись) |
(Ф.И.О.) |
||||
Структурное подразделение: |
Организационно-аналитическийотдел |
||||||
Должность: |
Администратор офиса |
||||||
00.00.0000 |
|||||||
- Общие положения
Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора офиса.
Администратор офиса относится к категории специалистов .
Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
Взаимоотношения по должности:
1.4.1 |
Прямое подчинение |
директору предприятия |
1.4.2. |
Дополнительное подчинение |
|
1.4.3 |
Отдает распоряжения |
|
1.4.4 |
Работника замещает |
Лицо, назначенное директором предприятия |
1.4.5 |
Работник замещает |
- Квалификационные требования администратора офиса:
2.1. |
Образование |
высшее; среднее профессиональное |
опыт работы |
опыт хозяйственной и административной работы не менее 1 года; 2 лет; 3 лет |
|
знания |
Расположение офисных помещений. Принципы планировки и оформления помещений офиса. Правила и методы организации работы офиса. Сферу деятельности работников офиса. Этику взаимоотношений в рабочей группе. Стандарты делопроизводства. Принципы организации снабжения офиса. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения. Техническое оснащение офиса. Правила пользования оргтехникой. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения. Основы эстетики, этики и социальной психологии. Правила внутреннего трудового распорядка. Основы трудового законодательства. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. |
|
навыки |
||
дополнительные требования |
- Документы, регламентирующие деятельность администратора офиса
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты,касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об организационно-аналитическом отделе,Должностная инструкция администратора офиса , Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности администратора офиса
Администратор офиса:
4.1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
4.2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
4.3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4.4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
4.5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
4.6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
4.7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
4.8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
4.10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
4.11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
4.12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
4.13. Ведет учет посетителей.
4.14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
4.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
4.16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
- Права администратора офиса &n